Sao lưu cho người làm tự do và doanh nghiệp nhỏ

Hầu hết các lời khuyên về sao lưu dữ liệu doanh nghiệp đều mặc định rằng có một chuyên viên CNTT để giao phó công việc đó. Đối với một người làm việc tự do hoặc một doanh nghiệp chỉ có hai hay ba người, điều đó không tồn tại, và toàn bộ hoạt động kinh doanh thường nằm gọn trên một chiếc máy tính xách tay: công việc của khách hàng, thư mục hóa đơn, hợp đồng đã ký, hồ sơ thuế, và những dự án đang dở dang phải nộp vào thứ Sáu. Sao lưu cho người làm tự do thực sự không phải là một vấn đề kỹ thuật. Đó là câu hỏi về điều gì sẽ xảy ra với thu nhập của bạn nếu chiếc máy tính duy nhất đó ngừng hoạt động vào một ngày thứ Ba.

Dưới đây là một kế hoạch chỉ mất một buổi chiều để thiết lập, chi phí rất thấp và không cần ai phải bảo trì.

Điểm khác biệt so với sao lưu cá nhân

Nếu bạn mất các tệp cá nhân, bạn mất đi những kỷ niệm, và điều đó thực sự đau lòng. Nếu bạn mất các tệp doanh nghiệp, bạn mất đi kỷ niệm và mất luôn khả năng xuất hóa đơn thanh toán.

Phần thứ hai đó chính là điều mọi người thường đánh giá thấp. Một ổ đĩa bị hỏng không chỉ khiến bạn mất công sức đã bỏ ra, nó còn làm mất bằng chứng cho công việc: những gì bạn đã đồng ý, những gì bạn đã bàn giao, bạn đang được nợ bao nhiêu và bởi ai. Bạn sẽ phải mất cả tháng để dựng lại hồ sơ từ email trong khi vẫn phải cố gắng kiếm tiền trang trải cuộc sống. Quá trình phục hồi rất dài, và nó xảy ra đúng vào thời điểm bạn có ít khả năng chịu đựng tổn thất nhất.

Vì vậy, câu hỏi hữu ích không phải là “mình đã sao lưu chưa”. Câu hỏi đúng là mình hiện đang cách bao nhiêu ngày tái tạo dữ liệu không công nếu xảy ra một sự cố phần cứng duy nhất.

Ba nhóm dữ liệu đáng bảo vệ, theo thứ tự ưu tiên

Không phải mọi thứ trên máy tính xách tay của bạn đều cần được đối xử như nhau. Phân loại chúng thành ba nhóm sẽ giúp các quyết định còn lại trở nên rõ ràng.

1. Công việc khách hàng đang thực hiện. Những dự án đang được tiến hành ngay lúc này. Dữ liệu này thay đổi hàng ngày và gây tổn thất lớn nhất nếu mất đi, vì thường không thể tái tạo lại từ bất kỳ nguồn nào khác. Nhóm này cần các bản sao thường xuyên nhất.

2. Hồ sơ tài chính và pháp lý. Hóa đơn, hợp đồng, biên lai, chứng từ thuế. Dữ liệu này thay đổi chậm, nhưng lại có cơ chế rủi ro nguy hiểm hơn so với công việc đang làm: bạn không phát hiện ra nó bị mất cho đến khi ai đó yêu cầu cung cấp, có thể là hai năm sau. Nhóm này cần những bản sao bền vững nhất và cần được kiểm tra định kỳ.

3. Mọi thứ khác. Tài liệu tham khảo, dự án cũ, tài nguyên bạn có thể tải lại hoặc yêu cầu gửi lại. Rất đáng giữ, nhưng không đáng để bạn mất ngủ.

Nhóm 1 và Nhóm 2 chính là sự nghiệp kinh doanh của bạn. Nếu bạn chỉ làm duy nhất một điều sau khi đọc bài viết này, hãy đưa hai nhóm đó vào một cấu trúc thư mục rõ ràng để bạn có thể trỏ tác vụ sao lưu vào đó.

Kế hoạch: hai bản sao, hai nơi khác nhau

Lời khuyên tiêu chuẩn ở đây là quy tắc 3-2-1, và nó đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ hơn hầu hết các lời khuyên chung chung khác: ba bản sao, hai loại bộ lưu trữ, một bản sao ở nơi khác. Đối với một doanh nghiệp một người, điều đó bao gồm:

• Bản sao làm việc trên máy tính xách tay của bạn. Bản sao này đã có sẵn.
• Một bản sao trên ổ đĩa ngoài, với chi phí rẻ, tốc độ nhanh và giúp xử lý trường hợp máy tính xách tay bị hỏng.
• Một bản sao trên dịch vụ đám mây, giúp xử lý trường hợp có sự cố xảy ra với chính căn phòng mà cả máy tính xách tay và ổ đĩa ngoài đang đặt trong đó.

Hai trong số ba bản sao đó nằm trong cùng một tòa nhà của bạn, đó chính là lý do tại sao bản sao thứ ba lại quan trọng. Bài viết Quy tắc sao lưu 3-2-1 giải thích dễ hiểu sẽ giải thích toàn bộ lý lẽ nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ, và bài so sánh đám mây vs ổ đĩa ngoài vs NAS sẽ đề cập đến các dạng rủi ro khác nhau của từng lựa chọn.

Một điều cần lưu ý cẩn thận: một thư mục đám mây nhân bản máy tính xách tay của bạn không phải là một bản sao thứ hai theo đúng nghĩa an toàn. Nếu bạn xóa một tệp cục bộ, thiết lập nhân bản sẽ tự động xóa tệp đó trên đám mây. Đó chính là sự khác biệt mà bài viết sao lưu vs đồng bộ đề cập, và hiểu sai điều này là cách phổ biến nhất khiến mọi người phát hiện ra rằng bản sao lưu của họ chưa bao giờ thực sự là một bản sao lưu an toàn.

Thiết lập với Sync

Sync by Miciniti kết nối Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, cùng các ổ đĩa USB và ổ đĩa ngoài trong một ứng dụng duy nhất, nhờ đó cả hai bản sao đều là các tác vụ ở cùng một nơi thay vì hai công việc riêng biệt trên hai công cụ khác nhau.

Các bước thiết lập thực hiện một lần:

1. Đưa các tệp doanh nghiệp của bạn vào một cấu trúc thư mục rõ ràng. Những tên thư mục đơn giản như Clients, Finance, và Admin là đủ. Đây là bước mà nhiều người hay bỏ qua, nhưng lại là bước giúp mọi thao tác sau đó trở nên dễ dàng.
2. Thêm dịch vụ đám mây của bạn trong Sync dưới dạng một ổ đĩa, và kết nối ổ đĩa ngoài của bạn làm một ổ đĩa khác.
3. Tạo một tác vụ Sao lưu từ thư mục doanh nghiệp của bạn đến đích đến trên đám mây.
4. Tạo một tác vụ Sao lưu thứ hai từ cùng thư mục đó sang ổ đĩa ngoài.
5. Chạy cả hai tác vụ.

Cả hai tác vụ sẽ được lưu lại, vì vậy việc cập nhật bản sao sau này chỉ mất một lần chạm, không cần phải thiết lập lại từ đầu mỗi lần.

Tác vụ Sao lưu là lựa chọn thích hợp ở đây thay vì các tác vụ nhân bản, và lý do rất đáng để ghi nhớ: tác vụ Sao lưu không bao giờ xóa bất kỳ nội dung nào ở đích đến. Nếu bạn xóa một tệp khỏi máy tính xách tay, bản sao ở đầu bên kia vẫn được giữ nguyên. Trong năm thao tác của Sync, chỉ có Đồng bộ hoàn toàn là phản ánh các thao tác xóa — đó là một tính năng thực sự hữu ích khi bạn muốn hai vị trí giống hệt nhau, nhưng lại là một mối nguy hiểm thực sự khi bạn muốn có một kho lưu trữ an toàn. Bài viết Giải thích 5 chế độ đồng bộ sẽ giải thích khi nào nên áp dụng từng chế độ.

Không có tác vụ nào tự chạy ngầm, và đối với doanh nghiệp điều đó có cả hai mặt

Điều này rất đáng để nêu rõ, vì nó sẽ thay đổi cách bạn lên kế hoạch: các tác vụ trong Sync chỉ chạy khi bạn chạm vào chúng. Không có dịch vụ chạy ngầm nào liên tục theo dõi các thư mục và sao chép tệp trong khi bạn làm việc.

Đánh giá trung thực về sự đánh đổi này: bạn từ bỏ sự tiện lợi của kiểu “thiết lập rồi quên đi”, vốn là một chi phí thực sự đối với các tệp doanh nghiệp, nhưng đổi lại bạn có được sự chắc chắn rằng không có dữ liệu nào rời khỏi máy tính của bạn mà không có sự đồng ý của bạn, và không có thư mục khách hàng nào âm thầm tải lên qua kết nối mạng khách sạn kém an toàn.

Điều giúp phương pháp này hiệu quả trong thực tế là hãy gắn việc chạy tác vụ vào một hành động bạn vốn đã làm hàng ngày, thay vì phụ thuộc vào ý chí. Vào cuối ngày làm việc. Sau khi bạn gửi một hóa đơn. Trước khi bạn gập máy tính xách tay vào chiều thứ Sáu. Hai lần chạm vào một thời điểm đã có sẵn trong tuần của bạn sẽ hiệu quả hơn nhiều so với một lời nhắc mà bạn sẽ bắt đầu ngó lơ sau ba tuần.

Những gì thiết lập này không làm

Cần phải hiểu rõ các giới hạn, vì một kế hoạch sao lưu mà bạn hiểu sai còn nguy hiểm hơn một kế hoạch mà bạn nắm rõ ranh giới của nó:

• Đây không phải là công cụ cộng tác. Sync không có không gian làm việc dùng chung, không có phân quyền trên từng tệp và không có tài khoản nhóm. Ứng dụng di chuyển tệp của bạn giữa các bộ lưu trữ mà bạn đã kiểm soát. Nếu doanh nghiệp của bạn cần quyền truy cập dùng chung, hãy tiếp tục sử dụng các công cụ chuyên dụng cho mục đích đó, và để Sync làm lớp bảo vệ đảm bảo rằng các bản sao luôn tồn tại ở nơi khác.
• Không hỗ trợ NAS hoặc ổ đĩa mạng. Nếu bạn có một thiết bị NAS, nó nằm ngoài phạm vi của Sync và bạn quản lý riêng biệt.
• Đây không phải là hệ thống quản lý phiên bản. Nếu bạn cần khôi phục chính xác trạng thái của một tài liệu từ ba tuần trước, đó là nhiệm vụ của tính năng lịch sử phiên bản của nhà cung cấp đám mây hoặc một công cụ quản lý phiên bản chuyên nghiệp.
• Không thay thế phần mềm kế toán của bạn. Sao lưu một sổ cái đã xuất ra tệp không giống như việc sao lưu một tài khoản trực tuyến đang hoạt động, vì vậy hãy kiểm tra riêng xem nhà cung cấp phần mềm của bạn có những giải pháp gì cho việc đó.

Chi phí sử dụng

Kết nối bất kỳ một ổ đĩa nào trong Sync là miễn phí và có quảng cáo, đủ để bạn thử nghiệm một bản sao lưu đám mây duy nhất trên một thư mục nhỏ. Gói miễn phí giới hạn dung lượng mà một tác vụ đơn lẻ có thể truyền tải, do đó việc sao lưu một thư mục lớn sẽ cần đến bản nâng cấp trả phí. Bản nâng cấp đó cũng bổ sung khả năng kết nối nhiều ổ đĩa cùng một lúc, hỗ trợ ổ đĩa USB và ổ đĩa ngoài, cùng trải nghiệm hoàn toàn không có quảng cáo, và có sẵn dưới dạng gói đăng ký hoặc mua một lần trọn đời. Vì kế hoạch được đề xuất ở đây chủ động kết hợp một bản sao trên đám mây và một bản sao cục bộ, nên thiết lập này thuộc phạm vi của gói nâng cấp.

So với chi phí tái tạo một tháng hồ sơ khách hàng, đây là khoản mục chi phí rẻ nhất trong hoạt động kinh doanh của bạn.

Bắt đầu với phiên bản làm trong một buổi chiều

Nếu toàn bộ kế hoạch này vượt quá những gì bạn muốn thực hiện hôm nay, hãy làm phiên bản thu gọn rồi dừng lại ở đó. Đưa các dự án khách hàng đang làm và các hóa đơn vào một thư mục duy nhất. Sao lưu thư mục đó lên một ổ đĩa đám mây. Nhấn chạy tác vụ.

Thế là bạn đã có một bản sao lưu ở nơi khác cho hai thứ thực sự mang lại thu nhập cho bạn, và điều đó đã đưa bạn đi trước phần lớn những người đang điều hành công việc kinh doanh chỉ bằng một chiếc máy tính xách tay. Ổ đĩa ngoài và phần cấu trúc còn lại có thể để dành cho một tuần thảnh thơi hơn.

Tải Sync

Sync kết nối Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, cùng các ổ đĩa USB và ổ đĩa ngoài từ một ứng dụng duy nhất trên iPhone và iPad, Android, Mac, và Windows. Nếu bạn đang thiết lập từ đầu, cách đồng bộ tệp lên Google Drive, Dropbox và hơn thế nữa sẽ hướng dẫn từng bước kết nối các đích đến đầu tiên của bạn.