A maioria dos conselhos sobre cópias de segurança para negócios assume que há uma pessoa de TI a quem entregar o assunto. Para um freelancer ou um negócio de duas ou três pessoas, não há, e toda a operação costuma estar sentada num único portátil: o trabalho de clientes, a pasta das faturas, contratos assinados, os registos fiscais, aquilo meio acabado que é para entregar sexta-feira. Cópia de segurança para freelancers não é realmente um problema técnico. É uma questão do que acontece ao seu rendimento se essa única máquina deixar de funcionar numa terça-feira.

Eis um plano que demora uma tarde a configurar, custa muito pouco e não precisa de ninguém para o manter.

O que torna isto diferente de uma cópia de segurança pessoal

Se perder ficheiros pessoais, perde memórias, e isso é genuinamente doloroso. Se perder ficheiros de negócios, perde memórias e a capacidade de faturar.

Essa segunda parte é o que as pessoas subestimam. Uma unidade avariada não lhe custa apenas o trabalho, custa-lhe a prova do trabalho: o que acordou, o que já entregou, o que lhe devem e por quem. Acaba a reconstruir um mês de registos a partir do seu e-mail enquanto também tenta continuar a ganhar dinheiro. A recuperação é longa e aterra no momento exato em que tem menos capacidade para a absorver.

Assim, a pergunta útil não é «tenho cópias de segurança». É a quantos dias de reconstrução não paga estou atualmente de distância de uma falha de hardware.

As três coisas que vale a pena proteger, por ordem

Nem tudo no seu portátil merece o mesmo tratamento. Organizá-lo em três grupos torna óbvias as restantes decisões.

1. Trabalho ativo de clientes. As coisas em curso neste momento. Isto muda diariamente e é o mais doloroso de perder, porque normalmente não pode ser reconstruído a partir de mais lado nenhum. Precisa das cópias mais frequentes.

2. Registos financeiros e legais. Faturas, contratos, recibos, documentos fiscais. Isto muda lentamente e tem um modo de falha mais desagradável do que o trabalho ativo: não descobre que desapareceu até alguém o pedir, o que pode ser daqui a dois anos. Precisa das cópias mais duráveis e precisa de ser verificado ocasionalmente.

3. Tudo o resto. Material de referência, projetos antigos, recursos que poderia voltar a transferir ou a pedir. Vale a pena ter, mas não vale a pena perder o sono.

Os grupos 1 e 2 são o negócio. Se só fizer uma coisa depois de ler isto, coloque esses dois numa estrutura de pastas para a qual possa apontar uma cópia de segurança.

O plano: duas cópias, dois locais diferentes

O conselho padrão aqui é a regra 3-2-1, e ela sobrevive ao contacto com uma pequena empresa melhor do que a maioria dos conselhos padrão. Três cópias, dois tipos de armazenamento, uma noutro local. Para um negócio de uma pessoa, isso é:

  • A cópia de trabalho no seu portátil. Esta já existe.
  • Uma cópia numa unidade externa, que é barata, rápida e trata do caso em que o portátil avaria.
  • Uma cópia num serviço na nuvem, que trata do caso em que algo acontece à divisão onde o portátil e a unidade estão ambos.

Duas dessas três estão no seu edifício, que é exatamente a razão pela qual a terceira importa. A regra de cópia de segurança 3-2-1 explicada detalha o raciocínio se o quiser na íntegra, e nuvem vs unidade externa vs NAS cobre como essas opções falham de forma diferente.

Uma coisa sobre a qual deve ser deliberado: uma pasta na nuvem que espelha o seu portátil não é uma segunda cópia no sentido que importa. Se eliminar um ficheiro localmente, uma configuração de espelhamento elimina-o prestavelmente na nuvem também. Essa é a distinção de que trata o artigo cópia de segurança vs sincronização, e errar nisto é a forma mais comum de as pessoas descobrirem que a sua cópia de segurança nunca foi uma cópia de segurança.

Configurar com o Sync

O Sync by Miciniti liga o Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 e unidades USB e externas numa só aplicação, pelo que ambas as cópias são tarefas no mesmo local em vez de duas tarefas separadas em duas ferramentas separadas.

A configuração, uma vez:

  1. Coloque os seus ficheiros de negócios numa estrutura de pastas previsível. Algo tão simples como Clientes, Finanças e Administração é suficiente. Este é o passo que as pessoas saltam e é o que torna tudo o resto fácil.
  2. Adicione o seu serviço na nuvem no Sync como uma unidade e ligue a sua unidade externa como outra.
  3. Crie uma tarefa de Cópia de segurança da sua pasta de negócios para o destino na nuvem.
  4. Crie uma segunda tarefa de Cópia de segurança da mesma pasta para a unidade externa.
  5. Execute ambas.

Ambas as tarefas ficam guardadas, pelo que atualizar qualquer das cópias mais tarde é um toque, não uma nova configuração de cada vez.

A Cópia de segurança é a operação certa aqui em vez de uma das de espelhamento, e vale a pena conhecer o motivo: a Cópia de segurança nunca elimina nada no destino. Se remover um ficheiro do seu portátil, a cópia na outra ponta mantém-se. Das cinco operações, apenas a Sincronização completa espelha eliminações, o que é uma verdadeira funcionalidade quando quer dois locais idênticos e um verdadeiro perigo quando o que queria era um arquivo. Os cinco modos de sincronização explicados abrange quando cada um se aplica.

Nada funciona sozinho, e para um negócio isso tem dois lados

Vale a pena afirmar claramente, porque muda a forma como planearia em torno disto: as tarefas do Sync executam-se quando lhes toca. Não há serviço em segundo plano a observar as suas pastas e a copiar ficheiros enquanto trabalha.

A leitura honesta sobre essa cedência: abdica do «configurar e esquecer», o que para ficheiros de negócios é um custo real, e obtém a certeza de que nada sai da sua máquina sem si e de que uma pasta de um cliente não está silenciosamente a ser carregada através de uma ligação de hotel.

O que faz isto funcionar na prática é associar a execução a algo que já faz, e não à força de vontade. Fim do dia de trabalho. Depois de enviar uma fatura. Antes de fechar o portátil à sexta-feira. Dois toques num momento que já existe na sua semana supera um lembrete que vai começar a ignorar daqui a três semanas.

O que esta configuração não faz

Sendo claro sobre os limites, porque um plano de cópia de segurança que compreendeu mal é pior do que um do qual conhece os limites:

  • Não é colaboração. O Sync não tem espaços de trabalho partilhados, não tem permissões por ficheiro e não tem contas de equipa. Move os seus ficheiros entre o armazenamento que já controla. Se o seu negócio precisa de acesso partilhado, continue a usar o que usa para isso e deixe que o Sync seja a camada que garante que existem cópias noutro local.
  • Não suporta NAS ou unidades de rede. Se tiver um NAS, ele fica fora do Sync e gere-o separadamente.
  • Não é um sistema de versionamento. Se precisar de recuperar o estado de um documento de há três semanas especificamente, isso é um trabalho para o próprio histórico de versões do seu fornecedor na nuvem ou uma ferramenta de versionamento adequada.
  • Não substitui o seu software de contabilidade. Fazer cópia de segurança de um livro-razão exportado não é o mesmo que fazer cópia de segurança de uma conta ao vivo, por isso verifique o que o seu fornecedor oferece para isso separadamente.

O que custa

Ligar qualquer uma unidade no Sync é gratuito e suportado por anúncios, o que é suficiente para tentar uma única cópia de segurança na nuvem numa pequena pasta. O nível gratuito limita a quantidade que uma única tarefa pode transferir, pelo que fazer a cópia de segurança de uma pasta grande requer a versão Pro. Essa versão também adiciona a ligação de várias unidades ao mesmo tempo, suporte a unidades USB e externas e uma experiência sem anúncios, e está disponível como uma subscrição ou uma compra vitalícia única. Uma vez que o plano aqui é deliberadamente uma cópia na nuvem e uma local, esse é o nível em que esta configuração aterra.

Comparado com o custo de reconstruir um mês de registos de clientes, é a despesa mais barata do negócio.

Comece com a versão de uma tarde

Se o plano completo for mais do que quer assumir hoje, faça a versão reduzida e pare aí. Coloque o seu trabalho ativo de clientes e as suas faturas numa só pasta. Faça cópia de segurança dessa pasta para uma unidade na nuvem. Execute-a.

Isso é uma cópia, fora do local, das duas coisas que efetivamente lhe pagam, e coloca-o à frente da maioria das pessoas que gerem um negócio a partir de um portátil. A unidade externa e o resto da estrutura podem esperar por uma semana mais calma.

Obter o Sync

O Sync liga o Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 e unidades USB e externas a partir de uma única aplicação no iPhone e iPad, Android, Mac e Windows. Se estiver a configurar isto do zero, como sincronizar ficheiros com o Google Drive, Dropbox e mais detalha como ligar os seus primeiros destinos.

Perguntas frequentes

Qual é a melhor estratégia de cópia de segurança para um freelancer?

Três cópias de qualquer coisa que odiaria perder, em dois tipos diferentes de armazenamento, com uma delas noutro local que não a sua secretária. Para um negócio de uma pessoa, isso normalmente significa a cópia de trabalho no seu portátil, uma cópia numa unidade externa e uma cópia num serviço na nuvem. Parece elaborado escrito, mas são duas tarefas guardadas e o hábito de as executar, e é a diferença entre um portátil avariado custar-lhe um dia e custar-lhe um mês.

Com que frequência deve uma pequena empresa fazer cópias de segurança dos seus ficheiros?

Faça a pergunta ao contrário: quanto trabalho pode dar-se ao luxo de refazer? Se perder uma semana de trabalho de clientes for suportável, semanalmente é suficiente. Se não for, faça cópia de segurança no fim de cada dia de trabalho, ou imediatamente após qualquer sessão que tenha produzido algo que não pudesse reconstruir de memória. Associe a um momento que já tem em vez de a um lembrete de calendário, como o final de sexta-feira ou o momento em que envia uma fatura.

O armazenamento na nuvem é suficiente por si só para ficheiros de negócios?

Cobre o desastre que o seu edifício possa ter, que é a falha de que a maioria das pessoas se esquece, mas por si só ainda é uma cópia numa conta. Contas são bloqueadas, cartões expiram e um ficheiro eliminado no seu portátil pode desaparecer de uma pasta sincronizada na nuvem também. Uma segunda cópia numa unidade externa tem um custo único e cobre os casos em que a conta na nuvem é a coisa que falhou.

O Sync faz cópias de segurança dos meus ficheiros automaticamente em segundo plano?

Não. As tarefas do Sync executam-se quando as executa. Configura uma tarefa uma vez, escolhendo a origem, o destino e a operação, e depois toca-lhe sempre que quiser atualizar a cópia. Não há serviço em segundo plano a observar as suas pastas, o que significa que nada sai do seu dispositivo sem si, e também significa que a cópia de segurança apenas acontece se criar o hábito.

O Sync pode gerir a partilha de ficheiros e permissões para a minha equipa?

Não, e não está a tentar. O Sync move os seus ficheiros entre o armazenamento que já usa, pelo que é uma ferramenta de cópia de segurança e transferência em vez de uma plataforma de colaboração. Não há espaços de trabalho partilhados, não há permissões por ficheiro e não há contas de equipa. Se o seu negócio precisa disso, continue a usar o que usa para tal e trate o Sync como a camada que garante que existem cópias noutro local.

O que devo fazer em relação aos ficheiros que sou legalmente obrigado a manter?

Trate-os de forma diferente do trabalho ativo, porque têm um modo de falha diferente: não notará que estão em falta até alguém os pedir, possivelmente anos mais tarde. Mantenha as faturas, contratos e registos fiscais na sua própria pasta, inclua essa pasta tanto na cópia de segurança da unidade externa como na da nuvem, e verifique uma vez por ano se as cópias são efetivamente legíveis em vez de apenas assumir.