La maggior parte dei consigli sul backup aziendale presuppone che ci sia un addetto IT a cui delegarlo. Per un freelance o un’attività di due o tre persone non c’è, e l’intera operazione si trova di solito su un solo portatile: lavoro dei clienti, la cartella delle fatture, contratti firmati, i registri fiscali, la cosa mezza finita che scade venerdì. Il backup per i freelance non è in realtà un problema tecnico. È una questione di cosa succede al tuo reddito se quell’unica macchina smette di funzionare un martedì.

Ecco un piano che richiede un pomeriggio per essere configurato, costa pochissimo e non ha bisogno di nessuno che lo mantenga.

La cosa che rende tutto questo diverso dal backup personale

Se perdi file personali, perdi ricordi, ed è sinceramente doloroso. Se perdi file aziendali, perdi ricordi e la capacità di fatturare.

Quella seconda parte è ciò che le persone sottovalutano. Un’unità guasta non ti costa solo il lavoro, ti costa le prove del lavoro: cosa hai concordato, cosa hai già consegnato, cosa ti è dovuto e da chi. Finisci per ricostruire un mese di registri dalla tua email mentre cerchi anche di continuare a guadagnare. Il recupero è lungo, e arriva nel momento esatto in cui hai la minore capacità di assorbirlo.

Quindi la domanda utile non è «ho il backup». È a quanti giorni di ricostruzione non pagata mi trovo attualmente da un guasto hardware.

Le tre cose da proteggere, in ordine

Non tutto sul tuo portatile merita lo stesso trattamento. Ordinarlo in tre gruppi rende ovvie le decisioni rimanenti.

1. Lavoro attivo dei clienti. Le cose in corso in questo momento. Questo cambia ogni giorno ed è il più doloroso da perdere, perché di solito non può essere ricostruito da nessun’altra parte. Ha bisogno delle copie più frequenti.

2. Registri finanziari e legali. Fatture, contratti, ricevute, documenti fiscali. Questo cambia lentamente, e ha una modalità di guasto più insidiosa del lavoro attivo: non scopri che non c’è più finché qualcuno non te lo chiede, il che potrebbe accadere tra due anni. Ha bisogno delle copie più durevoli, e ha bisogno di controlli occasionali.

3. Tutto il resto. Materiale di riferimento, vecchi progetti, risorse che potresti scaricare o richiedere di nuovo. Vale la pena averle, non vale la pena perderci il sonno.

I gruppi 1 e 2 sono l’attività. Se dopo aver letto questo fai una cosa sola, metti questi due in una struttura di cartelle a cui puoi puntare un backup.

Il piano: due copie, due posti diversi

Il consiglio standard qui è la regola 3-2-1, e sopravvive al contatto con una piccola impresa meglio della maggior parte dei consigli standard. Tre copie, due tipi di archiviazione, una da qualche altra parte. Per un’attività di una sola persona, significa:

  • La copia di lavoro sul tuo portatile. Questa esiste già.
  • Una copia su un’unità esterna, che è economica, veloce e gestisce il caso in cui il portatile si guasta.
  • Una copia in un servizio cloud, che gestisce il caso in cui succede qualcosa alla stanza in cui si trovano sia il portatile che l’unità.

Due di queste tre sono nel tuo edificio, che è esattamente il motivo per cui la terza è importante. La regola di backup 3-2-1 spiegata analizza il ragionamento se lo vuoi per esteso, e cloud vs unità esterna vs NAS copre come queste opzioni si guastano in modo diverso.

Una cosa di cui essere consapevoli: una cartella cloud che rispecchia il tuo portatile non è una seconda copia nel senso che conta. Se elimini un file localmente, un’impostazione di rispecchiamento lo eliminerà utilmente anche nel cloud. Questa è la distinzione di cui tratta backup vs sincronizzazione, e capirla male è il modo più comune con cui le persone scoprono che il loro backup non è mai stato un backup.

Impostare il tutto con Sync

Sync di Miciniti connette Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, e unità USB ed esterne in un’unica app, così entrambe le copie sono attività nello stesso posto anziché due compiti separati in due strumenti separati.

La configurazione, da farsi una volta:

  1. Metti i tuoi file aziendali in una struttura di cartelle prevedibile. Qualcosa di semplice come Clienti, Finanza e Amministrazione è sufficiente. Questo è il passaggio che le persone saltano ed è quello che rende facile tutto ciò che viene dopo.
  2. Aggiungi il tuo servizio cloud in Sync come unità, e connetti la tua unità esterna come un’altra.
  3. Crea un’attività di Backup dalla tua cartella aziendale alla destinazione cloud.
  4. Crea una seconda attività di Backup dalla stessa cartella all’unità esterna.
  5. Eseguile entrambe.

Entrambe le attività rimangono salvate, quindi aggiornare una qualsiasi delle copie in seguito richiede un solo tocco, non una nuova configurazione ogni volta.

Backup è l’operazione giusta qui piuttosto che una di quelle di rispecchiamento, e vale la pena conoscere il motivo: Backup non elimina mai niente alla destinazione. Se rimuovi un file dal tuo portatile, la copia dall’altra parte rimane. Delle cinque operazioni, solo Sincronizzazione completa rispecchia le eliminazioni, che è una vera funzione quando vuoi due posizioni identiche e un vero pericolo quando ciò che volevi era un archivio. Le cinque modalità di sincronizzazione spiegate spiega quando si applica ciascuna di esse.

Niente viene eseguito da solo, e per un’attività questo è un’arma a doppio taglio

Vale la pena dichiararlo apertamente, perché cambia il modo in cui pianificheresti: Le attività di Sync vengono eseguite quando le tocchi. Non c’è alcun servizio in background che osserva le tue cartelle e copia i file mentre lavori.

La lettura onesta di questo compromesso: rinunci a «impostalo e dimenticatene», che per i file aziendali è un costo reale, e ottieni la certezza che niente lascia la tua macchina senza di te, e che una cartella di un cliente non si sta caricando silenziosamente su una connessione di un hotel.

Ciò che lo fa funzionare in pratica è collegare l’esecuzione a qualcosa che già fai, piuttosto che alla forza di volontà. Fine della giornata lavorativa. Dopo aver inviato una fattura. Prima di chiudere il portatile il venerdì. Due tocchi in un momento che esiste già nella tua settimana sono meglio di un promemoria che inizierai a ignorare tra tre settimane.

Cosa non fa questa configurazione

Per essere chiari sui limiti, perché un piano di backup che hai frainteso è peggio di uno di cui conosci i limiti:

  • Non è collaborazione. Sync non ha spazi di lavoro condivisi, nessun permesso per singolo file e nessun account di team. Sposta i tuoi file tra l’archiviazione che già controlli. Se la tua attività ha bisogno di un accesso condiviso, continua a usare quello che usi per quello, e lascia che Sync sia il livello che si assicura che esistano copie altrove.
  • Non supporta NAS o unità di rete. Se hai un NAS, rimane fuori da Sync e lo gestisci separatamente.
  • Non è un sistema di controllo delle versioni. Se hai bisogno di recuperare lo stato di un documento nello specifico a tre settimane fa, quello è un lavoro per la cronologia delle versioni del tuo provider cloud o per uno strumento di controllo delle versioni vero e proprio.
  • Non sostituisce il tuo software di contabilità. Eseguire il backup di un registro esportato non è la stessa cosa che eseguire il backup di un account live, quindi controlla cosa offre il tuo provider per questo separatamente.

Quanto costa

Connettere una qualsiasi unità in Sync è gratuito ed è supportato da annunci, il che è sufficiente per provare un singolo backup cloud su una piccola cartella. Il livello gratuito limita quanto una singola attività può trasferire, quindi per eseguire il backup di una cartella di grandi dimensioni è necessaria la versione Pro. Questo aggiornamento aggiunge anche la connessione di diverse unità contemporaneamente, il supporto per unità USB ed esterne, e un’esperienza senza annunci, ed è disponibile in abbonamento o con un acquisto una tantum a vita. Dal momento che il piano qui è deliberatamente una copia cloud e una locale, questo è il livello in cui questa configurazione rientra.

Confrontato con il costo per ricostruire un mese di registri dei clienti, è la voce di costo più economica dell’attività.

Inizia con la versione da un pomeriggio

Se il piano completo è più di quanto tu voglia intraprendere oggi, fai la versione ridotta e fermati lì. Metti il tuo lavoro attivo per i clienti e le tue fatture in una cartella. Esegui il backup di quella cartella su un’unità cloud. Eseguilo.

Questa è una copia, fuori sede, delle uniche due cose che ti pagano, e ti mette in vantaggio rispetto alla maggior parte delle persone che gestiscono un’attività da un portatile. L’unità esterna e il resto della struttura possono aspettare una settimana più tranquilla.

Scarica Sync

Sync connette Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, e unità USB ed esterne da un’unica app su iPhone e iPad, Android, Mac e Windows. Se stai configurando questo da zero, come sincronizzare file su Google Drive, Dropbox e altri ti guida nella connessione delle tue prime destinazioni.

Domande frequenti

Qual è la migliore strategia di backup per un freelance?

Tre copie di qualsiasi cosa odieresti perdere, su due tipi diversi di archiviazione, con una di esse da qualche parte diversa dalla tua scrivania. Per un’attività di una sola persona questo di solito significa la copia di lavoro sul tuo portatile, una copia su un’unità esterna e una copia in un servizio cloud. Sembra elaborato a scriversi, ma sono due attività salvate e l’abitudine di eseguirle, ed è la differenza tra un portatile guasto che ti costa un giorno o che ti costa un mese.

Con quale frequenza una piccola impresa dovrebbe eseguire il backup dei propri file?

Chieditelo al contrario: quanto lavoro puoi permetterti di rifare? Se perdere una settimana di lavoro per i clienti fosse sopportabile, settimanalmente va bene. Se non lo fosse, esegui il backup alla fine di ogni giornata lavorativa, o subito dopo qualsiasi sessione che ha prodotto qualcosa che non potresti ricostruire a memoria. Legalo a un momento che già hai piuttosto che a un promemoria del calendario, come la fine del venerdì o il momento in cui invii una fattura.

L’archiviazione cloud è sufficiente da sola per i file aziendali?

Copre il disastro che potrebbe capitare al tuo edificio, che è il guasto di cui la maggior parte delle persone si dimentica, ma da sola è pur sempre una sola copia in un solo account. Gli account vengono bloccati, le carte scadono, e un file eliminato dal tuo portatile può scomparire anche da una cartella cloud sincronizzata. Una seconda copia su un’unità esterna la paghi una volta sola e copre i casi in cui l’account cloud è la cosa che si è guastata.

Sync esegue il backup dei miei file automaticamente in background?

No. Le attività di Sync vengono eseguite quando tu le esegui. Imposti un’attività una volta, scegliendo l’origine, la destinazione e l’operazione, poi la tocchi ogni volta che vuoi che la copia venga aggiornata. Non c’è alcun servizio in background che osserva le tue cartelle, il che significa che niente lascia il tuo dispositivo senza di te, e significa anche che il backup avviene solo se tu ne costruisci l’abitudine.

Sync può gestire la condivisione di file e i permessi per il mio team?

No, e non ci sta provando. Sync sposta i tuoi file tra l’archiviazione che già usi, quindi è uno strumento di backup e trasferimento piuttosto che una piattaforma di collaborazione. Non ci sono spazi di lavoro condivisi, nessun permesso per singolo file e nessun account di team. Se la tua attività ne ha bisogno, continua a usare qualsiasi cosa tu usi per quello e tratta Sync come il livello che si assicura che esistano copie altrove.

Cosa dovrei fare per i file che sono legalmente obbligato a conservare?

Trattali diversamente dal lavoro attivo, perché hanno una modalità di guasto diversa: non noterai che mancano finché qualcuno non te li chiederà, forse ad anni di distanza. Tieni fatture, contratti e documenti fiscali nella loro cartella, includi quella cartella sia nei tuoi backup su unità esterna che su cloud, e controlla una volta all’anno che le copie siano effettivamente leggibili piuttosto che darlo per scontato.