Varmuuskopiointi freelancereille ja pienyrityksille

Useimmat yritysten varmuuskopiointia koskevat neuvot olettavat, että on olemassa IT-henkilö, jolle työ voidaan antaa. Freelancerille tai kahden tai kolmen hengen yritykselle ei ole, ja koko toiminta on yleensä yhdellä kannettavalla tietokoneella: asiakastyöt, laskukansio, allekirjoitetut sopimukset, verotiedot, puolivalmis juttu, jonka on määrä valmistua perjantaina. Varmuuskopiointi freelancereille ei ole varsinaisesti tekninen ongelma. Kyse on siitä, mitä tuloillesi tapahtuu, jos se yksi kone lakkaa toimimasta tiistaina.

Tässä on suunnitelma, jonka pystyttäminen vie iltapäivän, maksaa hyvin vähän eikä vaadi ketään ylläpitämään sitä.

Asia, joka tekee tästä erilaista kuin henkilökohtainen varmuuskopiointi

Jos menetät henkilökohtaisia tiedostoja, menetät muistoja, ja se on aidosti tuskallista. Jos menetät yrityksen tiedostoja, menetät muistoja ja kykysi laskuttaa.

Jälkimmäistä osaa ihmiset aliarvioivat. Kuollut asema ei maksa sinulle vain työtä, se maksaa sinulle todisteet työstä: mitä sovittiin, mitä jo toimitettiin, mitä sinulle ollaan velkaa ja kuka on velkaa. Päädyt rakentamaan kuukauden tiedot uudelleen sähköposteistasi yrittäen samalla yhä ansaita. Palautuminen on hidasta, ja se osuu juuri siihen hetkeen, kun sinulla on vähiten kapasiteettia ottaa se vastaan.

Hyödyllinen kysymys ei siis ole ”onko minut varmuuskopioitu”. Se on, kuinka monen päivän palkattoman jälleenrakennuksen päässä olen tällä hetkellä yhdestä laitteistoviasta.

Kolme asiaa, joita kannattaa suojella, järjestyksessä

Kaikki kannettavalla tietokoneellasi ei ansaitse samanlaista kohtelua. Laittelemalla se kolmeen ryhmään tekee lopuista päätöksistä ilmeisiä.

1. Aktiivinen asiakastyö. Asiat, jotka ovat parhaillaan käynnissä. Tämä muuttuu päivittäin ja sen menettäminen on tuskallisinta, koska sitä ei yleensä voi rakentaa uudelleen mistään muualta. Se vaatii tiheimmät kopiot.

2. Talous- ja oikeudelliset asiakirjat. Laskut, sopimukset, kuitit, veroasiakirjat. Tämä muuttuu hitaasti, ja sillä on inhottavampi vikaantumistapa kuin aktiivisella työllä: huomaat niiden katoamisen vasta, kun joku kysyy niitä, mikä saattaa tapahtua kahden vuoden kuluttua. Se vaatii kestävimmät kopiot, ja niitä on silloin tällöin tarkistettava.

3. Kaikki muu. Lähdemateriaali, vanhat projektit, aineistot, jotka voisit ladata tai pyytää uudelleen. Omistamisen arvoista, muttei unettomien öiden arvoista.

Ryhmät 1 ja 2 ovat yritys. Jos teet tämän lukemisen jälkeen vain yhden asian, järjestä nuo kaksi kansiorakenteeseen, johon voit ohjata varmuuskopioinnin.

Suunnitelma: kaksi kopiota, kaksi eri paikkaa

Vakiovinkki tässä on 3-2-1-sääntö, ja se kestää kontaktin pienyritykseen paremmin kuin useimmat vakiovinkit. Kolme kopiota, kahta erilaista tallennustilaa, yksi jossain muualla. Yhden hengen yritykselle se tarkoittaa:

• Työkopio kannettavalla tietokoneellasi. Tämä on jo olemassa.
• Kopio ulkoisella asemalla, mikä on halpa, nopea ja hoitaa tapauksen, jossa kannettava tietokone kuolee.
• Kopio pilvipalvelussa, mikä hoitaa tapauksen, jossa jotain tapahtuu huoneelle, jossa kannettava tietokone ja asema molemmat ovat.

Kaksi näistä kolmesta on rakennuksessasi, ja juuri siksi kolmannella on merkitystä. 3-2-1-varmuuskopiointisaanto käy läpi perustelut, jos haluat ne kokonaisuudessaan, ja pilvi vs ulkoinen asema vs NAS kattaa sen, kuinka nämä vaihtoehdot epäonnistuvat eri tavoin.

Yksi asia, jossa kannattaa olla tarkkana: kannettavaasi peilaava pilvikansio ei ole toinen kopio siinä mielessä kuin on merkitystä. Jos poistat tiedoston paikallisesti, peilausasetus poistaa sen avuliaasti myös pilvestä. Se on se ero, josta varmuuskopio vs synkronointi kertoo, ja sen ymmärtäminen väärin on yleisin tapa, jolla ihmiset huomaavat, ettei heidän varmuuskopionsa koskaan ollut varmuuskopio.

Asennus Syncin avulla

Sync by Miciniti yhdistää Google Driven, Dropboxin, OneDriven, Boxin, Amazon S3:n sekä USB- ja ulkoiset asemat yhteen sovellukseen, joten molemmat kopiot ovat tehtäviä samassa paikassa pikemminkin kuin kaksi erillistä askaretta kahdessa erillisessä työkalussa.

Asennus kerran:

1. Vie yrityksesi tiedostot ennakoitavaan kansiorakenteeseen. Jotain niinkin yksinkertaista kuin Asiakkaat, Talous ja Hallinto riittää. Tämän vaiheen ihmiset jättävät väliin, ja se on vaihe, joka tekee kaikesta sen jälkeen helppoa.
2. Lisää pilvipalvelusi Synciin asemana, ja yhdistä ulkoinen asemasi toiseksi.
3. Luo Varmuuskopio-tehtävä yrityksesi kansiosta pilvikohteeseen.
4. Luo toinen Varmuuskopio-tehtävä samasta kansiosta ulkoiselle asemalle.
5. Suorita molemmat.

Molemmat tehtävät pysyvät tallennettuina, joten kummankin kopion saattaminen ajan tasalle myöhemmin on yksi napautus, ei uusi asennus joka kerta.

Varmuuskopio on tässä oikea toiminto jonkin peilaavan sijaan, ja syy on hyvä tietää: Varmuuskopio ei koskaan poista mitään kohteessa. Jos poistat tiedoston kannettavalta tietokoneeltasi, toisessa päässä oleva kopio säilyy. Viidestä toiminnosta vain Täysi synkronointi peilaa poistot, mikä on todellinen ominaisuus silloin, kun halutaan kahden sijainnin olevan samanlaiset, ja todellinen vaara silloin, kun haluttiin arkisto. 5 synkronointitilaa selitettynä kattaa sen, milloin kutakin sovelletaan.

Mikään ei toimi itsestään, ja yritykselle sillä on kaksi puolta

Tämä on syytä sanoa suoraan, koska se muuttaa tapaa, jolla suunnittelisit tämän ympärille: Sync-tehtävät suoritetaan, kun napautat niitä. Mikään taustapalvelu ei tarkkaile kansioitasi ja kopioi tiedostoja työskennellessäsi.

Rehellinen lukutapa tähän kompromissiin on: luovut aseta-ja-unohda -mallista, mikä on yrityksen tiedostoille todellinen kustannus, ja saat varmuuden siitä, että mikään ei lähde koneeltasi ilman sinua, eikä asiakaskansio lataudu huomaamatta hotellin verkkoyhteyden kautta.

Mikä saa sen toimimaan käytännössä, on suorituksen yhdistäminen johonkin, jota jo teet, tahdonvoiman sijaan. Työpäivän päätteeksi. Kun olet lähettänyt laskun. Ennen kuin suljet kannettavan perjantaina. Kaksi napautusta hetkellä, joka on jo olemassa viikossasi, voittaa muistutuksen, jota alat sivuuttaa kolmen viikon kuluttua.

Mitä tämä asennus ei tee

Ollaan selvillä rajoista, koska väärin ymmärretty varmuuskopiointisuunnitelma on pahempi kuin sellainen, jonka rajat tunnet:

• Se ei ole yhteistyötä. Syncissä ei ole jaettuja työtiloja, ei tiedostokohtaisia käyttöoikeuksia, eikä tiimitilejä. Se siirtää tiedostosi jo hallitsemasi tallennustilan välillä. Jos yrityksesi tarvitsee jaettua käyttöä, jatka sen käyttöä, mitä käytätkin, ja anna Syncin olla kerros, joka varmistaa kopioiden olemassaolon muualla.
• Se ei tue NAS- tai verkkolevyjä. Jos sinulla on NAS, se pysyy Syncin ulkopuolella ja hallinnoit sitä erikseen.
• Se ei ole versiointijärjestelmä. Jos asiakirjan tila on palautettava nimenomaan kolmen viikon takaa, se on pilvipalveluntarjoajasi oman versiohistorian tai kunnollisen versiointityökalun tehtävä.
• Se ei korvaa kirjanpito-ohjelmistoasi. Viedyn pääkirjan varmuuskopiointi ei ole sama asia kuin elävän tilin varmuuskopiointi, joten tarkista erikseen, mitä palveluntarjoajasi tarjoaa tähän.

Mitä se maksaa

Minkä tahansa yhden aseman yhdistäminen Synciin on ilmaista ja mainosrahoitteista, mikä riittää yhden pilvivarmuuskopion kokeilemiseen pienellä kansiolla. Ilmainen tila rajoittaa sitä, kuinka paljon yksittäinen tehtävä voi siirtää, joten suuren kansion varmuuskopiointi vaatii Pro-version. Pro-versio lisää myös mahdollisuuden yhdistää useita asemia kerralla, USB- ja ulkoisen aseman tuen sekä mainoksettoman kokemuksen, ja se on saatavana tilauksena tai kertaluonteisena elinikäisenä ostona. Koska suunnitelmana on tässä tarkoituksella pilvikopio ja paikallinen kopio, tämä asennus sijoittuu kyseiselle tasolle.

Kun verrataan kuukauden asiakastietojen uudelleenrakentamisesta aiheutuviin kustannuksiin, se on yrityksen halvin kuluerä.

Aloita iltapäiväversiolla

Jos koko suunnitelma on enemmän kuin haluat ottaa hoitaaksesi tänään, tee kevennetty versio ja lopeta siihen. Laita aktiivinen asiakastyösi ja laskusi yhteen kansioon. Varmuuskopioi kyseinen kansio yhdelle pilviasemalle. Suorita se.

Tämä on yksi kopio, toisessa sijainnissa, niistä kahdesta asiasta, jotka oikeasti tuovat palkan, ja se asettaa sinut edelle suurinta osaa ihmisistä, jotka pyörittävät yritystä kannettavalta tietokoneelta. Ulkoinen asema ja muu rakenne voivat odottaa rauhallisempaa viikkoa.

Hanki Sync

Sync yhdistää Google Driven, Dropboxin, OneDriven, Boxin, Amazon S3:n sekä USB- ja ulkoiset asemat yhdestä sovelluksesta laitteilla iPhone ja iPad, Android, Mac ja Windows. Jos olet pystyttämässä tätä alusta alkaen, oppaamme kuinka synkronoida tiedostoja Google Driveen, Dropboxiin ja muihin käy läpi ensimmäisten kohteiden yhdistämisen.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on paras varmuuskopiointistrategia freelancerille?

Kolme kopiota kaikesta, mitä et haluaisi menettää, kahdella eri tallennusvälineellä, joista yksi on muualla kuin työpöydälläsi. Yhden hengen yritykselle se tarkoittaa yleensä työkopiota kannettavalla tietokoneella, kopiota ulkoisella asemalla ja kopiota pilvipalvelussa. Se kuulostaa monimutkaiselta kirjoitettuna, mutta kyseessä on kaksi tallennettua tehtävää ja tapa suorittaa ne, ja se on ero sen välillä, maksaako rikkinäinen kannettava tietokone sinulle päivän vai kuukauden työpanoksen.

Kuinka usein pienyrityksen tulisi varmuuskopioida tiedostonsa?

Kysy asiaa toisinpäin: kuinka paljon työtä sinulla on varaa tehdä uudelleen? Jos asiakastyön viikon menettäminen olisi kestettävissä, viikoittainen riittää. Jos ei, varmuuskopioi jokaisen työpäivän päätteeksi, tai heti sellaisen istunnon jälkeen, joka tuotti jotain, mitä et pystyisi rakentamaan uudelleen muistista. Yhdistä se hetkeen, joka sinulla jo on, pikemminkin kuin kalenterimuistutukseen, kuten perjantain päätteeksi tai laskun lähettämisen hetkeen.

Riittääkö pelkkä pilvitallennustila yrityksen tiedostoille?

Se kattaa katastrofin, joka rakennuksellesi saattaa sattua, mikä on se epäonnistuminen, jonka useimmat ihmiset unohtavat, mutta sellaisenaan se on silti yksi kopio yhdessä tilissä. Tilit lukitaan, kortit vanhenevat, ja laitteeltasi poistettu tiedosto voi kadota myös synkronoidusta pilvikansiosta. Toinen kopio ulkoisella asemalla on kertakustannus ja kattaa tapaukset, joissa pilvitili oli se, joka epäonnistui.

Varmuuskopioiko Sync tiedostojani automaattisesti taustalla?

Ei. Sync-tehtävät suoritetaan silloin, kun suoritat ne. Määrität tehtävän kerran valitsemalla lähteen, kohteen ja toiminnon, ja napautat sitä aina, kun haluat päivittää kopion ajan tasalle. Mikään taustapalvelu ei tarkkaile kansioitasi, mikä tarkoittaa, että mikään ei lähde laitteeltasi ilman sinua, ja se tarkoittaa myös, että varmuuskopiointi tapahtuu vain, jos rakennat siitä tavan.

Voiko Sync hoitaa tiedostojen jakamisen ja käyttöoikeudet tiimilleni?

Ei, eikä se yritäkään. Sync siirtää tiedostosi jo käyttämäsi tallennustilan välillä, joten se on varmuuskopiointi- ja siirtotyökalu eikä yhteistyöalusta. Jaettuja työtiloja, tiedostokohtaisia käyttöoikeuksia tai tiimitilejä ei ole. Jos yrityksesi tarvitsee näitä, jatka käyttämäsi palvelun käyttöä niihin, ja käsittele Synciä kerroksena, joka varmistaa kopioiden olemassaolon muualla.

Mitä minun tulisi tehdä tiedostoille, jotka minun on lain mukaan säilytettävä?

Käsittele niitä eri tavalla kuin aktiivista työtä, koska niillä on erilainen vikaantumistapa: et huomaa niiden puuttumista, ennen kuin joku pyytää niitä, mahdollisesti vuosien kuluttua. Säilytä laskut, sopimukset ja verotiedot omassa kansiossaan, sisällytä kyseinen kansio sekä ulkoisen aseman että pilvipalvelun varmuuskopioihin, ja tarkista kerran vuodessa, että kopiot todella ovat luettavissa olettamisen sijaan.