關於企業備份的大多數建議都假設您有一名IT人員可以處理此事。對於自由工作者或只有兩三個人的小型企業來說，並沒有這樣的人員，而且整個業務運作通常都依賴於一台筆記型電腦：客戶工作、發票資料夾、已簽署的合約、稅務記錄、週五就要交的半成品。自由工作者的備份實際上不是一個技術問題。這是一個關於如果那台機器在週二突然罷工，您的收入會受到什麼影響的問題。
這裡有一個計劃，只需一個下午就能設定完畢，花費極少，而且不需要任何人來維護。
讓它與個人備份截然不同的地方
如果您遺失了個人檔案，您遺失的是記憶，這確實令人痛苦。如果您遺失了企業檔案，您不僅遺失了記憶，還遺失了開立發票的能力。
這第二點正是人們所低估的。一塊損壞的磁碟不僅讓您損失了工作本身，還讓您損失了工作的證據：您同意了什麼、您已經交付了什麼、誰欠您錢以及欠多少。您最終可能需要根據電子郵件重建一個月的記錄，同時還要努力保持收入。恢復過程是漫長的，而且偏偏發生在您最沒有餘力應對的時候。
因此，有用的問題不是「我備份了嗎？」而是距離一次硬體故障，我目前還有多少天的無償重建工作。
值得保護的三類內容（按順序）
並非您筆記型電腦上的所有內容都需要同等對待。將它們分為三類，剩下的決定就顯而易見了。
1. 活躍的客戶工作。 目前正在進行的內容。這每天都在變化，且遺失起來最痛苦，因為它通常無法從其他任何地方重建。它需要最頻繁地複製。
2. 財務和法律記錄。 發票、合約、收據、稅務檔案。這變化緩慢，且故障模式比活躍工作更惡劣：直到有人索要時您才會發現它不見了，這可能發生在兩年後。它需要最持久的副本，並且需要偶爾進行檢查。
3. 其他一切內容。 參考資料、舊專案、您可以重新下載或重新索取的資產。值得擁有，但不值得為之失眠。
第1類和第2類構成了您的業務。如果您在閱讀本文後只做一件事，那就是將這兩類內容放入您可以將備份指向的資料夾結構中。
計劃：兩份副本，兩個不同位置
這裡的標準建議是3-2-1法則，而且它在應對小型企業時比大多數標準建議更經得起考驗。三份副本，兩種儲存類型，其中一份存放在其他地方。對於單人企業來說，這就是：
- 您筆記型電腦上的工作副本。這個已經存在了。
- 外部磁碟上的一份副本，它便宜、快速，並且可以應對筆記型電腦損壞的情況。
- 雲端服務中的一份副本，它處理筆記型電腦和磁碟所在房間發生意外的情況。
這三者中有兩個都在您的辦公大樓內，這正是第三個之所以重要的原因。3-2-1備份法則解析詳細介紹了其背後的邏輯（如果您想全面了解），而雲端 vs 外部磁碟 vs NAS則涵蓋了這些選項各自的故障方式。
有一點需要注意：鏡像您筆記型電腦的雲端資料夾並不是有意義上的第二份副本。如果您在本地刪除了一個檔案，鏡像設定也會「熱心」地在雲端將其刪除。這就是備份 vs 同步所區分的，而混淆這兩者是人們發現他們的備份根本不是備份的最常見方式。
使用Sync進行設定
Sync by Miciniti在一個應用程式中連接了Google Drive、Dropbox、OneDrive、Box、Amazon S3以及USB和外部磁碟，因此這兩份副本都是同一個地方的任務，而不是兩個獨立工具中的兩項獨立工作。
一次性設定過程：
- 將您的企業檔案整理成一個可預測的資料夾結構。像
客戶、財務和行政這樣簡單的結構就足夠了。這是人們容易跳過的一步，但正是這一步讓之後的所有操作變得簡單。 - 在Sync中將您的雲端服務添加為一個磁碟，並將您的外部磁碟連接為另一個。
- 建立一個從您的企業資料夾到雲端目標位置的備份任務。
- 建立第二個從同一個資料夾到外部磁碟的備份任務。
- 執行這兩項任務。
這兩項任務都會被保存下來，所以日後更新任何一份副本都只需點擊一次，而不是每次都重新設定。
在這裡，「備份」是正確的操作，而不是其中任何一種鏡像操作，其原因值得了解：備份從不刪除目標位置的任何內容。 如果您從筆記型電腦中移除了一個檔案，另一端的副本仍會保留。在五種操作中，只有完全同步會鏡像刪除操作，當您希望兩個位置完全相同時這是一個實用的功能，但當您想要的是存檔時，它就會成為一個真正的隱患。五種同步模式解析涵蓋了每種模式的適用情境。
沒有任何東西會自動執行，這對企業來說是一把雙刃劍
直白地說，因為這會改變您圍繞此進行的計劃：Sync任務僅在您點擊它們時執行。 沒有背景服務會在您工作時監控您的資料夾並複製檔案。
對這種權衡的誠實解讀是：您放棄了「設定即忘」，這對於企業檔案來說是一個實際的代價，但您獲得了確定性：沒有任何東西會在未經您同意的情況下離開您的機器，且客戶資料夾不會在飯店網路連接下悄悄上傳。
在實踐中，讓這一切奏效的方法是將執行任務與您已經習慣做的事情聯繫起來，而不是依賴意志力。工作日結束時。發送完發票後。週五合上筆記型電腦前。在您每週已經存在的時刻進行兩次點擊，勝過三週後您就會開始忽略的提醒。
此設定無法實現的功能
明確其邊界，因為您誤解的備份計劃比您知曉其局限性的備份計劃更糟糕：
- 它不是協作工具。 Sync沒有共享工作區、沒有單檔案權限、沒有團隊帳戶。它在您已經控制的儲存之間移動您的檔案。如果您的業務需要共享存取，請繼續使用您現有的工具，讓Sync成為確保副本在別處存在的工具層。
- 它不支援NAS或網路磁碟。 如果您有NAS，它將置於Sync之外，由您單獨管理。
- 它不是版本控制系統。 如果您需要具體恢復一份檔案三週前的狀態，那是您雲端供應商自帶的版本歷史功能或專業版本控制工具的工作。
- 它不取代您的會計軟體。 備份匯出的分類帳與備份即時帳戶是兩回事，請單獨查看您的供應商為此提供了什麼功能。
需要多少成本
在Sync中連接任何單一磁碟都是免費的且有廣告支援，這足以在小資料夾上嘗試一次雲端備份。免費方案限制了單次任務的傳輸量，因此備份大型資料夾需要升級專業版。該升級還增加了同時連接多個磁碟、USB和外部磁碟支援以及無廣告體驗的功能，您可以選擇訂閱或一次性終身購買。由於這裡的計劃特意設計了一份雲端副本和一份本地副本，這正符合該設定所處的需求層級。
與重建一個月客戶記錄的成本相比，這是企業中最便宜的開銷。
從「下午版」開始
如果完整的計劃超出了您今天想要處理的範圍，請先執行簡化版，然後到此為止。將您的活躍客戶工作和發票放入一個資料夾中。將該資料夾備份到一個雲端磁碟。執行它。
這就是為您真正帶來收入的兩類內容在異地的一份副本，它已經讓您領先於大多數僅靠一台筆記型電腦經營業務的人了。外部磁碟和其餘結構可以等到較為空閒的一週再處理。
獲取Sync
Sync在一個應用程式中連接了Google Drive、Dropbox、OneDrive、Box、Amazon S3以及USB和外部磁碟，支援iPhone和iPad、Android、Mac以及Windows。如果您是從頭開始設定，如何將檔案同步至Google Drive、Dropbox等應用程式詳細介紹了連接首個目標位置的步驟。
常見問題解答
對於自由工作者來說，最好的備份策略是什麼？
為您無法承受遺失的內容保留三份副本，分別存放在兩種不同類型的儲存中，其中一份存放在除了您辦公桌以外的地方。對於單人企業，這通常意味著您筆記型電腦上的工作副本、外部磁碟上的一份副本，以及雲端服務中的一份副本。寫下來聽起來很複雜，但實際上只需要兩個保存好的任務以及執行它們的習慣，而這就是一台損壞的筆記型電腦讓您損失一天還是一整個月心血的差別。
小型企業應該多久備份一次檔案？
反過來問自己：您可以承受重做多少工作？如果遺失一週的客戶工作是可以挺過去的，那麼每週備份一次就足夠了。如果無法承受，請在每個工作日結束時，或者在任何產出您無法憑記憶重建的內容的時段結束後進行備份。將備份與您已有的習慣結合起來，而不是依賴日曆提醒，例如在週五結束時，或者在您發送發票時。
對於企業檔案來說，僅靠雲端儲存夠嗎？
它可以應對您辦公大樓可能發生的災難，這也是大多數人容易忽略的故障，但就其本身而言，這仍然只是一個帳戶中的一份副本。帳戶可能會被鎖定，銀行卡可能會過期，而您筆記型電腦上刪除的檔案也可能從同步的雲端資料夾中消失。外部磁碟上的第二份副本只需一次性成本，就能應對雲端帳戶出現故障的情況。
Sync會在背景自動備份我的檔案嗎？
不會。Sync任務只在您執行它們時才會執行。您只需設定一次任務，選擇來源、目標位置和操作，然後在您希望更新副本時點擊執行。沒有背景服務在監控您的資料夾，這意味著未經您允許，沒有任何內容會離開您的裝置，這也意味著只有當您養成習慣時，備份才會發生。
Sync能為我的團隊處理檔案分享和權限嗎？
不能，而且它也不打算這麼做。Sync在您已在使用的儲存之間移動您的檔案，因此它是一個備份和傳輸工具，而不是一個協作平台。它沒有共享工作區，沒有單檔案權限，也沒有團隊帳戶。如果您的企業需要這些功能，請繼續使用您現有的工具，並將Sync視為確保副本在其他地方存在的工具層。
對於那些法律要求保留的檔案，我該怎麼辦？
將它們與日常工作區別對待，因為它們的故障模式不同：直到有人需要它們時，您才會發現它們不見了，而這可能是幾年後的事。將發票、合約和稅務記錄保存在它們專屬的資料夾中，將該資料夾同時包含在外部磁碟和雲端備份中，並每年檢查一次副本是否真的可讀，而不是僅僅假設。
