Sigurnosno kopiranje za slobodne profesije i male tvrtke

Većina savjeta o poslovnom sigurnosnom kopiranju pretpostavlja da postoji IT stručnjak kojem to možete prepustiti. Za slobodnu profesiju ili tvrtku od dvoje ili troje ljudi takve osobe nema, a cjelokupno poslovanje obično se nalazi na jednom prijenosnom računalu: rad za klijente, mapa s računima, potpisani ugovori, porezne evidencije i napola dovršeni zadaci koji dospijevaju u petak. Sigurnosno kopiranje za slobodne profesije zapravo nije tehnički problem. To je pitanje što se događa s vašim prihodima ako to jedno računalo prestane raditi u utorak.

Evo plana za čije je postavljanje potrebno jedno poslijepodne, košta vrlo malo i ne zahtijeva nikoga za održavanje.

Što ovo razlikuje od osobnog sigurnosnog kopiranja

Ako izgubite osobne datoteke, gubite uspomene, i to je uistinu bolno. Ako izgubite poslovne datoteke, gubite uspomene i mogućnost izdavanja računa.

Taj drugi dio ljudi često podcjenjuju. Pokvareni disk ne odnosi samo vaš rad, već i dokaze o radu: što ste dogovorili, što ste već isporučili, tko vam duguje i koliko. Na kraju rekonstruirate mjesec dana evidencije iz e-pošte dok istodobno pokušavate nastaviti zarađivati. Oporavak je dugotrajan i događa se točno u trenutku kada imate najmanje snage nositi se s njim.

Stoga pravo pitanje nije „jesam li osiguran kopijom”. Pitanje je koliko sam dana neplaćene rekonstrukcije trenutačno udaljen od kvara jednog hardvera.

Tri stvari koje vrijedi zaštititi, po važnosti

Ne zaslužuje sve na vašem prijenosnom računalu isti tretman. Razvrstavanje u tri skupine čini preostale odluke očiglednima.

1. Aktivan rad za klijente. Stvari koje su u tijeku upravo sada. To se mijenja svakodnevno i najteže je izgubiti, jer se obično ne može rekonstruirati ni iz jednog drugog izvora. Zahtijeva najčešće kopiranje.

2. Financijska i pravna evidencija. Računi, ugovori, potvrde, porezni dokumenti. To se mijenja polako i ima neugodniji oblik zatajenja od aktivnog rada: ne saznate da je nestalo sve dok to netko ne zatraži, što može biti za dvije godine. Zahtijeva najtrajnije kopije i povremenu provjeru.

3. Sve ostalo. Referentni materijali, stari projekti, resursi koje biste mogli ponovno preuzeti ili zatražiti. Vrijedi imati, no ne vrijedi gubiti san zbog toga.

Skupine 1 i 2 čine poslovanje. Ako nakon čitanja ovoga napravite samo jednu stvar, smjestite to dvoje u strukturu mapa prema kojoj možete usmjeriti sigurnosno kopiranje.

Plan: dvije kopije, dva različita mjesta

Standardni savjet ovdje je pravilo 3-2-1, i ono opstaje u praksi malih tvrtki bolje od većine uobičajenih savjeta. Tri kopije, dvije vrste pohrane, jedna negdje drugdje. Za posao od jedne osobe to znači:

• Radna kopija na vašem prijenosnom računalu. Ta već postoji.
• Kopija na vanjskom pogonu, koja je povoljna, brza i rješava slučaj kvara prijenosnog računala.
• Kopija na servisu u oblaku, koja rješava slučaj da se nešto dogodi prostoru u kojem se nalaze i prijenosno računalo i pogon.

Dvije od te tri nalaze se u vašem radnom prostoru, i upravo je zato treća važna. Članak Pravilo sigurnosnog kopiranja 3-2-1 objašnjeno detaljno prolazi kroz argumente ako ih želite u cijelosti, a članak oblak vs. vanjski pogon vs. NAS pokriva kako te opcije zakažu na različite načine.

Jedna stvar o kojoj treba voditi računa: mapa u oblaku koja zrcali vaše prijenosno računalo nije druga kopija u smislu koji je doista važan. Ako lokalno izbrišete datoteku, sustav koji zrcali poslušno će je izbrisati i u oblaku. O toj razlici govori članak sigurnosno kopiranje vs. sinkronizacija, a njezino nerazumijevanje najčešći je način na koji ljudi otkriju da njihova sigurnosna kopija nikada nije ni bila sigurnosna kopija.

Postavljanje uz Sync

Sync by Miciniti povezuje Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 te USB i vanjske pogone unutar jedne aplikacije, pa su obje kopije zadaci na istom mjestu, a ne dvije zasebne obveze u dva različita alata.

Postavljanje, jednom:

1. Posložite poslovne datoteke u predvidljivu strukturu mapa. Nešto jednostavno poput mapa Klijenti, Financije i Administracija sasvim je dovoljno. To je korak koji ljudi preskaču, a upravo on čini sve poslije jednostavnim.
2. Dodajte svoju uslugu u oblaku u aplikaciji Sync kao pogon, a vanjski pogon povežite kao drugi.
3. Izradite zadatak Sigurnosno kopiranje iz svoje poslovne mape prema odredištu u oblaku.
4. Izradite drugi zadatak Sigurnosno kopiranje iz iste mape prema vanjskom pogonu.
5. Pokrenite oba.

Oba zadatka ostaju spremljena, stoga je naknadno ažuriranje bilo koje kopije pitanje jednog dodira, a ne ponovnog postavljanja svaki put.

Sigurnosno kopiranje ovdje je prava operacija umjesto zrcalnih načina, a razlog vrijedi znati: Sigurnosno kopiranje nikada ništa ne briše na odredištu. Ako uklonite datoteku s prijenosnog računala, kopija na drugom kraju ostaje. Od pet operacija, samo Potpuna sinkronizacija zrcali brisanja, što je korisna značajka kada želite da dvije lokacije budu identične i stvarna opasnost kada ste željeli arhivu. Vodič Pet načina sinkronizacije objašnjeno pokriva kada se koja operacija primjenjuje.

Ništa ne radi samo od sebe, a za poslovanje to ima dvije strane

Vrijedi jasno reći, jer to mijenja način na koji ćete planirati: Zadaci u aplikaciji Sync pokreću se kada ih dodirnete. Nema pozadinske usluge koja nadzire vaše mape i kopira datoteke dok radite.

Iskren pogled na taj kompromis: odričete se pristupa „postavi i zaboravi”, što za poslovne datoteke nosi određenu cijenu, no dobivate sigurnost da ništa ne napušta vaše računalo bez vas i da se mapa klijenta ne prenosi potiho preko hotelske veze.

Ono što omogućuje funkcioniranje u praksi jest povezivanje pokretanja s nečim što već redovito radite, umjesto oslanjanja na snagu volje. Kraj radnog dana. Nakon što pošaljete račun. Prije nego što sklopite prijenosno računalo u petak. Dva dodira u trenutku koji već postoji u vašem tjednu bolji su od podsjetnika koji ćete početi ignorirati za tri tjedna.

Što ovo postavljanje ne radi

Budimo jasni oko ograničenja, jer je plan sigurnosnog kopiranja koji ste pogrešno shvatili gori od onoga čija ograničenja dobro poznajete:

• Nije namijenjeno suradnji. Sync nema dijeljene radne prostore, dozvole po pojedinačnoj datoteci niti timske račune. Premješta vaše datoteke između pohrana koje već kontrolirate. Ako vaše poslovanje treba dijeljeni pristup, nastavite koristiti ono što već koristite za to, a Sync neka bude sloj koji osigurava postojanje kopija na drugim mjestima.
• Ne podržava NAS niti mrežne pogone. Ako imate NAS, on ostaje izvan aplikacije Sync i njime upravljate zasebno.
• Nije sustav za upravljanje verzijama. Ako trebate vratiti stanje dokumenta točno od prije tri tjedna, to je posao za povijest verzija vašeg pružatelja usluga u oblaku ili pravi alat za verzioniranje.
• Ne zamjenjuje vaš računovodstveni softver. Sigurnosno kopiranje izvezene evidencije nije isto što i sigurnosno kopiranje aktivnog računa, pa zasebno provjerite što vaš pružatelj usluga nudi za to.

Koliko to košta

Povezivanje bilo kojeg jednog pogona u aplikaciji Sync besplatno je uz prikaz oglasa, što je dovoljno za isprobavanje jednog sigurnosnog kopiranja u oblak na maloj mapi. Besplatna verzija ograničava količinu podataka koju pojedinačni zadatak može prenijeti, pa je za sigurnosno kopiranje veće mape potrebna kupnja Pro verzije. Ta opcija također donosi povezivanje više pogona odjednom, podršku za USB i vanjske pogone te rad bez oglasa, a dostupna je kao pretplata ili jednokratna doživotna kupnja. Budući da je plan ovdje namjerno kopija u oblaku i lokalna kopija, to je paket u koji se ovo postavljanje uklapa.

U usporedbi s troškovima rekonstrukcije mjesec dana evidencije o klijentima, to je najpovoljnija stavka u poslovanju.

Započnite s kraćom verzijom za jedno poslijepodne

Ako je potpuni plan više nego što danas želite poduzeti, napravite skraćenu verziju i tu se zaustavite. Stavite aktivan rad za klijente i svoje račune u jednu mapu. Sigurnosno kopirajte tu mapu na jedan pogon u oblaku. Pokrenite zadatak.

To je jedna kopija, na udaljenoj lokaciji, dviju stvari koje vam stvarno donose prihod, i to vas stavlja ispred većine ljudi koji vode poslovanje s jednog prijenosnog računala. Vanjski pogon i ostatak strukture mogu pričekati mirniji tjedan.

Nabavite Sync

Sync povezuje Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 te USB i vanjske pogone unutar jedne aplikacije za iPhone i iPad, Android, Mac i Windows. Ako ovo postavljate od nule, vodič kako sinkronizirati datoteke na Google Drive, Dropbox i druge vodi vas kroz povezivanje vaših prvih odredišta.