关于企业备份的大多数建议都假设您有一名IT人员可以处理此事。对于自由职业者或只有两三个人的小型企业来说，并没有这样的人员，而且整个业务运作通常都依赖于一台笔记本电脑：客户工作、发票文件夹、已签署的合同、税务记录、周五就要交的半成品。自由职业者的备份实际上不是一个技术问题。这是一个关于如果那台机器在周二突然罢工，您的收入会受到什么影响的问题。
这里有一个计划，只需一个下午就能设置完毕，花费极少，而且不需要任何人来维护。
让它与个人备份截然不同的地方
如果您丢失了个人文件，您丢失的是记忆，这确实令人痛苦。如果您丢失了企业文件，您不仅丢失了记忆，还丢失了开具发票的能力。
这第二点正是人们所低估的。一块损坏的驱动器不仅让您损失了工作本身，还让您损失了工作的证据：您同意了什么、您已经交付了什么、谁欠您钱以及欠多少。您最终可能需要根据电子邮件重建一个月的记录，同时还要努力保持收入。恢复过程是漫长的，而且偏偏发生在您最没有余力应对的时候。
因此，有用的问题不是“我备份了吗？”而是距离一次硬件故障，我目前还有多少天的无偿重建工作。
值得保护的三类内容（按顺序）
并非您笔记本电脑上的所有内容都需要同等对待。将它们分为三类，剩下的决定就显而易见了。
1. 活跃的客户工作。 目前正在进行的内容。这每天都在变化，且丢失起来最痛苦，因为它通常无法从其他任何地方重建。它需要最频繁地复制。
2. 财务和法律记录。 发票、合同、收据、税务文件。这变化缓慢，且故障模式比活跃工作更恶劣：直到有人索要时您才会发现它不见了，这可能发生在两年后。它需要最持久的副本，并且需要偶尔进行检查。
3. 其他一切内容。 参考资料、旧项目、您可以重新下载或重新索取的资产。值得拥有，但不值得为之失眠。
第1类和第2类构成了您的业务。如果您在阅读本文后只做一件事，那就是将这两类内容放入您可以将备份指向的文件夹结构中。
计划：两份副本，两个不同位置
这里的标准建议是3-2-1法则，而且它在应对小型企业时比大多数标准建议更经得起考验。三份副本，两种存储类型，其中一份存放在其他地方。对于单人企业来说，这就是：
- 您笔记本电脑上的工作副本。这个已经存在了。
- 外部驱动器上的一份副本，它便宜、快速，并且可以应对笔记本电脑损坏的情况。
- 云端服务中的一份副本，它处理笔记本电脑和驱动器所在房间发生意外的情况。
这三者中有两个都在您的办公楼内，这正是第三个之所以重要的原因。3-2-1备份法则解析详细介绍了其背后的逻辑（如果您想全面了解），而云端 vs 外部驱动器 vs NAS则涵盖了这些选项各自的故障方式。
有一点需要注意：镜像您笔记本电脑的云端文件夹并不是有意义上的第二份副本。如果您在本地删除了一个文件，镜像设置也会“热心”地在云端将其删除。这就是备份 vs 同步所区分的，而混淆这两者是人们发现他们的备份根本不是备份的最常见方式。
使用Sync进行设置
Sync by Miciniti在一个应用中连接了Google Drive、Dropbox、OneDrive、Box、Amazon S3以及USB和外部驱动器，因此这两份副本都是同一个地方的任务，而不是两个独立工具中的两项独立工作。
一次性设置过程：
- 将您的企业文件整理成一个可预测的文件夹结构。像
客户、财务和行政这样简单的结构就足够了。这是人们容易跳过的一步，但正是这一步让之后的所有操作变得简单。 - 在Sync中将您的云端服务添加为一个驱动器，并将您的外部驱动器连接为另一个。
- 创建一个从您的企业文件夹到云端目标位置的备份任务。
- 创建第二个从同一个文件夹到外部驱动器的备份任务。
- 运行这两项任务。
这两项任务都会被保存下来，所以日后更新任何一份副本都只需点击一次，而不是每次都重新设置。
在这里，“备份”是正确的操作，而不是其中任何一种镜像操作，其原因值得了解：备份从不删除目标位置的任何内容。 如果您从笔记本电脑中移除了一个文件，另一端的副本仍会保留。在五种操作中，只有完全同步会镜像删除操作，当您希望两个位置完全相同时这是一个实用的功能，但当您想要的是存档时，它就会成为一个真正的隐患。五种同步模式解析涵盖了每种模式的适用场景。
没有任何东西会自动运行，这对企业来说是一把双刃剑
直白地说，因为这会改变您围绕此进行的计划：Sync任务仅在您点击它们时运行。 没有后台服务会在您工作时监控您的文件夹并复制文件。
对这种权衡的诚实解读是：您放弃了“设置即忘”，这对于企业文件来说是一个实际的代价，但您获得了确定性：没有任何东西会在未经您同意的情况下离开您的机器，且客户文件夹不会在酒店网络连接下悄悄上传。
在实践中，让这一切奏效的方法是将运行任务与您已经习惯做的事情联系起来，而不是依赖意志力。工作日结束时。发送完发票后。周五合上笔记本电脑前。在您每周已经存在的时刻进行两次点击，胜过三周后您就会开始忽略的提醒。
此设置无法实现的功能
明确其边界，因为您误解的备份计划比您知晓其局限性的备份计划更糟糕：
- 它不是协作工具。 Sync没有共享工作区、没有单文件权限、没有团队账户。它在您已经控制的存储之间移动您的文件。如果您的业务需要共享访问，请继续使用您现有的工具，让Sync成为确保副本在别处存在的工具层。
- 它不支持NAS或网络驱动器。 如果您有NAS，它将置于Sync之外，由您单独管理。
- 它不是版本控制系统。 如果您需要具体恢复一份文档三周前的状态，那是您云提供商自带的版本历史功能或专业版本控制工具的工作。
- 它不取代您的会计软件。 备份导出的分类账与备份实时账户是两回事，请单独查看您的提供商为此提供了什么功能。
需要多少成本
在Sync中连接任何单一驱动器都是免费的且有广告支持，这足以在小文件夹上尝试一次云备份。免费套餐限制了单次任务的传输量，因此备份大型文件夹需要升级专业版。该升级还增加了同时连接多个驱动器、USB和外部驱动器支持以及无广告体验的功能，您可以选择订阅或一次性终身购买。由于这里的计划特意设计了一份云端副本和一份本地副本，这正符合该设置所处的需求层级。
与重建一个月客户记录的成本相比，这是企业中最便宜的开销。
从“下午版”开始
如果完整的计划超出了您今天想要处理的范围，请先执行简化版，然后到此为止。将您的活跃客户工作和发票放入一个文件夹中。将该文件夹备份到一个云端驱动器。运行它。
这就是为您真正带来收入的两类内容在异地的一份副本，它已经让您领先于大多数仅靠一台笔记本电脑经营业务的人了。外部驱动器和其余结构可以等到较为空闲的一周再处理。
获取Sync
Sync在一个应用中连接了Google Drive、Dropbox、OneDrive、Box、Amazon S3以及USB和外部驱动器，支持iPhone和iPad、Android、Mac以及Windows。如果您是从头开始设置，如何将文件同步至Google Drive、Dropbox等应用详细介绍了连接首个目标位置的步骤。
常见问题解答
对于自由职业者来说，最好的备份策略是什么？
为您无法承受丢失的内容保留三份副本，分别存放在两种不同类型的存储中，其中一份存放在除了您办公桌以外的地方。对于单人企业，这通常意味着您笔记本电脑上的工作副本、外部驱动器上的一份副本，以及云端服务中的一份副本。写下来听起来很复杂，但实际上只需要两个保存好的任务以及运行它们的习惯，而这就是一台损坏的笔记本电脑让您损失一天还是一整个月心血的区别。
小型企业应该多久备份一次文件？
反过来问自己：您可以承受重做多少工作？如果丢失一周的客户工作是可以挺过去的，那么每周备份一次就足够了。如果无法承受，请在每个工作日结束时，或者在任何产出您无法凭记忆重建的内容的时段结束后进行备份。将备份与您已有的习惯结合起来，而不是依赖日历提醒，例如在周五结束时，或者在您发送发票时。
对于企业文件来说，仅靠云端存储够吗？
它可以应对您办公楼可能发生的灾难，这也是大多数人容易忽略的故障，但就其本身而言，这仍然只是一个账户中的一份副本。账户可能会被锁定，银行卡可能会过期，而您笔记本电脑上删除的文件也可能从同步的云端文件夹中消失。外部驱动器上的第二份副本只需一次性成本，就能应对云端账户出现故障的情况。
Sync会在后台自动备份我的文件吗？
不会。Sync任务只在您运行它们时才会执行。您只需设置一次任务，选择源、目标位置和操作，然后在您希望更新副本时点击运行。没有后台服务在监控您的文件夹，这意味着未经您允许，没有任何内容会离开您的设备，这也意味着只有当您养成习惯时，备份才会发生。
Sync能为我的团队处理文件共享和权限吗？
不能，而且它也不打算这么做。Sync在您已在使用的存储之间移动您的文件，因此它是一个备份和传输工具，而不是一个协作平台。它没有共享工作区，没有单文件权限，也没有团队账户。如果您的企业需要这些功能，请继续使用您现有的工具，并将Sync视为确保副本在其他地方存在的工具层。
对于那些法律要求保留的文件，我该怎么办？
将它们与日常工作区别对待，因为它们的故障模式不同：直到有人需要它们时，您才会发现它们不见了，而这可能是几年后的事。将发票、合同和税务记录保存在它们专属的文件夹中，将该文件夹同时包含在外部驱动器和云端备份中，并每年检查一次副本是否真的可读，而不是仅仅假设。
