คำแนะนำส่วนใหญ่เกี่ยวกับการสำรองข้อมูลสำหรับธุรกิจมักตั้งสมมติฐานว่ามีเจ้าหน้าที่ไอทีคอยจัดการให้ แต่สำหรับฟรีแลนซ์หรือธุรกิจที่มีกันแค่สองหรือสามคน มันไม่มีใครอื่นเลย และการดำเนินงานทั้งหมดมักจะรวมอยู่บนแล็ปท็อปเพียงเครื่องเดียว: งานของลูกค้า โฟลเดอร์ใบแจ้งหนี้ สัญญาที่ลงนามแล้ว เอกสารภาษี และชิ้นงานที่ยังทำไม่เสร็จซึ่งมีกำหนดส่งในวันศุกร์นี้ การสำรองข้อมูลสำหรับฟรีแลนซ์ ไม่ใช่ปัญหาทางเทคนิคอย่างแท้จริง แต่มันคือคำถามที่ว่า จะเกิดอะไรขึ้นกับรายได้ของคุณหากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นหยุดทำงานลงในวันอังคาร
นี่คือแผนที่ใช้เวลาตั้งค่าเพียงช่วงบ่าย มีค่าใช้จ่ายน้อยมาก และไม่ต้องอาศัยใครมาคอยดูแลรักษา
สิ่งที่ทำให้เรื่องนี้แตกต่างจากการสำรองข้อมูลส่วนบุคคล
หากคุณสูญเสียไฟล์ส่วนตัว คุณจะสูญเสียความทรงจำ และนั่นเป็นเรื่องที่เจ็บปวดอย่างแท้จริง แต่หากคุณสูญเสียไฟล์ธุรกิจ คุณจะสูญเสียทั้งความทรงจำและความสามารถในการออกใบแจ้งหนี้
ส่วนที่สองนี่เองที่ผู้คนมักประเมินต่ำไป ไดรฟ์ที่พังไม่ได้พรากแค่งานของคุณไปเท่านั้น แต่มันยังทำลายหลักฐานในการทำงานไปด้วย: ข้อตกลงที่คุณทำไว้ สิ่งที่คุณส่งมอบไปแล้ว จำนวนเงินที่คุณควรได้รับ และใครเป็นลูกหนี้ คุณจะต้องลงเอยด้วยการกู้คืนบันทึกข้อมูลย้อนหลังหนึ่งเดือนจากอีเมลไปพร้อมกับพยายามหาเงินเลี้ยงชีพ การกู้คืนนั้นยาวนาน และเกิดขึ้นในช่วงเวลาที่คุณมีความพร้อมในการรับมือน้อยที่สุด
ดังนั้นคำถามที่เป็นประโยชน์จึงไม่ใช่ “ฉันสำรองข้อมูลไว้แล้วหรือยัง” แต่มันคือ ความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์เพียงครั้งเดียว จะทำให้ฉันต้องเสียเวลากี่วันในการกู้ข้อมูลขึ้นมาใหม่โดยไม่ได้รับค่าจ้าง
สามสิ่งที่มีค่าควรแก่การปกป้อง ตามลำดับความสำคัญ
ไม่ใช่ทุกอย่างบนแล็ปท็อปที่จะต้องการการดูแลเท่ากัน การจัดหมวดหมู่ออกเป็นสามกลุ่มจะช่วยให้การตัดสินใจที่เหลือทำได้อย่างชัดเจน
1. งานปัจจุบันของลูกค้า สิ่งที่กำลังดำเนินการอยู่ ณ ตอนนี้ ข้อมูลเหล่านี้เปลี่ยนแปลงทุกวันและสร้างความเสียหายมากที่สุดหากสูญหาย เพราะโดยทั่วไปไม่สามารถสร้างขึ้นใหม่จากที่อื่นได้ จึงต้องการการทำสำเนาที่บ่อยที่สุด
2. บันทึกทางการเงินและกฎหมาย ใบแจ้งหนี้ สัญญา ใบเสร็จ เอกสารภาษี ข้อมูลเหล่านี้เปลี่ยนแปลงช้า และมีรูปแบบความเสียหายที่อันตรายกว่างานปัจจุบัน: คุณจะไม่รู้ว่ามันหายไปจนกว่าจะมีคนมาขอตรวจ ซึ่งอาจเป็นเวลาอีกสองปีข้างหน้า จึงต้องการสำเนาที่มีความทนทานสูงสุด และต้องมีการตรวจสอบเป็นระยะ
3. ทุกอย่างที่เหลือ ข้อมูลอ้างอิง โปรเจกต์เก่า แอสเซตที่คุณสามารถดาวน์โหลดใหม่หรือขอใหม่ได้ มีไว้ก็ดี แต่ไม่ถึงกับต้องกังวลจนนอนไม่หลับ
กลุ่มที่ 1 และ 2 คือหัวใจของธุรกิจ หากคุณจะทำสิ่งใดเพียงอย่างเดียวหลังจากอ่านบทความนี้ ให้จัดสองกลุ่มนี้ลงในโครงสร้างโฟลเดอร์ที่คุณสามารถชี้เป้าหมายการสำรองข้อมูลไปได้
แผนการ: สำเนาสองชุด ในสองสถานที่ที่แตกต่างกัน
คำแนะนำมาตรฐานในเรื่องนี้คือกฎ 3-2-1 และเป็นคำแนะนำที่ปรับใช้กับธุรกิจขนาดเล็กได้ดียิ่งกว่าคำแนะนำมาตรฐานส่วนใหญ่ สำเนาสามชุด ที่เก็บข้อมูลสองประเภท และหนึ่งชุดอยู่ในสถานที่อื่น สำหรับธุรกิจที่มีคนเดียว นั่นคือ:
- สำเนาสำหรับทำงาน บนแล็ปท็อปของคุณ ซึ่งมีอยู่แล้ว
- สำเนาบน ไดรฟ์ภายนอก ซึ่งมีราคาประหยัด ทำงานรวดเร็ว และครอบคลุมกรณีที่แล็ปท็อปเสียหาย
- สำเนาบน บริการคลาวด์ ซึ่งครอบคลุมกรณีที่เกิดเหตุไม่คาดฝันกับห้องที่แล็ปท็อปและไดรฟ์วางอยู่ด้วยกัน
สองในสามชุดนั้นอยู่ในอาคารของคุณ ซึ่งนั่นคือเหตุผลสำคัญว่าทำไมชุดที่สามจึงมีความจำเป็น อธิบายกฎการสำรองข้อมูล 3-2-1 จะอธิบายถึงเหตุผลอย่างละเอียด และ Cloud vs External Drive vs NAS จะอธิบายว่าตัวเลือกเหล่านี้มีรูปแบบความล้มเหลวที่แตกต่างกันอย่างไร
สิ่งหนึ่งที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ: โฟลเดอร์คลาวด์ที่มิเรอร์แล็ปท็อปของคุณไม่ใช่สำเนาชุดที่สองในความหมายที่แท้จริง หากคุณลบไฟล์ในเครื่อง การตั้งค่าแบบมิเรอร์จะลบไฟล์นั้นบนคลาวด์ตามไปด้วย นั่นคือความแตกต่างที่บทความ สำรองข้อมูล vs ซิงค์ ได้อธิบายไว้ และการเข้าใจผิดในเรื่องนี้คือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้ผู้คนค้นพบว่าการสำรองข้อมูลของตนไม่เคยเป็นการสำรองข้อมูลจริงเลย
การตั้งค่าด้วย Sync
Sync by Miciniti เชื่อมต่อ Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 ตลอดจนไดรฟ์ USB และไดรฟ์ภายนอกไว้ในแอปเดียว ดังนั้นสำเนาทั้งสองชุดจึงเป็นเพียงงานสองงานในที่เดียวกัน แทนที่จะต้องเป็นภาระแยกกันในเครื่องมือสองตัว
ขั้นตอนการตั้งค่าเพียงครั้งเดียว:
- จัดไฟล์ธุรกิจของคุณให้อยู่ในโครงสร้างโฟลเดอร์ที่คาดเดาได้ ง่ายๆ เช่น
Clients,Finance, และAdminก็เพียงพอ นี่คือขั้นตอนที่คนมักข้าม และเป็นขั้นตอนที่ทำให้ทุกอย่างหลังจากนี้กลายเป็นเรื่องง่าย - เพิ่มบริการคลาวด์ของคุณใน Sync เป็นไดรฟ์หนึ่ง และเชื่อมต่อไดรฟ์ภายนอกของคุณเป็นอีกไดรฟ์หนึ่ง
- สร้างงาน สำรองข้อมูล จากโฟลเดอร์ธุรกิจของคุณไปยังปลายทางคลาวด์
- สร้างงาน สำรองข้อมูล งานที่สองจากโฟลเดอร์เดียวกันไปยังไดรฟ์ภายนอก
- สั่งรันทั้งสองงาน
งานทั้งสองจะถูกบันทึกไว้ ดังนั้นการอัปเดตสำเนาให้เป็นปัจจุบันในภายหลังจึงทำได้ด้วยการแตะเพียงครั้งเดียว ไม่ต้องตั้งค่าใหม่ในแต่ละครั้ง
การสำรองข้อมูล เป็นรูปแบบการทำงานที่ถูกต้องในที่นี้เมื่อเทียบกับการทำมิเรอร์ และเหตุผลนั้นควรค่าแก่การทำความเข้าใจ: การสำรองข้อมูล จะไม่มีวันลบสิ่งใดที่ปลายทางเลย หากคุณลบไฟล์ออกจากแล็ปท็อป สำเนาที่ปลายทางอีกด้านหนึ่งจะยังคงอยู่ ในบรรดารูปแบบการทำงานทั้งห้า มีเพียง ซิงค์ทั้งหมด เท่านั้นที่มิเรอร์การลบไฟล์ ซึ่งถือเป็นฟีเจอร์ที่ดีเมื่อคุณต้องการให้สองตำแหน่งตรงกันทุกประการ แต่เป็นอันตรายอย่างยิ่งเมื่อสิ่งที่คุณต้องการคือการเก็บข้อมูลถาวร อธิบาย 5 โหมดการซิงค์ จะอธิบายว่าแต่ละรูปแบบควรใช้เมื่อใด
ไม่มีสิ่งใดทำงานเองโดยอัตโนมัติ และสำหรับธุรกิจแล้วนั่นเป็นดาบสองคม
ควรระบุไว้อย่างตรงไปตรงมา เพราะมันจะเปลี่ยนวิธีที่คุณวางแผนรับมือ: งานใน Sync จะทำงานเมื่อคุณแตะสั่งรัน ไม่มีบริการเบื้องหลังที่คอยจับตาดูโฟลเดอร์และคัดลอกไฟล์ขณะที่คุณทำงาน
หากมองตามความเป็นจริงของข้อแลกเปลี่ยนนี้: คุณยอมสละความสะดวกแบบ “ตั้งค่าแล้วลืมไปได้เลย” ซึ่งสำหรับไฟล์ธุรกิจแล้วถือเป็นต้นทุนที่ต้องแลก แต่คุณจะได้รับความมั่นใจอย่างแน่นอนว่าจะไม่มีสิ่งใดหลุดออกจากเครื่องของคุณโดยไม่ผ่านความยินยอม และไม่มีโฟลเดอร์ของลูกค้าที่แอบอัปโหลดอย่างเงียบๆ ผ่านการเชื่อมต่อของโรงแรม
สิ่งที่ช่วยให้แนวทางนี้ได้ผลในทางปฏิบัติคือการผูกการสั่งรันเข้ากับสิ่งที่คุณทำอยู่แล้ว แทนที่จะพึ่งพาเพียงความตั้งใจ เช่น เมื่อสิ้นสุดวันทำงาน หลังจากที่คุณส่งใบแจ้งหนี้ หรือก่อนที่คุณจะพับฝาแล็ปท็อปในวันศุกร์ การแตะสองครั้งในช่วงเวลาที่มีอยู่แล้วในแต่ละสัปดาห์ ได้ผลดีกว่าการตั้งการแจ้งเตือนที่คุณจะเริ่มกดข้ามในอีกสามสัปดาห์ข้างหน้า
สิ่งที่การตั้งค่านี้ไม่ได้ทำ
การทำความเข้าใจขอบเขตอย่างชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญ เพราะแผนการสำรองข้อมูลที่คุณเข้าใจผิดย่อมแย่กว่าแผนที่คุณรู้ขีดจำกัดของมัน:
- ไม่ใช่การทำงานร่วมกัน Sync ไม่มีการแชร์พื้นที่ทำงาน ไม่มีการกำหนดสิทธิ์สำหรับแต่ละไฟล์ และไม่มีบัญชีสำหรับทีม แอปทำหน้าที่ย้ายไฟล์ระหว่างที่เก็บข้อมูลที่คุณควบคุมอยู่แล้ว หากธุรกิจของคุณต้องการการเข้าถึงร่วมกัน ให้ใช้เครื่องมือเดิมที่คุณใช้อยู่ต่อไป และให้ Sync เป็นเลเยอร์ที่คอยดูแลให้มีสำเนาไฟล์อยู่ในที่อื่น
- ไม่รองรับ NAS หรือไดรฟ์เครือข่าย หากคุณมี NAS อุปกรณ์ดังกล่าวจะอยู่นอกขอบเขตของ Sync และคุณต้องจัดการแยกต่างหาก
- ไม่ใช่ระบบจัดการเวอร์ชันไฟล์ หากคุณต้องการกู้คืนสถานะของเอกสารจากเมื่อสามสัปดาห์ก่อนโดยเฉพาะ นั่นเป็นหน้าที่ของประวัติเวอร์ชันของผู้ให้บริการคลาวด์ของคุณเอง หรือเครื่องมือจัดการเวอร์ชันที่เหมาะสม
- ไม่สามารถทดแทนซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ การสำรองข้อมูลบัญชีแยกประเภทที่ส่งออกออกมา ไม่เหมือนกับการสำรองข้อมูลบัญชีสดที่กำลังทำงานอยู่ ดังนั้นโปรดตรวจสอบสิ่งที่ผู้ให้บริการของคุณมีให้แยกต่างหาก
ค่าใช้จ่าย
การเชื่อมต่อไดรฟ์ใดก็ได้หนึ่งไดรฟ์ใน Sync นั้นฟรีและมีโฆษณา ซึ่งเพียงพอสำหรับการทดลองสำรองข้อมูลบนคลาวด์เพียงบริการเดียวกับโฟลเดอร์ขนาดเล็ก แผนบริการฟรีจำกัดปริมาณข้อมูลที่สามารถถ่ายโอนได้ในแต่ละงาน ดังนั้นการสำรองข้อมูลโฟลเดอร์ขนาดใหญ่จะต้องใช้การอัปเกรดแบบชำระเงิน การอัปเกรดดังกล่าวยังเพิ่มการเชื่อมต่อหลายไดรฟ์พร้อมกัน การรองรับไดรฟ์ USB และไดรฟ์ภายนอก รวมถึงประสบการณ์การใช้งานที่ไม่มีโฆษณา โดยมีให้เลือกทั้งแบบการสมัครสมาชิกหรือการซื้อขาดแบบตลอดชีพครั้งเดียว เนื่องจากแผนการในที่นี้กำหนดให้มีทั้งสำเนาบนคลาวด์และสำเนาในเครื่อง การตั้งค่านี้จึงจัดอยู่ในระดับที่ต้องอัปเกรดดังกล่าว
เมื่อเทียบกับค่าใช้จ่ายในการกู้คืนบันทึกข้อมูลของลูกค้าตลอดทั้งเดือน นี่คือรายการค่าใช้จ่ายที่ประหยัดที่สุดในธุรกิจของคุณ
เริ่มต้นด้วยเวอร์ชันช่วงบ่าย
หากแผนการแบบเต็มรูปแบบมากเกินกว่าที่คุณต้องการจัดการในวันนี้ ให้ทำเวอร์ชันย่อแล้วหยุดไว้แค่นั้น นำงานปัจจุบันของลูกค้าและใบแจ้งหนี้ของคุณมารวมไว้ในโฟลเดอร์เดียว สำรองข้อมูลโฟลเดอร์นั้นไปยังไดรฟ์คลาวด์หนึ่งแห่ง แล้วสั่งรันงาน
นั่นคือสำเนาหนึ่งชุด นอกสถานที่ ของสองสิ่งที่สร้างรายได้ให้คุณอย่างแท้จริง และทำให้คุณก้าวล้ำหน้าคนส่วนใหญ่ที่ดำเนินธุรกิจบนแล็ปท็อปเพียงเครื่องเดียว ส่วนไดรฟ์ภายนอกและโครงสร้างที่เหลือสามารถรอไว้ในสัปดาห์ที่มีเวลาว่างมากกว่านี้ได้
รับ Sync
Sync เชื่อมต่อ Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 ตลอดจนไดรฟ์ USB และไดรฟ์ภายนอกได้จากแอปเดียวบน iPhone และ iPad, Android, Mac, และ Windows หากคุณกำลังตั้งค่าตั้งแต่เริ่มต้น วิธีซิงค์ไฟล์ไปยัง Google Drive, Dropbox และอื่นๆ จะแนะนำขั้นตอนการเชื่อมต่อปลายทางแรกของคุณ
