De flesta råd om företags säkerhetskopiering förutsätter att det finns en IT-person att lämna över det till. För en frilansare eller ett företag med två eller tre personer finns det inte, och hela verksamheten ligger vanligtvis på en bärbar dator: kundarbete, fakturamappen, signerade kontrakt, skattedokument, den halvfärdiga saken som ska in på fredag. Säkerhetskopiering för frilansare är egentligen inte ett tekniskt problem. Det är en fråga om vad som händer med din inkomst om den där enda maskinen slutar fungera på en tisdag.

Här är en plan som tar en eftermiddag att ställa in, kostar väldigt lite och inte kräver att någon underhåller den.

Det som skiljer detta från personlig säkerhetskopiering

Om du förlorar personliga filer förlorar du minnen, och det är genuint smärtsamt. Om du förlorar företagsfiler förlorar du minnen och förmågan att fakturera.

Den andra delen är vad folk underskattar. En trasig enhet kostar dig inte bara arbetet, det kostar dig beviset på arbetet: vad du kom överens om, vad du redan har levererat, vad du är skyldig och av vem. Du slutar med att rekonstruera en månads register från din e-post samtidigt som du försöker fortsätta tjäna pengar. Återhämtningen är lång, och den landar vid det exakta ögonblicket då du har minst kapacitet att absorbera det.

Så den användbara frågan är inte ”har jag säkerhetskopior”. Det är hur många dagar av obetald rekonstruktion är jag för närvarande ett maskinvarufel ifrån.

De tre sakerna värda att skydda, i ordning

Inte allt på din bärbara dator förtjänar samma behandling. Att sortera in det i tre grupper gör resten av besluten uppenbara.

1. Aktivt kundarbete. Det som pågår just nu. Detta förändras dagligen och det är det mest smärtsamma att förlora, eftersom det vanligtvis inte kan återskapas från någon annanstans. Det behöver de mest frekventa kopiorna.

2. Finansiella och juridiska dokument. Fakturor, kontrakt, kvitton, skattedokument. Detta förändras långsamt och har en obehagligare feltyp än aktivt arbete: du upptäcker inte att det är borta förrän någon frågar efter det, vilket kanske är två år från nu. Det behöver de mest hållbara kopiorna, och det behöver kontrolleras ibland.

3. Allt annat. Referensmaterial, gamla projekt, tillgångar som du kan ladda ner igen eller be om igen. Värt att ha, inte värt att förlora sömnen över.

Grupp 1 och 2 är företaget. Om du bara någonsin gör en sak efter att ha läst detta, se till att få dessa två i en mappstruktur du kan rikta en säkerhetskopia mot.

Planen: två kopior, två olika platser

Det vanliga rådet här är 3-2-1-regeln, och det överlever kontakten med ett småföretag bättre än de flesta standardråd. Tre kopior, två typer av lagring, en någon annanstans. För ett enmansföretag är det:

  • Den arbetande kopian på din bärbara dator. Den här existerar redan.
  • En kopia på en extern enhet, vilket är billigt, snabbt och hanterar fallet där den bärbara datorn dör.
  • En kopia i en molntjänst, vilket hanterar fallet där något händer med rummet som både den bärbara datorn och enheten befinner sig i.

Två av dessa tre är i din byggnad, vilket är exakt anledningen till att den tredje spelar roll. 3-2-1 säkerhetskopieringsregeln förklarad går igenom resonemanget om du vill ha det i sin helhet, och moln vs extern enhet vs NAS täcker hur de alternativen misslyckas på olika sätt.

En sak att vara medveten om: en molnmapp som speglar din bärbara dator är inte en andra kopia i den bemärkelse som spelar roll. Om du raderar en fil lokalt kommer en speglingsuppsättning hjälpsamt att radera den i molnet också. Det är distinktionen som säkerhetskopiering vs synkronisering handlar om, och att få det fel är det vanligaste sättet som folk upptäcker att deras säkerhetskopia aldrig var en säkerhetskopia.

Att ställa in det med Sync

Sync by Miciniti ansluter Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 samt USB och externa enheter i en och samma app, så båda kopiorna är uppgifter på samma plats snarare än två separata sysslor i två separata verktyg.

Inställningen, en gång:

  1. Få dina företagsfiler i en förutsägbar mappstruktur. Något så enkelt som Kunder, Ekonomi och Admin räcker. Detta är steget folk hoppar över och det är det som gör allt efter det enkelt.
  2. Lägg till din molntjänst i Sync som en enhet och anslut din externa enhet som en annan.
  3. Skapa en Säkerhetskopierings-uppgift från din företagsmapp till molndestinationen.
  4. Skapa en andra Säkerhetskopierings-uppgift från samma mapp till den externa enheten.
  5. Kör båda.

Båda uppgifterna förblir sparade, så att uppdatera någon av kopiorna senare är ett tryck, inte en ny inställning varje gång.

Säkerhetskopiering är den rätta operationen här snarare än en av speglingsfunktionerna, och anledningen är värd att veta: Säkerhetskopiering raderar aldrig något på destinationen. Om du tar bort en fil från din bärbara dator stannar kopian i andra änden kvar. Av de fem operationerna är det bara Full synkronisering som speglar raderingar, vilket är en verklig funktion när du vill att två platser ska vara identiska och en verklig fara när det du ville ha var ett arkiv. De fem synkroniseringslägena förklarade täcker när var och en gäller.

Ingenting körs på egen hand, och för ett företag slår det åt båda hållen

Värt att uttrycka tydligt, eftersom det förändrar hur du planerar kring detta: Sync-uppgifter körs när du trycker på dem. Det finns ingen bakgrundstjänst som tittar på dina mappar och kopierar filer medan du arbetar.

Den ärliga tolkningen av den kompromissen: du ger upp ”ställ in det och glöm det”, vilket för företagsfiler är en verklig kostnad, och du får vissheten att inget lämnar din maskin utan dig och att en kundmapp inte tyst laddas upp via en hotellanslutning.

Det som får det att fungera i praktiken är att koppla körningen till något du redan gör, istället för till viljestyrka. I slutet av arbetsdagen. Efter att du har skickat en faktura. Innan du stänger den bärbara datorn på fredag. Två tryck i ett ögonblick som redan finns i din vecka slår en påminnelse som du kommer att börja ignorera om tre veckor.

Vad den här inställningen inte gör

Att vara tydlig med gränserna, eftersom en säkerhetskopieringsplan som du har missförstått är sämre än en som du känner gränserna för:

  • Det är inte samarbete. Sync har inga delade arbetsytor, inga behörigheter per fil och inga teamkonton. Den flyttar dina filer mellan lagring som du redan kontrollerar. Om ditt företag behöver delad åtkomst, fortsätt att använda vad du än använder för det, och låt Sync vara lagret som ser till att kopior finns på andra ställen.
  • Det stöder inte NAS eller nätverksenheter. Om du har en NAS stannar den utanför Sync och du hanterar den separat.
  • Det är inte ett versionshanteringssystem. Om du behöver återställa tillståndet för ett dokument från för tre veckor sedan specifikt, är det ett jobb för din molnleverantörs egna versionshistorik eller ett riktigt versionshanteringsverktyg.
  • Det ersätter inte din bokföringsprogramvara. Att säkerhetskopiera en exporterad huvudbok är inte samma sak som att säkerhetskopiera ett aktivt konto, så kontrollera separat vad din leverantör erbjuder för det.

Vad det kostar

Att ansluta en enskild enhet i Sync är gratis och annonsstött, vilket räcker för att prova en enda säkerhetskopiering till molnet på en liten mapp. Den fria nivån begränsar hur mycket en enskild uppgift kan överföra, så att säkerhetskopiera en stor mapp kräver den betalda uppgraderingen. Den uppgraderingen lägger också till anslutning av flera enheter samtidigt, stöd för USB och externa enheter och en annonsfri upplevelse, och den är tillgänglig som en prenumeration eller ett engångsköp för livstid. Eftersom planen här avsiktligt är en molnkopia och en lokal, är det nivån som denna inställning landar i.

Ställt mot kostnaden för att rekonstruera en månads kundregister är det den billigaste utgiftsposten i verksamheten.

Börja med eftermiddagsversionen

Om den fullständiga planen är mer än du vill ta dig an idag, gör den reducerade versionen och stanna där. Lägg ditt aktiva kundarbete och dina fakturor i en mapp. Säkerhetskopiera den mappen till en molnenhet. Kör det.

Det är en kopia, på en annan plats, av de två saker som faktiskt betalar dig, och det placerar dig före de flesta som driver ett företag från en bärbar dator. Den externa enheten och resten av strukturen kan vänta till en lugnare vecka.

Skaffa Sync

Sync ansluter Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 och USB samt externa enheter från en enda app på iPhone och iPad, Android, Mac och Windows. Om du ställer in detta från grunden går hur man synkroniserar filer till Google Drive, Dropbox och mer igenom hur du ansluter dina första destinationer.

Vanliga frågor

Vad är den bästa strategin för säkerhetskopiering för en frilansare?

Tre kopior av allt du skulle hata att förlora, på två olika typer av lagring, med en av dem någon annanstans än på ditt skrivbord. För ett enmansföretag innebär det vanligtvis arbetskopian på din bärbara dator, en kopia på en extern enhet och en kopia i en molntjänst. Det låter komplicerat när det skrivs ner, men det är två sparade uppgifter och en vana att köra dem, och det är skillnaden mellan att en trasig bärbar dator kostar dig en dag eller kostar dig en månad.

Hur ofta ska ett småföretag säkerhetskopiera sina filer?

Fråga det omvänt: hur mycket arbete har du råd att göra om? Om det vore överlevbart att förlora en veckas kundarbete är varje vecka bra. Om det inte vore det, säkerhetskopiera i slutet av varje arbetsdag, eller direkt efter alla sessioner som producerade något du inte kunde återskapa från minnet. Knyt det till ett ögonblick du redan har istället för en kalenderpåminnelse, som i slutet av fredagen eller punkten då du skickar en faktura.

Räcker molnlagring i sig självt för företagsfiler?

Det täcker katastrofen din byggnad kan råka ut för, vilket är felet de flesta glömmer bort, men i sig självt är det fortfarande en kopia på ett konto. Konton blir låsta, kort går ut, och en fil som raderas på din bärbara dator kan försvinna från en synkroniserad molnmapp också. En andra kopia på en extern enhet kostar bara en gång och täcker de fall där molnkontot är det som slutade fungera.

Säkerhetskopierar Sync mina filer automatiskt i bakgrunden?

Nej. Sync-uppgifter körs när du kör dem. Du ställer in en uppgift en gång, väljer källa, destination och operation, och trycker sedan på den när du vill uppdatera kopian. Det finns ingen bakgrundstjänst som tittar på dina mappar, vilket innebär att inget lämnar din enhet utan dig, och det innebär också att säkerhetskopieringen bara sker om du bygger vanan.

Kan Sync hantera fildelning och behörigheter för mitt team?

Nej, och det försöker inte heller. Sync flyttar dina filer mellan den lagring du redan använder, så det är ett verktyg för säkerhetskopiering och överföring snarare än en samarbetsplattform. Det finns inga delade arbetsytor, inga behörigheter per fil och inga teamkonton. Om ditt företag behöver dessa, fortsätt använda vad du än använder för dem och behandla Sync som lagret som ser till att kopior existerar någon annanstans.

Vad ska jag göra med de filer jag är juridiskt skyldig att behålla?

Behandla dem annorlunda än aktivt arbete, eftersom de har en annan feltyp: du kommer inte att märka att de saknas förrän någon frågar efter dem, möjligen flera år senare. Håll fakturor, kontrakt och skattedokument i en egen mapp, inkludera den mappen i både säkerhetskopior på externa enheter och i molnet, och kontrollera en gång om året att kopiorna faktiskt är läsbara istället för att bara anta det.