A maioria dos conselhos sobre backup de negócios assume que há uma pessoa de TI para cuidar disso. Para um freelancer ou um negócio de dois ou três, não há, e toda a operação geralmente fica em um laptop: o trabalho do cliente, a pasta de faturas, os contratos assinados, os registros fiscais, a coisa inacabada que tem que ser entregue sexta-feira. Backup para freelancers não é realmente um problema técnico. É uma questão de o que acontece com sua renda se essa única máquina parar de funcionar em uma terça-feira.

Aqui está um plano que leva uma tarde para configurar, custa muito pouco e não precisa de ninguém para mantê-lo.

O que torna isso diferente do backup pessoal

Se você perder arquivos pessoais, perderá memórias, e isso é genuinamente doloroso. Se você perder arquivos de negócios, perderá memórias e a capacidade de faturar.

Essa segunda parte é a que as pessoas subestimam. Uma unidade morta não custa a você apenas o trabalho, custa a você a evidência do trabalho: o que você concordou, o que você já entregou, o que lhe é devido e por quem. Você acaba reconstruindo um mês de registros a partir do seu e-mail, enquanto também tenta continuar ganhando dinheiro. A recuperação é longa e ocorre exatamente no momento em que você tem menos capacidade de absorvê-la.

Portanto, a pergunta útil não é "estou com os backups em dia". É quantos dias de reconstrução não remunerada estou atualmente a uma falha de hardware de distância.

As três coisas que vale a pena proteger, em ordem

Nem tudo no seu laptop merece o mesmo tratamento. Classificá-los em três grupos torna óbvio o resto das decisões.

1. Trabalho ativo com clientes. As coisas em andamento agora mesmo. Isso muda diariamente e é o mais doloroso de perder, porque geralmente não pode ser reconstruído de nenhum outro lugar. Precisa das cópias mais frequentes.

2. Registros financeiros e legais. Faturas, contratos, recibos, documentos fiscais. Isso muda lentamente e tem um modo de falha mais desagradável que o trabalho ativo: você não descobre que se foi até que alguém o solicite, o que pode ocorrer daqui a dois anos. Ele precisa das cópias mais duráveis, e precisa de verificações ocasionais.

3. Todo o resto. Material de referência, projetos antigos, ativos que você poderia baixar novamente ou solicitar novamente. Vale a pena ter, mas não vale a pena perder o sono.

Os grupos 1 e 2 são o negócio. Se você for fazer apenas uma coisa depois de ler isso, coloque os dois em uma estrutura de pastas para a qual você possa apontar um backup.

O plano: duas cópias, dois lugares diferentes

O conselho padrão aqui é a regra 3-2-1, e ela sobrevive ao contato com uma pequena empresa melhor que a maioria dos conselhos padrão. Três cópias, dois tipos de armazenamento, uma em outro lugar. Para um negócio de uma pessoa, isso é:

  • A cópia de trabalho no seu laptop. Esta já existe.
  • Uma cópia em uma unidade externa, que é barata, rápida e lida com o caso de o laptop morrer.
  • Uma cópia em um serviço em nuvem, que lida com o caso de algo acontecer na sala em que o laptop e a unidade estão.

Duas dessas três estão no seu prédio, que é exatamente o motivo pelo qual a terceira importa. A regra de backup 3-2-1 explicada percorre o raciocínio caso você o queira na íntegra, e nuvem vs unidade externa vs NAS cobre como essas opções falham de forma diferente.

Uma coisa sobre a qual ser deliberado: uma pasta na nuvem que espelha seu laptop não é uma segunda cópia no sentido que importa. Se você excluir um arquivo localmente, uma configuração de espelhamento o excluirá na nuvem também de forma prestativa. Essa é a distinção da qual trata o backup vs sincronização, e errar isso é a maneira mais comum pela qual as pessoas descobrem que seu backup nunca foi um backup.

Configurando-o com o Sync

O Sync by Miciniti conecta Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, e pen drives e unidades externas em um aplicativo, para que as duas cópias sejam tarefas no mesmo lugar em vez de duas tarefas domésticas separadas em duas ferramentas separadas.

A configuração, uma vez:

  1. Coloque seus arquivos de negócios em uma estrutura de pastas previsível. Algo tão simples como Clientes, Finanças e Administração já basta. Este é o passo que as pessoas pulam e é o que torna tudo depois dele mais fácil.
  2. Adicione seu serviço em nuvem no Sync como uma unidade e conecte sua unidade externa como outra.
  3. Crie uma tarefa de Backup da sua pasta de negócios para o destino na nuvem.
  4. Crie uma segunda tarefa de Backup da mesma pasta para a unidade externa.
  5. Execute as duas.

Ambas as tarefas ficam salvas, portanto, atualizar qualquer uma das cópias mais tarde será com um toque, não uma nova configuração a cada vez.

Backup é a operação correta aqui, em vez de uma das de espelhamento, e o motivo vale a pena saber: o Backup nunca exclui nada no destino. Se você remover um arquivo do seu laptop, a cópia no outro lado permanecerá. Das cinco operações, apenas a Sincronização completa espelha as exclusões, o que é um recurso real quando você quer dois locais idênticos e um risco real quando o que você queria era um arquivo. Os cinco modos de sincronização explicados cobrem quando cada um se aplica.

Nada funciona sozinho, e para os negócios isso tem dois lados

Vale a pena declarar claramente, porque isso muda a forma como você planeja isso: as tarefas do Sync são executadas quando você toca nelas. Não há serviço em segundo plano assistindo às suas pastas e copiando os arquivos enquanto você trabalha.

A leitura honesta dessa troca: você abre mão do "configure e esqueça", o que para arquivos comerciais é um custo real, e obtém a certeza de que nada sai da sua máquina sem você, e que uma pasta de cliente não está sendo enviada silenciosamente em uma conexão de hotel.

O que o faz funcionar na prática é anexar a execução a algo que você já faz, em vez de à força de vontade. Final do dia de trabalho. Depois de enviar uma fatura. Antes de fechar o laptop na sexta-feira. Dois toques em um momento que já existe na sua semana supera um lembrete que você começará a ignorar em três semanas.

O que esta configuração não faz

Sendo claro sobre os limites, porque um plano de backup que você não entendeu bem é pior do que aquele sobre o qual você conhece os limites:

  • Não é colaboração. O Sync não tem espaços de trabalho compartilhados, permissões por arquivo e contas de equipe. Ele move seus arquivos entre o armazenamento que você já controla. Se seu negócio precisar de acesso compartilhado, continue a usar o que você usa para isso e deixe o Sync ser a camada que garante que as cópias existam em outro lugar.
  • Ele não tem suporte a NAS ou unidades de rede. Se você tem um NAS, ele permanece fora do Sync e você o gerencia separadamente.
  • Não é um sistema de controle de versões. Se você precisar recuperar o estado de um documento de três semanas atrás especificamente, esse é um trabalho para o próprio histórico de versões do seu provedor de nuvem ou para uma ferramenta de versão adequada.
  • Ele não substitui seu software de contabilidade. Fazer backup de um livro-razão exportado não é o mesmo que fazer backup de uma conta real, portanto, verifique o que seu provedor oferece para isso separadamente.

O que isso custa

Conectar qualquer unidade no Sync é gratuito e suportado por anúncios, o que é suficiente para tentar um único backup na nuvem em uma pequena pasta. A camada gratuita limita o quanto uma única tarefa pode transferir, portanto, fazer backup de uma pasta grande requer o Upgrade pago. Essa atualização também adiciona conexão a várias unidades ao mesmo tempo, suporte a unidades externas e pen drives, e uma experiência livre de anúncios, e está disponível como uma assinatura ou uma compra vitalícia única. Uma vez que o plano aqui é deliberadamente uma cópia em nuvem e uma cópia local, é nesta camada que essa configuração se enquadra.

Comparado ao custo de reconstruir um mês de registros de clientes, é o item de linha mais barato da empresa.

Comece com a versão da tarde

Se o plano completo for mais do que você deseja assumir hoje, faça a versão reduzida e pare por aí. Coloque seu trabalho ativo com os clientes e suas faturas em uma pasta. Faça backup dessa pasta em uma unidade em nuvem. Execute-o.

Isso é uma cópia, fora do local, das duas coisas que realmente lhe pagam, e isso o coloca à frente da maioria das pessoas que gerenciam negócios a partir de um laptop. A unidade externa e o resto da estrutura podem esperar por uma semana mais tranquila.

Obtenha o Sync

O Sync conecta o Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, e unidades externas e pen drives de um aplicativo no iPhone e iPad, Android, Mac e Windows. Se você estiver configurando isso do zero, como sincronizar arquivos com o Google Drive, Dropbox e mais o orienta a conectar seus primeiros destinos.

Perguntas frequentes

Qual é a melhor estratégia de backup para um freelancer?

Três cópias de qualquer coisa que você odiaria perder, em dois tipos diferentes de armazenamento, com uma delas em algum lugar que não seja sua mesa. Para um negócio de uma pessoa, isso geralmente significa a cópia de trabalho no seu laptop, uma cópia em uma unidade externa e uma cópia em um serviço em nuvem. Parece elaborado por escrito, mas são duas tarefas salvas e o hábito de executá-las, e é a diferença entre um laptop morto custar a você um dia e custar a você um mês.

Com que frequência uma pequena empresa deve fazer backup de seus arquivos?

Pergunte a si mesmo ao contrário: quanto trabalho você pode se dar ao luxo de refazer? Se perder uma semana de trabalho do cliente for tolerável, semanalmente está bom. Se não for, faça backup no final de cada dia de trabalho, ou logo após qualquer sessão que tenha produzido algo que você não pudesse reconstruir de memória. Vincule a um momento que você já tem, em vez de um lembrete no calendário, como o final da sexta-feira ou o ponto em que você envia uma fatura.

O armazenamento em nuvem é suficiente por conta própria para arquivos de negócios?

Ele cobre o desastre que seu prédio pode ter, que é a falha da qual a maioria das pessoas se esquece, mas por si só ainda é uma cópia em uma conta. As contas são bloqueadas, os cartões expiram e um arquivo excluído no seu laptop também pode desaparecer de uma pasta sincronizada em nuvem. Uma segunda cópia em uma unidade externa tem um custo único e cobre os casos em que a conta na nuvem é a coisa que falhou.

O Sync faz backup dos meus arquivos automaticamente em segundo plano?

Não. As tarefas do Sync são executadas quando você as executa. Você configura uma tarefa uma vez, escolhendo a origem, o destino e a operação, e depois toca nela sempre que quiser que a cópia seja atualizada. Não há um serviço em segundo plano monitorando suas pastas, o que significa que nada sai do seu dispositivo sem você, e também significa que o backup só acontece se você criar o hábito.

O Sync pode lidar com o compartilhamento de arquivos e as permissões para a minha equipe?

Não, e ele não está tentando fazer isso. O Sync move seus arquivos entre o armazenamento que você já usa, por isso é uma ferramenta de backup e transferência, e não uma plataforma de colaboração. Não há espaços de trabalho compartilhados, nenhuma permissão por arquivo e nenhuma conta de equipe. Se seu negócio precisa disso, continue usando o que quer que você use para isso e trate o Sync como a camada que garante que existam cópias em outro lugar.

O que devo fazer em relação aos arquivos que sou legalmente obrigado a guardar?

Trate-os de forma diferente do trabalho ativo, porque eles têm um modo de falha diferente: você não notará que eles estão faltando até que alguém os peça, possivelmente anos depois. Mantenha as faturas, os contratos e os registros fiscais em sua própria pasta, inclua essa pasta em seus backups em nuvem e de unidade externa e verifique uma vez por ano se as cópias são realmente legíveis em vez de supor.