A maioria dos conselhos sobre backup de negócios assume que há uma pessoa de TI para cuidar disso. Para um freelancer ou um negócio de dois ou três, não há, e toda a operação geralmente fica em um laptop: o trabalho do cliente, a pasta de faturas, os contratos assinados, os registros fiscais, a coisa inacabada que tem que ser entregue sexta-feira. Backup para freelancers não é realmente um problema técnico. É uma questão de o que acontece com sua renda se essa única máquina parar de funcionar em uma terça-feira.

Aqui está um plano que leva uma tarde para configurar, custa muito pouco e não precisa de ninguém para mantê-lo.

O que torna isso diferente do backup pessoal

Se você perder arquivos pessoais, perderá memórias, e isso é genuinamente doloroso. Se você perder arquivos de negócios, perderá memórias e a capacidade de faturar.

Essa segunda parte é a que as pessoas subestimam. Uma unidade morta não custa a você apenas o trabalho, custa a você a evidência do trabalho: o que você concordou, o que você já entregou, o que lhe é devido e por quem. Você acaba reconstruindo um mês de registros a partir do seu e-mail, enquanto também tenta continuar ganhando dinheiro. A recuperação é longa e ocorre exatamente no momento em que você tem menos capacidade de absorvê-la.

Portanto, a pergunta útil não é "estou com os backups em dia". É quantos dias de reconstrução não remunerada estou atualmente a uma falha de hardware de distância.

As três coisas que vale a pena proteger, em ordem

Nem tudo no seu laptop merece o mesmo tratamento. Classificá-los em três grupos torna óbvio o resto das decisões.

1. Trabalho ativo com clientes. As coisas em andamento agora mesmo. Isso muda diariamente e é o mais doloroso de perder, porque geralmente não pode ser reconstruído de nenhum outro lugar. Precisa das cópias mais frequentes.

2. Registros financeiros e legais. Faturas, contratos, recibos, documentos fiscais. Isso muda lentamente e tem um modo de falha mais desagradável que o trabalho ativo: você não descobre que se foi até que alguém o solicite, o que pode ocorrer daqui a dois anos. Ele precisa das cópias mais duráveis, e precisa de verificações ocasionais.

3. Todo o resto. Material de referência, projetos antigos, ativos que você poderia baixar novamente ou solicitar novamente. Vale a pena ter, mas não vale a pena perder o sono.

Os grupos 1 e 2 são o negócio. Se você for fazer apenas uma coisa depois de ler isso, coloque os dois em uma estrutura de pastas para a qual você possa apontar um backup.

O plano: duas cópias, dois lugares diferentes

O conselho padrão aqui é a regra 3-2-1, e ela sobrevive ao contato com uma pequena empresa melhor que a maioria dos conselhos padrão. Três cópias, dois tipos de armazenamento, uma em outro lugar. Para um negócio de uma pessoa, isso é:

  • A cópia de trabalho no seu laptop. Esta já existe.
  • Uma cópia em uma unidade externa, que é barata, rápida e lida com o caso de o laptop morrer.
  • Uma cópia em um serviço em nuvem, que lida com o caso de algo acontecer na sala em que o laptop e a unidade estão.

Duas dessas três estão no seu prédio, que é exatamente o motivo pelo qual a terceira importa. A regra de backup 3-2-1 explicada percorre o raciocínio caso você o queira na íntegra, e nuvem vs unidade externa vs NAS cobre como essas opções falham de forma diferente.

Uma coisa sobre a qual ser deliberado: uma pasta na nuvem que espelha seu laptop não é uma segunda cópia no sentido que importa. Se você excluir um arquivo localmente, uma configuração de espelhamento o excluirá na nuvem também de forma prestativa. Essa é a distinção da qual trata o backup vs sincronização, e errar isso é a maneira mais comum pela qual as pessoas descobrem que seu backup nunca foi um backup.

Configurando-o com o Sync

O Sync by Miciniti conecta Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, e pen drives e unidades externas em um aplicativo, para que as duas cópias sejam tarefas no mesmo lugar em vez de duas tarefas domésticas separadas em duas ferramentas separadas.

A configuração, uma vez:

  1. Coloque seus arquivos de negócios em uma estrutura de pastas previsível. Algo tão simples como Clientes, Finanças e Administração já basta. Este é o passo que as pessoas pulam e é o que torna tudo depois dele mais fácil.
  2. Adicione seu serviço em nuvem no Sync como uma unidade e conecte sua unidade externa como outra.
  3. Crie uma tarefa de Backup da sua pasta de negócios para o destino na nuvem.
  4. Crie uma segunda tarefa de Backup da mesma pasta para a unidade externa.
  5. Execute as duas.

Ambas as tarefas ficam salvas, portanto, atualizar qualquer uma das cópias mais tarde será com um toque, não uma nova configuração a cada vez.

Backup é a operação correta aqui, em vez de uma das de espelhamento, e o motivo vale a pena saber: o Backup nunca exclui nada no destino. Se você remover um arquivo do seu laptop, a cópia no outro lado permanecerá. Das cinco operações, apenas a Sincronização completa espelha as exclusões, o que é um recurso real quando você quer dois locais idênticos e um risco real quando o que você queria era um arquivo. Os cinco modos de sincronização explicados cobrem quando cada um se aplica.

Nada funciona sozinho, e para os negócios isso tem dois lados

Vale a pena declarar claramente, porque isso muda a forma como você planeja isso: as tarefas do Sync são executadas quando você toca nelas. Não há serviço em segundo plano assistindo às suas pastas e copiando os arquivos enquanto você trabalha.

A leitura honesta dessa troca: você abre mão do "configure e esqueça", o que para arquivos comerciais é um custo real, e obtém a certeza de que nada sai da sua máquina sem você, e que uma pasta de cliente não está sendo enviada silenciosamente em uma conexão de hotel.

O que o faz funcionar na prática é anexar a execução a algo que você já faz, em vez de à força de vontade. Final do dia de trabalho. Depois de enviar uma fatura. Antes de fechar o laptop na sexta-feira. Dois toques em um momento que já existe na sua semana supera um lembrete que você começará a ignorar em três semanas.

O que esta configuração não faz

Sendo claro sobre os limites, porque um plano de backup que você não entendeu bem é pior do que aquele sobre o qual você conhece os limites:

  • Não é colaboração. O Sync não tem espaços de trabalho compartilhados, permissões por arquivo e contas de equipe. Ele move seus arquivos entre o armazenamento que você já controla. Se seu negócio precisar de acesso compartilhado, continue a usar o que você usa para isso e deixe o Sync ser a camada que garante que as cópias existam em outro lugar.
  • Ele não tem suporte a NAS ou unidades de rede. Se você tem um NAS, ele permanece fora do Sync e você o gerencia separadamente.
  • Não é um sistema de controle de versões. Se você precisar recuperar o estado de um documento de três semanas atrás especificamente, esse é um trabalho para o próprio histórico de versões do seu provedor de nuvem ou para uma ferramenta de versão adequada.
  • Ele não substitui seu software de contabilidade. Fazer backup de um livro-razão exportado não é o mesmo que fazer backup de uma conta real, portanto, verifique o que seu provedor oferece para isso separadamente.

O que isso custa

Conectar qualquer unidade no Sync é gratuito e suportado por anúncios, o que é suficiente para tentar um único backup na nuvem em uma pequena pasta. A camada gratuita limita o quanto uma única tarefa pode transferir, portanto, fazer backup de uma pasta grande requer o Upgrade pago. Essa atualização também adiciona conexão a várias unidades ao mesmo tempo, suporte a unidades externas e pen drives, e uma experiência livre de anúncios, e está disponível como uma assinatura ou uma compra vitalícia única. Uma vez que o plano aqui é deliberadamente uma cópia em nuvem e uma cópia local, é nesta camada que essa configuração se enquadra.

Comparado ao custo de reconstruir um mês de registros de clientes, é o item de linha mais barato da empresa.

Comece com a versão da tarde

Se o plano completo for mais do que você deseja assumir hoje, faça a versão reduzida e pare por aí. Coloque seu trabalho ativo com os clientes e suas faturas em uma pasta. Faça backup dessa pasta em uma unidade em nuvem. Execute-o.

Isso é uma cópia, fora do local, das duas coisas que realmente lhe pagam, e isso o coloca à frente da maioria das pessoas que gerenciam negócios a partir de um laptop. A unidade externa e o resto da estrutura podem esperar por uma semana mais tranquila.

Obtenha o Sync

O Sync conecta o Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, e unidades externas e pen drives de um aplicativo no iPhone e iPad, Android, Mac e Windows. Se você estiver configurando isso do zero, como sincronizar arquivos com o Google Drive, Dropbox e mais o orienta a conectar seus primeiros destinos.