De fleste råd om bedriftssikkerhetskopiering forutsetter at det finnes en IT-person å gi det til. For en frilanser eller en bedrift på to eller tre, gjør det ikke det, og hele operasjonen sitter vanligvis på én bærbar datamaskin: klientarbeid, fakturamappen, signerte kontrakter, skatteregistreringer, den halvferdige tingen som skal leveres på fredag. Sikkerhetskopiering for frilansere er egentlig ikke et teknisk problem. Det er et spørsmål om hva som skjer med inntekten din hvis den ene maskinen slutter å fungere på en tirsdag.

Her er en plan som tar en ettermiddag å sette opp, koster veldig lite, og ikke trenger noen for å vedlikeholde den.

Det som gjør dette annerledes enn personlig sikkerhetskopi

Hvis du mister personlige filer, mister du minner, og det er genuint smertefullt. Hvis du mister bedriftsfiler, mister du minner og evnen til å fakturere.

Den andre delen er det folk undervurderer. En død stasjon koster deg ikke bare arbeidet, den koster deg beviset på arbeidet: hva du gikk med på, hva du allerede leverte, hva du skyldes og av hvem. Du ender opp med å rekonstruere en måned med oppføringer fra e-posten din mens du også prøver å fortsette å tjene penger. Gjenopprettingen er lang, og den lander i det nøyaktige øyeblikket du har minst kapasitet til å absorbere den.

Så det nyttige spørsmålet er ikke «er jeg sikkerhetskopiert». Det er hvor mange dager med ubetalt rekonstruksjon er jeg for øyeblikket én maskinvarefeil unna.

De tre tingene verdt å beskytte, i rekkefølge

Ikke alt på den bærbare datamaskinen din fortjener den samme behandlingen. Å sortere det i tre grupper gjør resten av beslutningene åpenbare.

1. Aktivt klientarbeid. Tingene som pågår akkurat nå. Dette endres daglig og det er det mest smertefulle å miste, fordi det vanligvis ikke kan rekonstrueres fra noe annet sted. Det trenger de hyppigste kopiene.

2. Økonomiske og juridiske oppføringer. Fakturaer, kontrakter, kvitteringer, skattedokumenter. Dette endres sakte, og det har en styggere feilmodus enn aktivt arbeid: du finner ikke ut at det er borte før noen ber om det, noe som kan være to år fra nå. Det trenger de mest holdbare kopiene, og det trenger sporadisk kontroll.

3. Alt annet. Referansemateriale, gamle prosjekter, ressurser du kunne lastet ned på nytt eller bedt om på nytt. Verdt å ha, ikke verdt å miste søvn over.

Gruppe 1 og 2 er virksomheten. Hvis du bare gjør én ting etter å ha lest dette, få de to inn i en mappestruktur du kan peke en sikkerhetskopi mot.

Planen: to kopier, to forskjellige steder

Standardrådet her er 3-2-1-regelen, og den overlever kontakt med en småbedrift bedre enn de fleste standardråd. Tre kopier, to typer lagring, én et annet sted. For et enkeltpersonforetak er det:

  • Arbeidskopien på den bærbare datamaskinen din. Denne finnes allerede.
  • En kopi på en ekstern stasjon, som er billig, rask, og håndterer tilfellet der den bærbare datamaskinen dør.
  • En kopi i en skytjeneste, som håndterer tilfellet der noe skjer med rommet både laptopen og stasjonen sitter i.

To av de tre er i bygningen din, som er nøyaktig hvorfor den tredje betyr noe. 3-2-1-regelen for sikkerhetskopiering forklart går gjennom resonnementet hvis du vil ha det i sin helhet, og sky mot ekstern stasjon mot NAS dekker hvordan de alternativene feiler forskjellig.

Én ting å være bevisst på: en skymappe som speiler den bærbare datamaskinen din, er ikke en andre kopi i den forstand som betyr noe. Hvis du sletter en fil lokalt, vil et speilingsoppsett hjelpsomt slette den i skyen også. Det er skillet sikkerhetskopi mot synkronisering handler om, og å ta feil er den vanligste måten folk oppdager at deres sikkerhetskopi aldri var en sikkerhetskopi.

Å sette det opp med Sync

Sync by Miciniti kobler sammen Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, og USB- og eksterne stasjoner i én app, så begge kopiene er oppgaver på samme sted i stedet for to separate gjøremål i to separate verktøy.

Oppsettet, én gang:

  1. Få bedriftsfilene dine inn i en forutsigbar mappestruktur. Noe så enkelt som Kunder, Økonomi og Admin er nok. Dette er trinnet folk hopper over, og det er det som gjør alt etter det enkelt.
  2. Legg til skytjenesten din i Sync som en stasjon, og koble til den eksterne stasjonen din som en annen.
  3. Opprett en Sikkerhetskopiering-oppgave fra bedriftsmappen din til skydestinasjonen.
  4. Opprett en andre Sikkerhetskopiering-oppgave fra den samme mappen til den eksterne stasjonen.
  5. Kjør begge to.

Begge oppgavene forblir lagret, så å bringe en av kopiene oppdatert senere er ett trykk, ikke et helt nytt oppsett hver gang.

Sikkerhetskopiering er den rette operasjonen her snarere enn en av speilingsoperasjonene, og grunnen er verdt å vite: Sikkerhetskopiering sletter aldri noe på destinasjonen. Hvis du fjerner en fil fra den bærbare datamaskinen din, forblir kopien i den andre enden. Av de fem operasjonene er det bare Full synkronisering som speiler slettinger, noe som er en reell funksjon når du vil at to steder skal være identiske, og en reell fare når det du ønsket var et arkiv. 5 synkroniseringsmoduser forklart dekker når hver enkelt gjelder.

Ingenting kjører på egen hånd, og for en bedrift slår det begge veier

Verdt å slå fast tydelig, fordi det endrer hvordan du vil planlegge rundt dette: Sync-oppgaver kjører når du trykker på dem. Det er ingen bakgrunnstjeneste som ser på mappene dine og kopierer filer mens du jobber.

Den ærlige tolkningen av den avveiningen: du gir opp «sett det og glem det», som for bedriftsfiler er en reell kostnad, og du får vissheten om at ingenting forlater maskinen din uten deg, og at en klientmappe ikke i stillhet lastes opp over en hotelltilkobling.

Det som får det til å fungere i praksis er å knytte kjøringen til noe du allerede gjør, i stedet for til viljestyrke. Slutten av arbeidsdagen. Etter at du sender en faktura. Før du lukker den bærbare datamaskinen på fredag. To trykk på et tidspunkt som allerede eksisterer i uken din, slår en påminnelse du vil begynne å ignorere om tre uker.

Hva dette oppsettet ikke gjør

Være tydelig på grensene, fordi en plan for sikkerhetskopiering du har misforstått er verre enn en du kjenner grensene for:

  • Det er ikke samarbeid. Sync har ingen delte arbeidsområder, ingen tillatelser per fil, og ingen teamkontoer. Det flytter filene dine mellom lagring du allerede kontrollerer. Hvis bedriften din trenger delt tilgang, fortsett å bruke hva du enn bruker for det, og la Sync være laget som sørger for at kopier finnes andre steder.
  • Det støtter ikke NAS eller nettverksstasjoner. Hvis du har en NAS, holder den seg utenfor Sync og du administrerer den separat.
  • Det er ikke et versjonssystem. Hvis du trenger å gjenopprette tilstanden til et dokument fra tre uker siden spesifikt, er det en jobb for skyleverandørens egen versjonshistorikk eller et skikkelig versjoneringsverktøy.
  • Det erstatter ikke regnskapsprogramvaren din. Å ta sikkerhetskopi av en eksportert hovedbok er ikke det samme som å ta sikkerhetskopi av en live konto, så sjekk hva leverandøren din tilbyr for det separat.

Hva det koster

Å koble til en hvilken som helst stasjon i Sync er gratis og annonsestøttet, noe som er nok til å prøve en enkelt sikkerhetskopi til skyen på en liten mappe. Gratisnivået begrenser hvor mye en enkelt oppgave kan overføre, så å ta sikkerhetskopi av en stor mappe krever den betalte oppgraderingen. Den oppgraderingen legger også til tilkobling av flere stasjoner samtidig, støtte for USB og ekstern stasjon, og en annonsefri opplevelse, og den er tilgjengelig som et abonnement eller et engangskjøp for livstid. Siden planen her med vilje er en skykopi og en lokal en, er det det nivået dette oppsettet lander i.

Satt opp mot kostnaden av å rekonstruere en måned med klientregistreringer, er det den billigste posten i bedriften.

Start med ettermiddagsversjonen

Hvis den fulle planen er mer enn du vil påta deg i dag, gjør den reduserte versjonen og stopp der. Legg ditt aktive klientarbeid og fakturaene dine i én mappe. Ta sikkerhetskopi av den mappen til én skystasjon. Kjør den.

Det er én kopi, eksternt, av de to tingene som faktisk betaler deg, og det setter deg foran de fleste som driver en bedrift fra en bærbar datamaskin. Den eksterne stasjonen og resten av strukturen kan vente på en roligere uke.

Få Sync

Sync kobler til Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, og USB- og eksterne stasjoner fra én app på iPhone og iPad, Android, Mac, og Windows. Hvis du setter opp dette fra bunnen av, går hvordan synkronisere filer til Google Drive, Dropbox og mer gjennom tilkobling av dine første destinasjoner.

Ofte stilte spørsmål

Hva er den beste strategien for sikkerhetskopiering for en frilanser?

Tre kopier av alt du ville hate å miste, på to forskjellige typer lagring, med en av dem et annet sted enn skrivebordet ditt. For et enkeltpersonforetak betyr det vanligvis arbeidskopien på den bærbare datamaskinen, en kopi på en ekstern stasjon og en kopi i en skytjeneste. Det høres omfattende ut skrevet ned, men det er to lagrede oppgaver og en vane med å kjøre dem, og det er forskjellen mellom at en død bærbar PC koster deg en dag og koster deg en måned.

Hvor ofte bør en småbedrift ta sikkerhetskopi av filene sine?

Spør det den andre veien: hvor mye arbeid har du råd til å gjøre om igjen? Hvis det å miste en uke med klientarbeid ville være levelig, er ukentlig greit. Hvis det ikke ville være det, ta sikkerhetskopi ved slutten av hver arbeidsdag, eller rett etter en økt som produserte noe du ikke kunne rekonstruere fra minnet. Knyt det til et øyeblikk du allerede har fremfor en kalenderpåminnelse, som slutten av fredagen eller tidspunktet du sender en faktura.

Er skylagring nok på egen hånd for bedriftsfiler?

Det dekker katastrofen bygningen din kan ha, som er feilen folk flest glemmer, men på egen hånd er det fortsatt én kopi i én konto. Kontoer blir låst, kort utløper, og en fil slettet på din bærbare PC kan forsvinne fra en synkronisert sky-mappe også. En andre kopi på en ekstern stasjon koster én gang og dekker tilfellene der skykontoen er tingen som feilet.

Tar Sync sikkerhetskopi av filene mine automatisk i bakgrunnen?

Nei. Sync-oppgaver kjører når du kjører dem. Du setter opp en oppgave én gang, velger kilden, destinasjonen og operasjonen, og trykker på den når du vil at kopien skal oppdateres. Det er ingen bakgrunnstjeneste som ser på mappene dine, noe som betyr at ingenting forlater enheten din uten deg, og det betyr også at sikkerhetskopien bare skjer hvis du bygger vanen.

Kan Sync håndtere fildeling og tillatelser for teamet mitt?

Nei, og den prøver ikke på det. Sync flytter filene dine mellom lagringen du allerede bruker, så det er et verktøy for sikkerhetskopiering og overføring fremfor en samarbeidsplattform. Det er ingen delte arbeidsområder, ingen tillatelser per fil, og ingen teamkontoer. Hvis bedriften din trenger de tingene, fortsett å bruke hva du enn bruker for dem og behandle Sync som laget som sørger for at kopier finnes andre steder.

Hva bør jeg gjøre med filene jeg er lovpålagt å beholde?

Behandle dem annerledes enn aktivt arbeid, fordi de har en annen feilmodus: du vil ikke merke at de mangler før noen ber om dem, muligens flere år senere. Behold fakturaer, kontrakter og skatteregistreringer i sin egen mappe, inkluder den mappen i både ekstern-stasjon- og sky-sikkerhetskopiene dine, og sjekk en gang i året at kopiene faktisk er lesbare i stedet for å anta det.