ビジネスのバックアップに関するアドバイスのほとんどは、それを任せるIT担当者がいることを前提としています。フリーランスや2、3人のビジネスの場合、担当者はおらず、クライアントの作業、請求書フォルダ、署名入り契約書、税務記録、金曜日が期限の途中まで終わっている仕事など、すべての業務が1台のノートパソコンの中に入っているのが普通です。フリーランスのためのバックアップは、実は技術的な問題ではありません。それは、ある火曜日にその1台のマシンが動かなくなった場合、あなたの収入に何が起こるかという問題です。
ここでは、設定に午後1日しかかからず、費用もほとんどかからず、メンテナンスする人も必要ないプランを紹介します。
個人のバックアップとは異なる点
個人のファイルを失うと、思い出を失い、それは本当に辛いことです。ビジネスのファイルを失うと、思い出に加えて、請求する能力も失います。
この2つ目の部分が、人々が過小評価しているところです。ドライブが壊れると、仕事が失われるだけでなく、その仕事の証拠（何に同意したか、すでに何を納品したか、誰にいくら請求できるか）も失われます。稼ぎ続けようとしながら、1ヶ月分の記録をメールから再構築することになります。復旧には長い時間がかかり、それは最も対応能力がない最悪のタイミングで訪れます。
したがって、役立つ質問は「バックアップできているか」ではありません。**「ハードウェアの故障があと1回起きたら、無給で再構築しなければならない日数は現在何日か」**です。
保護する価値がある3つのもの（優先順位順）
ノートパソコンにあるすべてのものを同じように扱う必要はありません。3つのグループに分類することで、その後の決定が明白になります。
**1. アクティブなクライアントの仕事。**現在進行中のものです。これは日々変化し、他のどこからも再構築できないことが多いため、失うと最も痛手を負います。最も頻繁にコピーする必要があります。
**2. 財務および法的記録。**請求書、契約書、領収書、税務書類。変化は遅いですが、アクティブな仕事よりも厄介な障害モードを持っています。おそらく数年後に誰かに求められるまで、それが消えていることに気づきません。最も耐久性のあるコピーが必要であり、時々確認する必要があります。
**3. その他すべて。**参考資料、過去のプロジェクト、再ダウンロードまたは再要求できる資産。持っている価値はありますが、眠れなくなるほど失って困るものではありません。
グループ1と2がビジネスの本体です。これを読んだ後に1つだけ実行するなら、これら2つをバックアップ先として指定できるフォルダ構造に整理してください。
プラン：2つのコピーを、2つの異なる場所に
この分野での標準的なアドバイスは「3-2-1ルール」であり、中小企業の現場でも他の標準的なアドバイスよりも通用します。失いたくないものを、3つのコピー、2つの異なる種類のストレージ、1つは別の場所に。個人事業主の場合、これは以下のようになります。
- ノートパソコン上の作業コピー。これはすでに存在しています。
- 外付けドライブ上のコピー。安価で高速であり、ノートパソコンが壊れた場合に対応します。
- クラウドサービス上のコピー。ノートパソコンとドライブの両方が置かれている部屋に何かが起きた場合に対応します。
この3つのうち2つは建物内にあるため、まさにそのために3つ目が重要になります。詳細を知りたい場合は3-2-1バックアップルールの解説をお読みください。また、これらのオプションがどのように異なる障害に直面するかについては、クラウド vs 外付けドライブ vs NASで解説しています。
1つ注意すべき点があります。ノートパソコンをミラーリングするクラウドフォルダは、重要な意味での2つ目のコピーではありません。ローカルでファイルを削除すると、ミラーリング設定では親切にクラウド内のファイルも削除してくれます。これがバックアップと同期の違いであり、これを間違えることが、バックアップが実際にはバックアップではなかったことに人々が気付く最も一般的な原因です。
Syncでの設定
Sync by Micinitiは、Google Drive、Dropbox、OneDrive、Box、Amazon S3、およびUSB/外付けドライブを1つのアプリで接続するため、両方のコピーは2つの別々のツールでの2つの別々の作業ではなく、同じ場所でのタスクになります。
設定は1回だけです。
- ビジネスファイルを予測可能なフォルダ構造に入れます。
Clients、Finance、Adminのようなシンプルなもので十分です。人々はこのステップを飛ばしがちですが、これを行うことで、その後のすべてが簡単になります。 - クラウドサービスをドライブとしてSyncに追加し、外付けドライブを別のドライブとして接続します。
- ビジネスフォルダからクラウドの保存先へのバックアップタスクを作成します。
- 同じフォルダから外付けドライブへの2つ目のバックアップタスクを作成します。
- 両方を実行します。
両方のタスクは保存されたままになるため、後でどちらのコピーを最新の状態にするのも、毎回新しく設定するのではなく、1回のタップで済みます。
ここでミラーリングの操作のいずれかではなく「バックアップ」を選択するのが適切です。その理由は知っておく価値があります。**バックアップは、保存先で何かを削除することは決してありません。**ノートパソコンからファイルを削除しても、もう一方のコピーは残ります。5つの操作のうち、削除をミラーリングするのは「完全同期」のみです。これは、2つの場所を同一にしたい場合には本当の機能ですが、アーカイブしたかった場合には本当の危険となります。それぞれの適用場面については、5つの同期モードの解説を参照してください。
勝手に実行されるものはなく、ビジネスではそれが両刃の剣になる
計画の立て方が変わるため、明確に述べておく価値があります。**Syncのタスクは、タップしたときにのみ実行されます。**フォルダを監視して、作業中にファイルをコピーするバックグラウンドサービスはありません。
そのトレードオフの率直な評価はこうです。ビジネスファイルにとっては実質的なコストである「設定したら忘れる」ことを諦める代わりに、自分なしにファイルがマシンから離れることはないという確実性、そしてホテルの回線を通じてクライアントのフォルダが密かにアップロードされないという確実性を得られます。
これを実践で機能させるのは、実行を「意志の力」ではなく「すでに行っていること」に結び付けることです。営業日の終わり。請求書を送った後。金曜日にノートパソコンを閉じる前。すでに週の中に存在する瞬間の2回のタップは、3週間後には無視し始めるカレンダーの通知に勝ります。
この設定が行わないこと
境界を明確にしておきます。限界を知っているバックアッププランよりも、誤解しているバックアッププランの方が悪質だからです。
- **コラボレーションではありません。**Syncには共有ワークスペース、ファイルごとの権限、チームアカウントはありません。すでに管理しているストレージ間でファイルを移動します。ビジネスで共有アクセスが必要な場合は、現在使用しているツールを引き続き使用し、Syncは別の場所にコピーが確実に存在するようにするレイヤーとして活用してください。
- **NASやネットワークドライブはサポートしていません。**NASがある場合、それはSyncの対象外となり、個別に管理します。
- **バージョン管理システムではありません。**特定の3週間前のドキュメントの状態を復旧する必要がある場合、それはクラウドプロバイダー独自のバージョン履歴や適切なバージョン管理ツールの仕事です。
- **会計ソフトの代わりにはなりません。**エクスポートされた元帳のバックアップは、ライブアカウントのバックアップと同じではありません。そのため、会計ソフトのプロバイダーが提供しているものを個別に確認してください。
費用
Syncで任意の1つのドライブを接続するのは無料で広告付きであり、小さなフォルダで単一のクラウドバックアップを試すには十分です。無料枠では1つのタスクで転送できる量に上限があるため、大きなフォルダをバックアップするには有料アップグレードが必要です。そのアップグレードでは、複数のドライブの同時接続、USBおよび外付けドライブのサポート、広告なしのエクスペリエンスも追加され、サブスクリプションまたは1回限りの買い切り型購入として利用できます。ここでのプランは意図的に「クラウドのコピー」と「ローカルのコピー」の両方を含んでいるため、この設定はこの有料枠に該当します。
クライアントの記録の1ヶ月分を再構築するコストと比較すれば、ビジネスの中で最も安価な項目です。
まずは午後のバージョンから始める
フルプランが今日引き受けたい量を超えている場合は、縮小版を行ってそこで止めてください。アクティブなクライアントの仕事と請求書を1つのフォルダに入れます。そのフォルダを1つのクラウドドライブにバックアップします。それを実行します。
それは、あなたに実際に支払いをもたらす2つのものを、オフサイトに1つコピーすることであり、ノートパソコンでビジネスを運営しているほとんどの人よりも一歩先を行くことになります。外付けドライブや残りの構造は、もっと静かな週に回すことができます。
Syncを入手する
Syncは、iPhoneおよびiPad、Android、Mac、Windowsで1つのアプリからGoogle Drive、Dropbox、OneDrive、Box、Amazon S3、およびUSB/外付けドライブに接続します。これを最初から設定する場合は、Google Drive、Dropboxなどにファイルを同期する方法で最初の保存先を接続する手順を説明しています。
よくある質問
フリーランスにとって最適なバックアップ戦略は何ですか？
失いたくないものの3つのコピーを、2つの異なる種類のストレージに保存し、そのうちの1つをデスク以外の場所に置くことです。個人事業主の場合、これは通常、ノートパソコン上の作業コピー、外付けドライブ上のコピー、およびクラウドサービス内のコピーを意味します。書き出すと複雑に聞こえますが、2つの保存済みタスクとそれを実行する習慣だけであり、ノートパソコンの故障で1日を無駄にするか、1ヶ月を無駄にするかの違いとなります。
中小企業はどのくらいの頻度でファイルをバックアップするべきですか？
逆に考えてみてください。どのくらいの作業ならやり直す余裕がありますか？クライアントの作業を1週間失っても乗り切れるなら、週に1回で十分です。そうでない場合は、毎営業日の終わりにバックアップするか、記憶から再構築できないものを生み出したセッションの直後にバックアップしてください。金曜日の終わりや請求書を送るタイミングなど、カレンダーの通知ではなく、すでに存在する習慣に結び付けてください。
ビジネスファイルにはクラウドストレージ単独で十分ですか？
建物の被害という、多くの人が忘れている障害はカバーできますが、それだけでは1つのアカウントにある1つのコピーにすぎません。アカウントがロックされたり、カードの有効期限が切れたり、ノートパソコンで削除されたファイルが同期されたクラウドフォルダからも消えることがあります。外付けドライブにある2つ目のコピーは、1回の費用で、クラウドアカウントそのものが機能しなくなったケースをカバーします。
Syncはバックグラウンドで自動的にファイルをバックアップしますか？
いいえ。Syncのタスクは、あなたが実行したときにのみ実行されます。送信元、保存先、操作を選択してタスクを一度設定し、コピーを最新の状態にしたいときにタップします。フォルダを監視するバックグラウンドサービスがないため、あなたの操作なしにファイルがデバイスから離れることはありません。つまり、バックアップは習慣化しない限り実行されません。
Syncはチームのファイル共有や権限を管理できますか？
いいえ、そしてそれを意図していません。Syncは、すでに使用しているストレージ間でファイルを移動するため、コラボレーションプラットフォームではなく、バックアップおよび転送ツールです。共有ワークスペース、ファイルごとの権限、チームアカウントはありません。ビジネスでこれらが必要な場合は、現在使用しているツールを引き続き使用し、Syncは別の場所にコピーが確実に存在するようにするレイヤーとして扱ってください。
法的に保持する必要があるファイルはどうすべきですか？
アクティブな作業とは別枠で扱ってください。障害モードが異なるからです。ファイルがなくなっていることに気付くのは、誰かにそれを求められたとき（おそらく数年後）です。請求書、契約書、税務記録は専用のフォルダに保管し、そのフォルダを外付けドライブとクラウドの両方のバックアップに含め、推測するのではなく、コピーが実際に読み取れることを年に1回確認してください。
