Sebagian besar saran tentang pencadangan bisnis mengasumsikan ada staf IT yang menanganinya. Bagi seorang freelancer atau bisnis dengan dua atau tiga orang, staf seperti itu tidak ada, dan seluruh operasional biasanya berada di satu laptop: pekerjaan klien, folder faktur, kontrak yang ditandatangani, catatan pajak, pekerjaan setengah jadi yang harus dikumpulkan hari Jumat. Pencadangan untuk freelancer sebenarnya bukan masalah teknis. Ini adalah pertanyaan tentang apa yang terjadi pada penghasilan Anda jika mesin tunggal itu berhenti berfungsi pada suatu hari Selasa.

Berikut rencana yang membutuhkan waktu satu sore untuk disiapkan, berbiaya sangat terjangkau, dan tidak memerlukan siapa pun untuk memeliharanya.

Hal yang membedakannya dari pencadangan pribadi

Jika Anda kehilangan file pribadi, Anda kehilangan kenangan, dan itu sungguh menyakitkan. Jika Anda kehilangan file bisnis, Anda kehilangan kenangan sekaligus kemampuan untuk mengirim faktur tagihan.

Bagian kedua itulah yang sering diremehkan orang. Drive yang rusak tidak hanya menghilangkan pekerjaan Anda, tetapi juga bukti dari pekerjaan tersebut: apa yang telah Anda sepakati, apa yang sudah Anda serahkan, berapa banyak piutang Anda dan kepada siapa. Anda akhirnya harus merekonstruksi catatan satu bulan dari email sambil tetap berusaha mencari nafkah. Proses pemulihannya panjang, dan terjadi tepat di saat Anda memiliki kapasitas paling sedikit untuk menanggungnya.

Jadi pertanyaan yang berguna bukanlah "apakah file saya sudah dicadangkan." Melainkan berapa hari rekonstruksi tanpa bayaran yang saat ini memisahkan Anda dari satu kegagalan perangkat keras.

Tiga hal yang layak dilindungi, berdasarkan urutan

Tidak semua hal di laptop Anda membutuhkan perlakuan yang sama. Membaginya ke dalam tiga kelompok membuat keputusan berikutnya menjadi jelas.

1. Pekerjaan klien yang aktif. Hal-hal yang sedang dikerjakan saat ini. Ini berubah setiap hari dan paling menyakitkan jika hilang, karena biasanya tidak dapat direkonstruksi dari tempat lain. Bagian ini membutuhkan penyalinan paling sering.

2. Catatan keuangan dan hukum. Faktur, kontrak, kuitansi, dokumen pajak. Bagian ini berubah secara perlahan, dan memiliki risiko kegagalan yang lebih buruk daripada pekerjaan aktif: Anda tidak mengetahui bahwa file tersebut hilang sampai ada yang memintanya, yang mungkin baru terjadi dua tahun dari sekarang. Bagian ini membutuhkan salinan yang paling tahan lama, dan perlu diperiksa sesekali.

3. Semua hal lainnya. Materi referensi, proyek lama, aset yang dapat Anda unduh ulang atau minta kembali. Bermanfaat untuk dimiliki, tetapi tidak perlu membuat Anda cemas.

Kelompok 1 dan 2 adalah inti bisnis Anda. Jika Anda hanya melakukan satu hal setelah membaca panduan ini, masukkan kedua kelompok tersebut ke dalam struktur folder yang dapat Anda jadikan target pencadangan.

Rencananya: dua salinan, dua tempat berbeda

Saran standar di sini adalah aturan 3-2-1, dan aturan ini terbukti sangat cocok untuk bisnis kecil dibandingkan kebanyakan saran standar lainnya. Tiga salinan, dua jenis penyimpanan, satu di tempat lain. Untuk bisnis perorangan, itu berarti:

  • Salinan kerja di laptop Anda. Salinan ini sudah ada.
  • Salinan di drive eksternal, yang murah, cepat, dan menangani kasus jika laptop rusak.
  • Salinan di layanan cloud, yang menangani kasus jika terjadi sesuatu pada ruangan tempat laptop dan drive berada.

Dua dari tiga salinan tersebut berada di gedung Anda, dan itulah alasan mengapa salinan ketiga sangat penting. Penjelasan aturan pencadangan 3-2-1 menguraikan alasan logisnya secara lengkap, dan cloud vs drive eksternal vs NAS membahas bagaimana opsi-opsi tersebut menghadapi risiko kegagalan yang berbeda.

Satu hal yang harus diperhatikan secara sadar: folder cloud yang mencerminkan laptop Anda bukanlah salinan kedua dalam arti yang sesungguhnya. Jika Anda menghapus file secara lokal, penyiapan pencerminan akan ikut menghapusnya di cloud. Itulah perbedaan yang dibahas dalam pencadangan vs sinkronisasi, dan salah memahaminya adalah cara paling umum orang baru menyadari bahwa cadangan mereka sebenarnya bukan cadangan.

Menyiapkannya dengan Sync

Sync by Miciniti menghubungkan Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, serta drive USB dan eksternal dalam satu aplikasi, sehingga kedua salinan menjadi tugas di tempat yang sama alih-alih dua rutinitas terpisah di dua alat yang berbeda.

Penyiapannya, cukup sekali:

  1. Atur file bisnis Anda ke dalam struktur folder yang teratur. Sesederhana Clients, Finance, dan Admin sudah cukup. Ini adalah langkah yang sering dilewati orang, padahal inilah yang membuat semua langkah berikutnya menjadi mudah.
  2. Tambahkan layanan cloud Anda di Sync sebagai drive, dan hubungkan drive eksternal Anda sebagai drive lainnya.
  3. Buat tugas Cadangkan dari folder bisnis Anda ke tujuan cloud.
  4. Buat tugas Cadangkan kedua dari folder yang sama ke drive eksternal.
  5. Jalankan keduanya.

Kedua tugas akan tetap tersimpan, jadi memperbarui salinan mana pun di kemudian hari cukup dengan satu ketukan, bukan penyiapan baru setiap saat.

Operasi Cadangkan adalah operasi yang tepat di sini alih-alih salah satu operasi pencerminan, dan alasannya penting untuk diketahui: Cadangkan tidak pernah menghapus apa pun di tujuan. Jika Anda menghapus file dari laptop Anda, salinan di ujung lainnya tetap utuh. Dari kelima operasi, hanya Sinkronisasi Penuh yang mencerminkan penghapusan, yang merupakan fitur berguna saat Anda menginginkan dua lokasi identik, tetapi merupakan bahaya nyata saat yang Anda inginkan adalah arsip. Lima mode sinkronisasi dijelaskan membahas kapan masing-masing mode diterapkan.

Tidak ada yang berjalan sendiri, dan bagi bisnis ini memiliki dua sisi

Perlu dinyatakan secara gamblang, karena ini memengaruhi cara Anda merencanakannya: Tugas Sync berjalan saat Anda mengetuknya. Aplikasi tidak berjalan secara terjadwal atau di latar belakang dan tidak ada layanan latar belakang yang memantau folder Anda dan menyalin file saat Anda bekerja.

Sudut pandang jujur dari kompromi tersebut: Anda melepaskan kemudahan "atur lalu lupakan", yang untuk file bisnis merupakan biaya nyata, dan Anda mendapatkan kepastian bahwa tidak ada yang meninggalkan komputer Anda tanpa Anda ketahui, serta tidak ada folder klien yang diam-diam mengunggah melalui koneksi internet hotel.

Hal yang membuatnya berhasil dalam praktiknya adalah mengaitkan waktu menjalankannya dengan sesuatu yang sudah rutin Anda lakukan, alih-alih mengandalkan kemauan keras semata. Akhir hari kerja. Setelah Anda mengirim faktur. Sebelum Anda menutup laptop pada hari Jumat. Dua ketukan pada momen yang sudah ada dalam rutinitas mingguan Anda jauh lebih efektif daripada pengingat kalender yang akan mulai Anda abaikan dalam tiga minggu.

Hal yang tidak dilakukan oleh penyiapan ini

Menjelaskan batasannya secara transparan, karena rencana pencadangan yang disalahpahami lebih buruk daripada rencana yang Anda ketahui batasannya:

  • Ini bukan alat kolaborasi. Sync tidak memiliki ruang kerja bersama, tidak ada izin akses per-file, dan tidak ada akun tim. Aplikasi ini memindahkan file Anda di antara penyimpanan yang sudah Anda kendalikan. Jika bisnis Anda membutuhkan akses bersama, tetap gunakan apa pun yang biasa Anda gunakan untuk itu, dan biarkan Sync menjadi lapisan yang memastikan salinan file ada di tempat lain.
  • Aplikasi ini tidak mendukung NAS atau drive jaringan. Jika Anda memiliki NAS, perangkat tersebut tetap berada di luar Sync dan Anda mengelolanya secara terpisah.
  • Ini bukan sistem pencatatan versi (versioning). Jika Anda perlu memulihkan status dokumen dari tiga minggu lalu secara spesifik, itu adalah tugas untuk riwayat versi penyedia cloud Anda sendiri atau alat versioning yang tepat.
  • Ini tidak menggantikan perangkat lunak akuntansi Anda. Mencadangkan buku besar yang diekspor tidak sama dengan mencadangkan akun langsung, jadi periksa apa yang ditawarkan penyedia Anda untuk itu secara terpisah.

Berapa biayanya

Menghubungkan salah satu drive di Sync gratis dan didukung iklan, yang cukup untuk mencoba satu pencadangan cloud pada folder kecil. Tingkat gratis membatasi jumlah data yang dapat ditransfer oleh satu tugas, sehingga mencadangkan folder besar memerlukan peningkatan berbayar. Peningkatan tersebut juga membuka kemampuan menghubungkan beberapa drive sekaligus, dukungan drive USB dan eksternal, serta pengalaman bebas iklan, dan tersedia sebagai langganan atau pembelian seumur hidup sekali bayar. Karena rencana di sini sengaja mencakup salinan cloud dan salinan lokal, tingkat itulah yang dibutuhkan untuk penyiapan ini.

Dibandingkan dengan biaya merekonstruksi catatan klien selama satu bulan, ini adalah pengeluaran termurah dalam bisnis Anda.

Mulai dengan versi satu sore

Jika rencana lengkap terasa terlalu berat untuk dilakukan hari ini, lakukan versi ringkasnya dan berhenti di situ. Kumpulkan pekerjaan klien yang aktif dan faktur Anda dalam satu folder. Cadangkan folder tersebut ke satu drive cloud. Jalankan.

Itu sudah memberi Anda satu salinan di luar lokasi (offsite) dari dua hal yang benar-benar menghasilkan uang bagi Anda, dan menempatkan Anda selangkah lebih maju dari kebanyakan orang yang menjalankan bisnis hanya dari laptop. Drive eksternal dan struktur selebihnya dapat menunggu minggu yang lebih lengang.

Dapatkan Sync

Sync menghubungkan Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, serta drive USB dan eksternal dari satu aplikasi di iPhone dan iPad, Android, Mac, dan Windows. Jika Anda menyiapkan ini dari awal, cara sinkronisasi file ke Google Drive, Dropbox, dan lainnya menjelaskan langkah-langkah menghubungkan tujuan pertama Anda.