La plupart des conseils sur la sauvegarde d'entreprise supposent qu'il y a un informaticien à qui confier la tâche. Pour un freelance ou une entreprise de deux ou trois personnes, ce n'est pas le cas, et l'ensemble de l'opération repose généralement sur un seul ordinateur portable : le travail client, le dossier des factures, les contrats signés, les dossiers fiscaux, le projet à moitié terminé qui est dû pour vendredi. La sauvegarde pour les freelances n'est pas vraiment un problème technique. C'est une question de ce qui arrive à vos revenus si cette seule machine cesse de fonctionner un mardi.

Voici un plan qui prend une après-midi à configurer, coûte très peu cher, et ne nécessite personne pour le maintenir.

Ce qui rend cela différent de la sauvegarde personnelle

Si vous perdez des fichiers personnels, vous perdez des souvenirs, et c'est véritablement douloureux. Si vous perdez des fichiers d'entreprise, vous perdez des souvenirs et la capacité de facturer.

Cette deuxième partie est ce que les gens sous-estiment. Un disque dur défaillant ne vous coûte pas seulement le travail, il vous coûte la preuve du travail : ce à quoi vous vous êtes engagé, ce que vous avez déjà livré, ce qui vous est dû et par qui. Vous finissez par reconstituer un mois de dossiers à partir de vos e-mails tout en essayant de continuer à gagner votre vie. La récupération est longue, et elle survient au moment exact où vous avez le moins de capacité pour l'absorber.

La question utile n'est donc pas « suis-je sauvegardé ». C'est à combien de jours de reconstruction non rémunérée suis-je actuellement d'une panne matérielle.

Les trois choses à protéger, dans l'ordre

Tout ce qui se trouve sur votre ordinateur portable ne mérite pas le même traitement. Le trier en trois groupes rend le reste des décisions évident.

1. Le travail client actif. Les choses en cours en ce moment. Cela change quotidiennement et c'est le plus douloureux à perdre, car cela ne peut généralement pas être reconstruit à partir d'ailleurs. Cela nécessite les copies les plus fréquentes.

2. Les dossiers financiers et légaux. Factures, contrats, reçus, documents fiscaux. Cela change lentement, et a un mode de défaillance plus pernicieux que le travail actif : vous ne découvrez que cela a disparu que lorsque quelqu'un le demande, ce qui pourrait être dans deux ans. Cela nécessite les copies les plus durables, et cela nécessite une vérification occasionnelle.

3. Tout le reste. Matériel de référence, anciens projets, actifs que vous pourriez retélécharger ou redemander. Bon à avoir, mais qui ne justifie pas de perdre le sommeil.

Les groupes 1 et 2 sont l'entreprise. Si vous ne faites qu'une seule chose après avoir lu ceci, placez ces deux éléments dans une structure de dossiers vers laquelle vous pouvez pointer une sauvegarde.

Le plan : deux copies, deux endroits différents

Le conseil standard ici est la règle 3-2-1, et elle survit au contact avec une petite entreprise mieux que la plupart des conseils standards. Trois copies, deux types de stockage, l'une ailleurs. Pour une entreprise d'une seule personne, c'est :

  • La copie de travail sur votre ordinateur portable. Celle-ci existe déjà.
  • Une copie sur un lecteur externe, qui est bon marché, rapide, et gère le cas où l'ordinateur portable tombe en panne.
  • Une copie dans un service cloud, qui gère le cas où quelque chose arrive à la pièce où l'ordinateur portable et le lecteur sont tous deux situés.

Deux de ces trois éléments se trouvent dans votre bâtiment, ce qui est exactement pourquoi le troisième compte. La règle de sauvegarde 3-2-1 expliquée détaille le raisonnement si vous le souhaitez en entier, et cloud vs lecteur externe vs NAS couvre la manière dont ces options échouent différemment.

Une chose à propos de laquelle il faut être délibéré : un dossier cloud qui reflète votre ordinateur portable n'est pas une deuxième copie au sens qui compte. Si vous supprimez un fichier localement, une configuration de miroir le supprimera utilement dans le cloud également. C'est la distinction dont traite sauvegarde vs synchronisation, et se tromper à ce sujet est la manière la plus courante dont les gens découvrent que leur sauvegarde n'a jamais été une sauvegarde.

Le configurer avec Sync

Sync by Miciniti connecte Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, ainsi que les lecteurs USB et externes dans une seule application, de sorte que les deux copies sont des tâches au même endroit plutôt que deux corvées distinctes dans deux outils distincts.

La configuration, une seule fois :

  1. Placez vos fichiers d'entreprise dans une structure de dossiers prévisible. Quelque chose d'aussi simple que Clients, Finance et Admin est suffisant. C'est l'étape que les gens sautent et c'est celle qui rend tout ce qui suit facile.
  2. Ajoutez votre service cloud dans Sync comme un lecteur, et connectez votre lecteur externe comme un autre.
  3. Créez une tâche de Sauvegarde depuis votre dossier d'entreprise vers la destination cloud.
  4. Créez une deuxième tâche de Sauvegarde depuis le même dossier vers le lecteur externe.
  5. Exécutez les deux.

Les deux tâches restent enregistrées, donc mettre à jour l'une ou l'autre des copies plus tard ne nécessite qu'un seul tapotement, pas une nouvelle configuration à chaque fois.

La sauvegarde est l'opération appropriée ici plutôt que l'une des opérations de miroir, et la raison vaut la peine d'être connue : Sauvegarde ne supprime jamais rien à la destination. Si vous retirez un fichier de votre ordinateur portable, la copie à l'autre bout reste. Parmi les cinq opérations, seule la Synchronisation complète reflète les suppressions, ce qui est une véritable fonctionnalité lorsque vous souhaitez que deux emplacements soient identiques et un véritable danger lorsque ce que vous vouliez était une archive. Les cinq modes de synchronisation expliqués couvre les cas où chacun s'applique.

Rien ne s'exécute tout seul, et pour une entreprise cela a des avantages et des inconvénients

Il vaut la peine de le dire clairement, car cela change la façon dont vous planifieriez autour de cela : Les tâches Sync s'exécutent quand vous appuyez dessus. Il n'y a pas d'action invisible qui surveille vos dossiers et copie les fichiers pendant que vous travaillez.

L'interprétation honnête de ce compromis : vous renoncez au « configurez et oubliez », ce qui pour les fichiers d'entreprise est un coût réel, et vous obtenez la certitude que rien ne quitte votre machine sans vous, et qu'un dossier client ne se télécharge pas discrètement sur une connexion d'hôtel.

Ce qui fait que cela fonctionne en pratique, c'est d'attacher l'exécution à quelque chose que vous faites déjà, plutôt qu'à la volonté. Fin de la journée de travail. Après l'envoi d'une facture. Avant de fermer l'ordinateur portable le vendredi. Deux tapotements à un moment qui existe déjà dans votre semaine valent mieux qu'un rappel que vous commencerez à ignorer dans trois semaines.

Ce que cette configuration ne fait pas

Il faut être clair sur les limites, car un plan de sauvegarde que vous avez mal compris est pire qu'un plan dont vous connaissez les limites :

  • Ce n'est pas de la collaboration. Sync n'a pas d'espaces de travail partagés, pas de permissions par fichier et pas de comptes d'équipe. Il déplace vos fichiers entre le stockage que vous contrôlez déjà. Si votre entreprise a besoin d'un accès partagé, continuez à utiliser ce que vous utilisez pour cela, et laissez Sync être la couche qui s'assure que des copies existent ailleurs.
  • Il ne prend pas en charge les NAS ou les lecteurs réseau. Si vous avez un NAS, il reste en dehors de Sync et vous le gérez séparément.
  • Ce n'est pas un système de versionnage. Si vous avez besoin de récupérer l'état d'un document d'il y a trois semaines spécifiquement, c'est un travail pour l'historique des versions propre à votre fournisseur cloud ou pour un outil de versionnage approprié.
  • Il ne remplace pas votre logiciel de comptabilité. Sauvegarder un registre exporté n'est pas la même chose que de sauvegarder un compte en direct, alors vérifiez ce que votre fournisseur propose pour cela séparément.

Ce que cela coûte

Connecter un seul lecteur dans Sync est gratuit et financé par la publicité, ce qui couvre une seule sauvegarde cloud. Connecter plusieurs lecteurs à la fois, la prise en charge des lecteurs USB et externes, et une expérience sans publicité accompagnent la mise à niveau payante de Sync, disponible sous forme d'abonnement ou d'achat unique à vie. Étant donné que le plan ici est délibérément une copie cloud et une copie locale, c'est le niveau dans lequel cette configuration s'inscrit.

Comparé au coût de reconstruction d'un mois de dossiers clients, c'est la ligne budgétaire la moins chère de l'entreprise.

Commencez par la version de l'après-midi

Si le plan complet est plus que ce que vous voulez assumer aujourd'hui, faites la version réduite et arrêtez-vous là. Mettez votre travail client actif et vos factures dans un dossier. Sauvegardez ce dossier sur un lecteur cloud. Exécutez la tâche.

C'est une copie, hors site, des deux choses qui vous paient réellement, et cela vous place devant la plupart des gens qui gèrent une entreprise sur un ordinateur portable. Le lecteur externe et le reste de la structure peuvent attendre une semaine plus calme.

Obtenir Sync

Sync connecte Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, et les lecteurs USB et externes à partir d'une seule application sur iPhone et iPad, Android, Mac et Windows. Si vous configurez cela à partir de zéro, comment synchroniser des fichiers vers Google Drive, Dropbox et plus vous guide à travers la connexion de vos premières destinations.

Foire aux questions

Quelle est la meilleure stratégie de sauvegarde pour un freelance ?

Trois copies de tout ce que vous détesteriez perdre, sur deux types de stockage différents, avec l'une d'entre elles ailleurs que sur votre bureau. Pour une entreprise d'une seule personne, cela signifie généralement la copie de travail sur votre ordinateur portable, une copie sur un lecteur externe et une copie dans un service cloud. Cela semble complexe à l'écrit, mais il s'agit de deux tâches enregistrées et de l'habitude de les exécuter, et c'est la différence entre un ordinateur portable en panne qui vous coûte un jour et qui vous coûte un mois.

À quelle fréquence une petite entreprise devrait-elle sauvegarder ses fichiers ?

Posez-vous la question dans l'autre sens : combien de travail pouvez-vous vous permettre de refaire ? Si perdre une semaine de travail client serait surmontable, une fois par semaine convient. Si ce ne l'est pas, sauvegardez à la fin de chaque journée de travail, ou juste après toute session qui a produit quelque chose que vous ne pourriez pas reconstituer de mémoire. Associez-le à un moment que vous avez déjà plutôt qu'à un rappel de calendrier, comme la fin du vendredi ou le moment où vous envoyez une facture.

Le stockage cloud est-il suffisant à lui seul pour les fichiers d'entreprise ?

Il couvre le sinistre que votre bâtiment pourrait subir, qui est la défaillance que la plupart des gens oublient, mais à lui seul, cela reste une copie dans un seul compte. Les comptes se bloquent, les cartes expirent, et un fichier supprimé de votre ordinateur portable peut également disparaître d'un dossier cloud synchronisé. Une deuxième copie sur un lecteur externe se paie une fois et couvre les cas où le compte cloud est ce qui a échoué.

Sync sauvegarde-t-il mes fichiers sans mon intervention ?

Non. Les tâches Sync s'exécutent quand vous le décidez. Vous configurez une tâche une fois, en choisissant la source, la destination et l'opération, puis vous appuyez dessus chaque fois que vous souhaitez que la copie soit mise à jour. L'application ne s'exécute pas sans votre action pour surveiller vos dossiers, ce qui signifie que rien ne quitte votre appareil sans vous, et cela signifie également que la sauvegarde ne se produit que si vous prenez cette habitude.

Sync peut-il gérer le partage de fichiers et les permissions pour mon équipe ?

Non, et ce n'est pas son but. Sync déplace vos fichiers entre le stockage que vous utilisez déjà, il s'agit donc d'un outil de sauvegarde et de transfert plutôt que d'une plateforme de collaboration. Il n'y a pas d'espaces de travail partagés, pas de permissions par fichier et pas de comptes d'équipe. Si votre entreprise a besoin de ces éléments, continuez à utiliser ce que vous utilisez pour cela et traitez Sync comme la couche qui s'assure que des copies existent ailleurs.

Que dois-je faire des fichiers que je suis légalement tenu de conserver ?

Traitez-les différemment du travail actif, car ils ont un mode de défaillance différent : vous ne remarquerez leur absence que lorsque quelqu'un vous les demandera, peut-être des années plus tard. Conservez les factures, les contrats et les dossiers fiscaux dans leur propre dossier, incluez ce dossier dans vos sauvegardes sur lecteur externe et cloud, et vérifiez une fois par an que les copies sont réellement lisibles plutôt que de le supposer.