Οι περισσότερες συμβουλές σχετικά με τα αντίγραφα ασφαλείας επιχειρήσεων προϋποθέτουν ότι υπάρχει κάποιος υπεύθυνος πληροφορικής για να του τα παραδώσετε. Για έναν ελεύθερο επαγγελματία ή μια επιχείρηση δύο ή τριών ατόμων, δεν υπάρχει, και όλη η λειτουργία συνήθως βρίσκεται σε έναν φορητό υπολογιστή: δουλειά πελάτη, φάκελος τιμολογίων, υπογεγραμμένα συμβόλαια, φορολογικά αρχεία, το μισοτελειωμένο πράγμα που πρέπει να παραδοθεί την Παρασκευή. Τα αντίγραφα ασφαλείας για ελεύθερους επαγγελματίες δεν είναι πραγματικά ένα τεχνικό πρόβλημα. Είναι ένα ερώτημα του τι συμβαίνει στο εισόδημά σας εάν αυτό το ένα μηχάνημα σταματήσει να λειτουργεί μια Τρίτη.

Εδώ είναι ένα σχέδιο που χρειάζεται ένα απόγευμα για να στηθεί, κοστίζει πολύ λίγο και δεν χρειάζεται κανέναν για να το συντηρήσει.

Το πράγμα που το κάνει αυτό διαφορετικό από τα προσωπικά αντίγραφα ασφαλείας

Εάν χάσετε προσωπικά αρχεία, χάνετε αναμνήσεις, και αυτό είναι πραγματικά επώδυνο. Εάν χάσετε επαγγελματικά αρχεία, χάνετε αναμνήσεις και την ικανότητα να τιμολογείτε.

Αυτό το δεύτερο μέρος είναι αυτό που οι άνθρωποι υποτιμούν. Ένας νεκρός δίσκος δεν σας κοστίζει μόνο τη δουλειά, σας κοστίζει τις αποδείξεις της δουλειάς: τι συμφωνήσατε, τι παραδώσατε ήδη, τι σας οφείλουν και από ποιον. Καταλήγετε να ανακατασκευάζετε αρχεία ενός μήνα από το email σας ενώ προσπαθείτε επίσης να συνεχίσετε να κερδίζετε. Η ανάκαμψη είναι μακρά και προσγειώνεται την ακριβή στιγμή που έχετε τη λιγότερη ικανότητα να την απορροφήσετε.

Άρα η χρήσιμη ερώτηση δεν είναι «έχω αντίγραφα ασφαλείας». Είναι πόσες ημέρες απλήρωτης ανακατασκευής απέχω αυτή τη στιγμή από μια αστοχία υλικού.

Τα τρία πράγματα που αξίζει να προστατεύσετε, με σειρά

Δεν αξίζουν τα πάντα στον φορητό υπολογιστή σας την ίδια μεταχείριση. Η ταξινόμησή τους σε τρεις ομάδες κάνει τις υπόλοιπες αποφάσεις προφανείς.

1. Ενεργή δουλειά πελάτη. Τα πράγματα σε εξέλιξη αυτή τη στιγμή. Αυτό αλλάζει καθημερινά και είναι το πιο οδυνηρό να το χάσετε, γιατί συνήθως δεν μπορεί να ανακατασκευαστεί από πουθενά αλλού. Χρειάζεται τα πιο συχνά αντίγραφα.

2. Οικονομικά και νομικά αρχεία. Τιμολόγια, συμβόλαια, αποδείξεις, φορολογικά έγγραφα. Αυτό αλλάζει αργά και έχει έναν πιο δυσάρεστο τρόπο αποτυχίας: δεν μαθαίνετε ότι χάθηκε μέχρι να το ζητήσει κάποιος, το οποίο μπορεί να είναι σε δύο χρόνια από τώρα. Χρειάζεται τα πιο ανθεκτικά αντίγραφα και χρειάζεται περιστασιακό έλεγχο.

3. Όλα τα υπόλοιπα. Υλικό αναφοράς, παλιά έργα, στοιχεία που θα μπορούσατε να κατεβάσετε ξανά ή να ζητήσετε ξανά. Αξίζει να τα έχετε, δεν αξίζει να χάσετε τον ύπνο σας γι' αυτά.

Οι ομάδες 1 και 2 είναι η επιχείρηση. Εάν κάνετε μόνο ένα πράγμα αφού το διαβάσετε αυτό, βάλτε αυτά τα δύο σε μια δομή φακέλων στην οποία μπορείτε να στοχεύσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας.

Το σχέδιο: δύο αντίγραφα, δύο διαφορετικά μέρη

Η τυπική συμβουλή εδώ είναι ο κανόνας 3-2-1, και επιβιώνει από την επαφή με μια μικρή επιχείρηση καλύτερα από τις περισσότερες τυπικές συμβουλές. Τρία αντίγραφα, δύο είδη αποθήκευσης, ένα κάπου αλλού. Για μια επιχείρηση ενός ατόμου, αυτό είναι:

  • Το αντίγραφο εργασίας στον φορητό υπολογιστή σας. Αυτό υπάρχει ήδη.
  • Ένα αντίγραφο σε μια εξωτερική μονάδα δίσκου, η οποία είναι φθηνή, γρήγορη και χειρίζεται την περίπτωση όπου πεθαίνει ο φορητός υπολογιστής.
  • Ένα αντίγραφο σε μια υπηρεσία cloud, που χειρίζεται την περίπτωση όπου κάτι συμβαίνει στο δωμάτιο όπου βρίσκονται ο φορητός υπολογιστής και η μονάδα δίσκου.

Δύο από αυτά τα τρία βρίσκονται στο κτίριό σας, που είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο έχει σημασία το τρίτο. Ο κανόνας 3-2-1 για αντίγραφα ασφαλείας εξηγείται αναλύει το σκεπτικό εάν το θέλετε ολόκληρο, και το cloud εναντίον εξωτερικής μονάδας εναντίον NAS καλύπτει πώς αυτές οι επιλογές αποτυγχάνουν διαφορετικά.

Ένα πράγμα για το οποίο πρέπει να είστε προσεκτικοί: ένας φάκελος cloud που αντικατοπτρίζει τον φορητό υπολογιστή σας δεν είναι ένα δεύτερο αντίγραφο με την έννοια που έχει σημασία. Εάν διαγράψετε ένα αρχείο τοπικά, μια ρύθμιση αντικατοπτρισμού θα το διαγράψει χρήσιμα και στο cloud. Αυτή είναι η διάκριση για την οποία αφορά το αντίγραφο ασφαλείας εναντίον συγχρονισμού, και το να κάνετε λάθος είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος με τον οποίο οι άνθρωποι ανακαλύπτουν ότι το αντίγραφο ασφαλείας τους δεν ήταν ποτέ αντίγραφο ασφαλείας.

Ρύθμιση του με το Sync

Το Sync by Miciniti συνδέει το Google Drive, το Dropbox, το OneDrive, το Box, το Amazon S3 και μονάδες USB και εξωτερικούς δίσκους σε μία εφαρμογή, έτσι ώστε και τα δύο αντίγραφα να είναι εργασίες στο ίδιο μέρος αντί για δύο ξεχωριστές αγγαρείες σε δύο ξεχωριστά εργαλεία.

Η ρύθμιση, μία φορά:

  1. Βάλτε τα επιχειρηματικά σας αρχεία σε μια προβλέψιμη δομή φακέλων. Κάτι τόσο απλό όπως Πελάτες, Οικονομικά και Διαχείριση είναι αρκετό. Αυτό είναι το βήμα που παραλείπουν οι άνθρωποι και είναι αυτό που κάνει τα πάντα μετά από αυτό εύκολα.
  2. Προσθέστε την υπηρεσία cloud στο Sync ως μονάδα δίσκου και συνδέστε την εξωτερική σας μονάδα δίσκου ως μια άλλη.
  3. Δημιουργήστε μια εργασία Αντιγράφου Ασφαλείας από τον επαγγελματικό σας φάκελο στον προορισμό cloud.
  4. Δημιουργήστε μια δεύτερη εργασία Αντιγράφου Ασφαλείας από τον ίδιο φάκελο στην εξωτερική μονάδα δίσκου.
  5. Εκτελέστε και τα δύο.

Και οι δύο εργασίες παραμένουν αποθηκευμένες, επομένως η ενημέρωση οποιουδήποτε αντιγράφου αργότερα είναι ένα πάτημα, όχι μια νέα ρύθμιση κάθε φορά.

Το Αντίγραφο Ασφαλείας είναι η σωστή λειτουργία εδώ αντί για μία από αυτές του αντικατοπτρισμού, και αξίζει να γνωρίζετε τον λόγο: Το Αντίγραφο Ασφαλείας δεν διαγράφει ποτέ τίποτα στον προορισμό. Εάν αφαιρέσετε ένα αρχείο από τον φορητό υπολογιστή σας, το αντίγραφο στο άλλο άκρο παραμένει. Από τις πέντε λειτουργίες, μόνο ο Πλήρης Συγχρονισμός αντικατοπτρίζει διαγραφές, που είναι ένα πραγματικό χαρακτηριστικό όταν θέλετε δύο τοποθεσίες πανομοιότυπες και ένας πραγματικός κίνδυνος όταν αυτό που θέλατε ήταν ένα αρχείο. Οι πέντε λειτουργίες συγχρονισμού που εξηγούνται καλύπτουν πότε ισχύει η καθεμία.

Τίποτα δεν λειτουργεί από μόνο του, και για μια επιχείρηση αυτό κόβει και από τις δύο πλευρές

Αξίζει να το δηλώσουμε ξεκάθαρα, γιατί αλλάζει το πώς θα σχεδιάζατε γύρω από αυτό: Οι εργασίες του Sync εκτελούνται όταν τις πατάτε. Δεν υπάρχει υπηρεσία παρασκηνίου που παρακολουθεί τους φακέλους σας και αντιγράφει αρχεία καθώς εργάζεστε.

Η ειλικρινής ανάγνωση σε αυτόν τον συμβιβασμό: εγκαταλείπετε το «ρυθμίστε το και ξεχάστε το», το οποίο για τα επαγγελματικά αρχεία είναι ένα πραγματικό κόστος, και αποκτάτε τη βεβαιότητα ότι τίποτα δεν φεύγει από το μηχάνημά σας χωρίς εσάς, και ότι ένας φάκελος πελάτη δεν ανεβαίνει αθόρυβα μέσω σύνδεσης ξενοδοχείου.

Αυτό που το κάνει να λειτουργεί στην πράξη είναι η σύνδεση της εκτέλεσης σε κάτι που ήδη κάνετε, αντί στη δύναμη της θέλησης. Τέλος της εργάσιμης ημέρας. Αφού στείλετε ένα τιμολόγιο. Πριν κλείσετε τον φορητό υπολογιστή την Παρασκευή. Δύο πατήματα σε μια στιγμή που υπάρχει ήδη στην εβδομάδα σας κερδίζουν μια υπενθύμιση που θα αρχίσετε να αγνοείτε σε τρεις εβδομάδες.

Τι δεν κάνει αυτή η ρύθμιση

Όντας ξεκάθαροι για τα άκρα, επειδή ένα σχέδιο αντιγράφων ασφαλείας που έχετε παρεξηγήσει είναι χειρότερο από αυτό του οποίου γνωρίζετε τα όρια:

  • Δεν είναι συνεργασία. Το Sync δεν έχει κοινόχρηστους χώρους εργασίας, ούτε δικαιώματα ανά αρχείο, ούτε λογαριασμούς ομάδας. Μετακινεί τα αρχεία σας μεταξύ χώρων αποθήκευσης που ήδη ελέγχετε. Αν η επιχείρησή σας χρειάζεται κοινόχρηστη πρόσβαση, συνεχίστε να χρησιμοποιείτε ό,τι χρησιμοποιείτε γι' αυτό, και αφήστε το Sync να είναι το στρώμα που διασφαλίζει ότι υπάρχουν αντίγραφα αλλού.
  • Δεν υποστηρίζει NAS ή μονάδες δίσκου δικτύου. Εάν έχετε NAS, παραμένει εκτός του Sync και το διαχειρίζεστε ξεχωριστά.
  • Δεν είναι σύστημα εκδόσεων. Αν χρειάζεται να ανακτήσετε την κατάσταση ενός εγγράφου από πριν από τρεις εβδομάδες συγκεκριμένα, αυτό είναι δουλειά για το ιστορικό εκδόσεων του παρόχου cloud ή ένα κατάλληλο εργαλείο εκδόσεων.
  • Δεν αντικαθιστά το λογισμικό λογιστικής σας. Το αντίγραφο ασφαλείας ενός εξαγόμενου καθολικού δεν είναι το ίδιο με το αντίγραφο ασφαλείας ενός ζωντανού λογαριασμού, οπότε ελέγξτε τι προσφέρει ο πάροχός σας γι' αυτό ξεχωριστά.

Τι κοστίζει

Η σύνδεση οποιασδήποτε μονάδας δίσκου στο Sync είναι δωρεάν και υποστηρίζεται από διαφημίσεις, το οποίο είναι αρκετό για να δοκιμάσετε ένα μόνο αντίγραφο ασφαλείας cloud σε έναν μικρό φάκελο. Το δωρεάν επίπεδο περιορίζει το πόσα μπορεί να μεταφέρει μια μεμονωμένη εργασία, οπότε η δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας ενός μεγάλου φακέλου απαιτεί την αναβάθμιση επί πληρωμή. Αυτή η αναβάθμιση προσθέτει επίσης τη σύνδεση πολλών μονάδων δίσκου ταυτόχρονα, υποστήριξη USB και εξωτερικών μονάδων δίσκου και μια εμπειρία χωρίς διαφημίσεις, και είναι διαθέσιμη ως συνδρομή ή ως εφάπαξ αγορά εφ' όρου ζωής. Δεδομένου ότι το σχέδιο εδώ είναι σκόπιμα ένα αντίγραφο cloud και ένα τοπικό, αυτό είναι το επίπεδο στο οποίο προσγειώνεται αυτή η ρύθμιση.

Τοποθετημένο απέναντι στο κόστος της ανακατασκευής αρχείων πελατών ενός μήνα, είναι το φθηνότερο στοιχείο γραμμής στην επιχείρηση.

Ξεκινήστε με την έκδοση του απογεύματος

Εάν το πλήρες σχέδιο είναι περισσότερο από ό,τι θέλετε να αναλάβετε σήμερα, κάντε τη μειωμένη έκδοση και σταματήστε εκεί. Βάλτε την ενεργή δουλειά πελάτη σας και τα τιμολόγιά σας σε έναν φάκελο. Δημιουργήστε ένα Αντίγραφο Ασφαλείας αυτού του φακέλου σε μια μονάδα δίσκου cloud. Εκτελέστε το.

Αυτό είναι ένα αντίγραφο, εκτός τοποθεσίας, των δύο πραγμάτων που σας πληρώνουν πραγματικά, και σας βάζει μπροστά από τους περισσότερους ανθρώπους που διευθύνουν μια επιχείρηση από έναν φορητό υπολογιστή. Η εξωτερική μονάδα δίσκου και η υπόλοιπη δομή μπορούν να περιμένουν για μια πιο ήσυχη εβδομάδα.

Αποκτήστε το Sync

Το Sync συνδέει το Google Drive, το Dropbox, το OneDrive, το Box, το Amazon S3 και μονάδες USB και εξωτερικούς δίσκους από μία εφαρμογή σε iPhone και iPad, Android, Mac και Windows. Αν το ρυθμίζετε αυτό από την αρχή, το πώς να συγχρονίσετε αρχεία στο Google Drive, το Dropbox και άλλα καλύπτει τη σύνδεση των πρώτων σας προορισμών.

Συχνές ερωτήσεις

Ποια είναι η καλύτερη στρατηγική αντιγράφων ασφαλείας για έναν ελεύθερο επαγγελματία;

Τρία αντίγραφα για οτιδήποτε θα μισούσατε να χάσετε, σε δύο διαφορετικά είδη αποθήκευσης, με ένα από αυτά κάπου αλλού εκτός από το γραφείο σας. Για μια επιχείρηση ενός ατόμου αυτό συνήθως σημαίνει το αντίγραφο εργασίας στον φορητό υπολογιστή σας, ένα αντίγραφο σε εξωτερική μονάδα δίσκου και ένα αντίγραφο σε υπηρεσία cloud. Ακούγεται περίπλοκο γραμμένο, αλλά είναι δύο αποθηκευμένες εργασίες και μια συνήθεια εκτέλεσής τους, και είναι η διαφορά μεταξύ ενός νεκρού φορητού υπολογιστή που σας κοστίζει μια μέρα και του να σας κοστίζει έναν μήνα.

Πόσο συχνά πρέπει μια μικρή επιχείρηση να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων της;

Ρωτήστε το αντίστροφα: πόση δουλειά μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να ξανακάνετε; Αν το να χάσετε μια εβδομάδα δουλειάς πελάτη θα ήταν επιβιώσιμο, εβδομαδιαία είναι εντάξει. Αν δεν θα ήταν, δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας, ή αμέσως μετά από οποιαδήποτε συνεδρία που παρήγαγε κάτι που δεν θα μπορούσατε να ανακατασκευάσετε από μνήμης. Συνδέστε το με μια στιγμή που ήδη έχετε αντί για μια υπενθύμιση ημερολογίου, όπως το τέλος της Παρασκευής ή το σημείο όπου στέλνετε ένα τιμολόγιο.

Είναι ο χώρος αποθήκευσης στο cloud αρκετός από μόνος του για επιχειρηματικά αρχεία;

Καλύπτει την καταστροφή που μπορεί να έχει το κτίριό σας, που είναι η αποτυχία που ξεχνούν οι περισσότεροι άνθρωποι, αλλά από μόνος του εξακολουθεί να είναι ένα αντίγραφο σε έναν λογαριασμό. Οι λογαριασμοί κλειδώνονται, οι κάρτες λήγουν και ένα αρχείο που διαγράφηκε στον φορητό υπολογιστή σας μπορεί να εξαφανιστεί και από έναν συγχρονισμένο φάκελο cloud. Ένα δεύτερο αντίγραφο σε εξωτερική μονάδα δίσκου κοστίζει μία φορά και καλύπτει τις περιπτώσεις όπου ο λογαριασμός cloud είναι αυτός που απέτυχε.

Δημιουργεί το Sync αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων μου αυτόματα στο παρασκήνιο;

Όχι. Οι εργασίες του Sync εκτελούνται όταν εσείς τις εκτελείτε. Ρυθμίζετε μια εργασία μία φορά, επιλέγοντας την πηγή, τον προορισμό και τη λειτουργία, και στη συνέχεια την πατάτε όποτε θέλετε να ενημερωθεί το αντίγραφο. Δεν υπάρχει υπηρεσία παρασκηνίου που παρακολουθεί τους φακέλους σας, πράγμα που σημαίνει ότι τίποτα δεν φεύγει από τη συσκευή σας χωρίς εσάς, και σημαίνει επίσης ότι το αντίγραφο ασφαλείας συμβαίνει μόνο εάν χτίσετε τη συνήθεια.

Μπορεί το Sync να χειριστεί την κοινή χρήση αρχείων και τα δικαιώματα για την ομάδα μου;

Όχι, και δεν προσπαθεί να το κάνει. Το Sync μετακινεί τα αρχεία σας μεταξύ του χώρου αποθήκευσης που ήδη χρησιμοποιείτε, επομένως είναι ένα εργαλείο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και μεταφοράς αντί για μια πλατφόρμα συνεργασίας. Δεν υπάρχουν κοινόχρηστοι χώροι εργασίας, ούτε δικαιώματα ανά αρχείο, ούτε λογαριασμούς ομάδας. Εάν η επιχείρησή σας τα χρειάζεται αυτά, συνεχίστε να χρησιμοποιείτε ό,τι χρησιμοποιείτε γι' αυτά και αντιμετωπίστε το Sync ως το στρώμα που διασφαλίζει ότι υπάρχουν αντίγραφα αλλού.

Τι πρέπει να κάνω για τα αρχεία που υποχρεούμαι νομικά να διατηρώ;

Αντιμετωπίστε τα διαφορετικά από την ενεργή εργασία, επειδή έχουν διαφορετικό τρόπο αποτυχίας: δεν θα παρατηρήσετε ότι λείπουν μέχρι να τα ζητήσει κάποιος, πιθανώς χρόνια αργότερα. Διατηρήστε τιμολόγια, συμβάσεις και φορολογικά αρχεία στον δικό τους φάκελο, συμπεριλάβετε αυτόν τον φάκελο τόσο στο αντίγραφο ασφαλείας της εξωτερικής μονάδας δίσκου όσο και στο cloud, και ελέγχετε μία φορά τον χρόνο ότι τα αντίγραφα είναι πραγματικά αναγνώσιμα αντί να το υποθέτετε.