Většina rad ohledně firemního zálohování předpokládá, že máte k dispozici IT oddělení. Pro freelancera nebo firmu o dvou či třech lidech tomu tak není a celý provoz obvykle leží na jediném notebooku: klientská práce, složka s fakturami, podepsané smlouvy, daňové záznamy i rozpracovaný projekt s pátečním termínem. Zálohování pro freelancery není ve své podstatě technickým problémem. Je to otázka, co se stane s vašimi příjmy, pokud tento jediný stroj v úterý ráno odmítne naskočit.

Zde je plán, který nastavíte za jedno odpoledne, stojí naprosté minimum a nevyžaduje nikoho na údržbu.

V čem se to liší od osobního zálohování

Pokud přijdete o osobní soubory, ztratíte vzpomínky, což je skutečně bolestivé. Pokud však přijdete o firemní data, ztratíte vzpomínky a k tomu možnost vystavit faktury.

Právě tuto druhou část lidé podceňují. Zničený disk vás nepřipraví jen o odvedenou práci, ale i o důkazy o ní: co jste si s klientem odsouhlasili, co jste již odevzdali, kolik vám kdo dluží a za co. Skončíte tak, že z e-mailů po nocích rekonstruujete měsíc záznamů a současně se snažíte udržet své běžné příjmy. Obnova trvá dlouho a zasáhne vás přesně ve chvíli, kdy na ni máte nejméně sil.

Užitečná otázka tedy nezní „mám zálohováno?“, ale kolik dní neplacené rekonstrukce mě v této chvíli dělí od jediné hardwarové poruchy.

Tři oblasti, které stojí za ochranu (podle důležitosti)

Ne vše na vašem notebooku vyžaduje stejnou péči. Rozdělení do tří skupin vám usnadní veškerá další rozhodnutí.

1. Aktivní klientská práce. Projekty, na kterých právě pracujete. Ty se mění denně a jejich ztráta bolí nejvíce, protože je obvykle nelze odnikud znovu stáhnout. Vyžadují nejčastější zálohování.

2. Finanční a právní záznamy. Faktury, smlouvy, účtenky, daňové podklady. Zde se data mění pomalu a hrozí u nich zrádnější scénář: o jejich ztrátě se dozvíte až ve chvíli, kdy si je někdo vyžádá, což může být za dva roky. Vyžadují nejodolnější kopie a občasnou kontrolu.

3. Všechno ostatní. Referenční materiály, staré uzavřené projekty, podklady, které si můžete znovu stáhnout nebo vyžádat. Je dobré je mít, ale nestojí za bezesné noci.

Skupiny 1 a 2 představují vaše podnikání. Pokud po přečtení tohoto textu uděláte jen jednu věc, uspořádejte tyto dvě skupiny do složek, na které lze snadno nasměrovat zálohování.

Plán: dvě kopie na dvou různých místech

Standardní doporučení v této oblasti představuje pravidlo 3-2-1 a pro malé podnikání funguje spolehlivěji než většina obecných rad. Tři kopie, dva druhy úložiště, jedna kopie mimo pracoviště. Pro podnikajícího jednotlivce to znamená:

  • Pracovní kopie v notebooku. Ta již existuje.
  • Kopie na externím disku, která je levná, rychlá a řeší situaci, kdy notebook selže.
  • Kopie v cloudové službě, která řeší případ, kdy se cokoli stane s místností, v níž se notebook i externí disk nacházejí.

Dvě ze tří kopií jsou ve vaší budově, a právě proto je ta třetí tak důležitá. Článek Pravidlo zálohování 3-2-1 vysvětlené jednoduše rozebírá tyto důvody podrobně a text cloud vs. externí disk vs. NAS popisuje, jak se jednotlivá úložiště liší v rizikách.

Na jednu věc je třeba dát obzvlášť pozor: cloudová složka, která zrcadlí váš notebook, nepředstavuje druhou nezávislou kopii ve smyslu skutečné zálohy. Pokud soubor smažete lokálně, obousměrná synchronizace jej ochotně smaže i v cloudu. Přesně o tomto rozdílu pojednává článek zálohování vs. synchronizace – a jeho nepochopení je nejčastějším důvodem, proč lidé zjistí, že jejich „záloha“ zálohou nikdy nebyla.

Nastavení pomocí aplikace Sync

Aplikace Sync by Miciniti propojuje Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 i USB a externí disky v jedné aplikaci, takže obě záložní kopie jsou úlohami na jednom místě namísto dvou různých povinností ve dvou různých programech.

Jednorázové nastavení:

  1. Uspořádejte své firemní soubory do přehledné struktury složek. Stačí jednoduché rozdělení na Klienti, Finance a Administrativa. Tento krok lidé často přeskakují, a přitom právě on usnadňuje vše, co následuje.
  2. Přidejte svou cloudovou službu v aplikaci Sync jako disk a připojte svůj externí disk jako disk další.
  3. Vytvořte úlohu Zálohování z firemní složky do cloudového cíle.
  4. Vytvořte druhou úlohu Zálohování ze stejné složky na externí disk.
  5. Obě úlohy spusťte.

Obě úlohy zůstanou uložené, takže pozdější aktualizace obou kopií je otázkou jediného klepnutí, nikoli nového nastavování pokaždé znovu.

Zálohování je zde správnou operací namísto zrcadlení z podstatného důvodu: Zálohování v cíli nikdy nic nemaže. Pokud soubor z notebooku odstraníte, kopie na druhém konci zůstane nedotčena. Z pěti operací v aplikaci Sync maže soubory pouze Úplná synchronizace, což je užitečná funkce, když potřebujete dvě identická umístění, ale skutečné riziko, když jste chtěli bezpečný archiv. Článek 5 režimů synchronizace jednoduše vysvětluje, kdy který režim použít.

Nic neběží samočinně – což má pro podnikání dvě stránky

Je dobré to říci zcela otevřeně, protože to ovlivňuje způsob plánování: úlohy v aplikaci Sync se spouštějí tehdy, když na ně sami klepnete. Na pozadí neběží žádná služba, která by tiše sledovala vaše složky a přenášela soubory během práce.

Upřímné zhodnocení tohoto kompromisu: vzdáváte se principu „nastav a zapomeň“, což u firemních souborů představuje určitou daň, získáte však stoprocentní jistotu, že z vašeho počítače nic neodejde bez vašeho vědomí a že se klientská složka nebude tajně nahrávat přes pomalé připojení v hotelu.

V praxi to funguje tak, že spuštění zálohy spojíte s činností, kterou již pravidelně provádíte, namísto spoléhání se na pevnou vůli. Konec pracovního dne. Odeslání faktury. Zavření notebooku v pátek odpoledne. Dvě klepnutí v okamžiku, který v pracovním týdnu již existuje, fungují mnohem lépe než upomínka v kalendáři, kterou po třech týdnech začnete ignorovat.

Co toto nastavení neřeší

Je důležité mít jasno v mantinelech, protože nepochopený zálohovací plán je horší než plán, jehož hranice přesně znáte:

  • Nenahrazuje týmovou spolupráci. Sync nemá sdílené pracovní prostory, oprávnění pro jednotlivé soubory ani týmové účty. Přenáší vaše soubory mezi úložišti, která již ovládáte. Pokud potřebujete sdílený přístup, používejte pro něj stávající nástroje a nechte Sync fungovat jako vrstvu, která zajistí existenci kopií jinde.
  • Nepodporuje úložiště NAS ani síťové disky. Pokud vlastníte NAS, zůstává mimo Sync a spravujete jej samostatně.
  • Není verzovacím systémem. Pokud potřebujete obnovit konkrétní stav dokumentu z doby před třemi týdny, k tomu slouží historie verzí vašeho cloudového poskytovatele nebo specializovaný verzovací nástroj.
  • Nenahrazuje účetní software. Záloha exportovaného deníku není totéž co záloha živého účetního systému, proto si možnosti zálohování ověřte u svého poskytovatele účetnictví zvlášť.

Kolik to stojí

Připojení jednoho libovolného disku v aplikaci Sync je bezplatné s reklamami, což stačí na vyzkoušení jedné cloudové zálohy na menší složce. Bezplatná verze omezuje objem dat, který lze v jedné úloze přenést, takže zálohování větší složky vyžaduje přechod na verzi Pro. Tento nákup navíc přináší možnost připojit více disků současně, podporu USB a externích disků i provoz zcela bez reklam, a je dostupný formou předplatného nebo jednorázového doživotního nákupu. Protože plán zde vědomě kombinuje cloudovou i místní kopii, odpovídá právě této úrovni.

Ve srovnání s náklady na ruční rekonstrukci měsíce klientských záznamů jde o nejlevnější položku ve vašem podnikání.

Začněte odpolední verzí

Pokud je pro vás celý plán na dnešek příliš rozsáhlý, udělejte jeho zjednodušenou verzi a prozatím u ní zůstaňte. Vložte aktivní klientskou práci a faktury do jedné složky. Tuto složku zazálohujte na jeden cloudový disk. Spusťte ji.

Získáte jednu kopii mimo svou kancelář pro dvě oblasti, které vám reálně vydělávají peníze – což vás posune daleko před většinu lidí provozujících firmu z jednoho notebooku. Externí disk a zbývající struktura mohou počkat na klidnější týden.

Získejte Sync

Sync propojuje Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 i USB a externí disky z jedné aplikace na iPhonu a iPadu, Androidu, Macu a Windows. Pokud vše nastavujete od začátku, návod jak synchronizovat soubory na Google Drive, Dropbox a další vás provede připojením prvních cílů.