Het meeste advies over zakelijke back-ups gaat ervan uit dat er een IT-persoon is om het aan over te dragen. Voor een freelancer of een bedrijf van twee of drie is die er niet, en de hele operatie bevindt zich meestal op één laptop: klantwerk, de map met facturen, getekende contracten, de belastinggegevens, het half afgewerkte ding dat vrijdag af moet zijn. Back-up voor freelancers is niet echt een technisch probleem. Het is de vraag wat er met uw inkomen gebeurt als die ene machine op een dinsdag stopt met werken.

Hier is een plan dat een middag duurt om op te zetten, heel weinig kost, en niemand nodig heeft om het te onderhouden.

Het ding dat dit anders maakt dan persoonlijke back-ups

Als u persoonlijke bestanden verliest, verliest u herinneringen, en dat is oprecht pijnlijk. Als u zakelijke bestanden verliest, verliest u herinneringen en de mogelijkheid om te factureren.

Dat tweede deel is wat mensen onderschatten. Een defecte schijf kost u niet alleen het werk, het kost u het bewijs van het werk: wat u hebt afgesproken, wat u al hebt geleverd, wat u nog tegoed hebt en van wie. U eindigt met het reconstrueren van een maand aan gegevens uit uw e-mail, terwijl u ook probeert om inkomsten te blijven genereren. Het herstel duurt lang, en het komt op het exacte moment dat u de minste capaciteit hebt om het op te vangen.

Dus de nuttige vraag is niet “heb ik een back-up”. Het is hoeveel dagen onbetaalde reconstructie ben ik momenteel verwijderd van één hardwarestoring.

De drie dingen die de moeite waard zijn om te beschermen, in volgorde

Niet alles op uw laptop verdient dezelfde behandeling. Door het in drie groepen te sorteren, worden de rest van de beslissingen voor de hand liggend.

1. Actief klantwerk. De dingen die op dit moment in uitvoering zijn. Dit verandert dagelijks en is het pijnlijkst om te verliezen, omdat het meestal nergens anders kan worden gereconstrueerd. Het heeft de meest frequente kopieën nodig.

2. Financiële en juridische documenten. Facturen, contracten, bonnetjes, belastingdocumenten. Dit verandert langzaam, en het heeft een vervelender faalpatroon dan actief werk: u komt er pas achter dat het weg is als iemand ernaar vraagt, wat misschien pas over twee jaar is. Het heeft de meest duurzame kopieën nodig, en het moet af en toe gecontroleerd worden.

3. Al het andere. Referentiemateriaal, oude projecten, assets die u opnieuw zou kunnen downloaden of aanvragen. Waard om te hebben, niet waard om wakker van te liggen.

Groepen 1 en 2 zijn het bedrijf. Als u maar één ding doet nadat u dit gelezen hebt, zorg dan dat deze twee in een mappenstructuur komen waar u een back-up naar kunt verwijzen.

Het plan: twee kopieën, twee verschillende plaatsen

Het standaardadvies hier is de 3-2-1 regel, en deze overleeft het contact met een klein bedrijf beter dan het meeste standaardadvies. Drie kopieën, twee soorten opslag, één ergens anders. Voor een eenmanszaak is dat:

  • De werkkopie op uw laptop. Deze bestaat al.
  • Een kopie op een externe schijf, wat goedkoop en snel is, en het geval dekt waarin de laptop overlijdt.
  • Een kopie in een clouddienst, die het geval dekt waarin er iets gebeurt met de kamer waar de laptop en de schijf beide in staan.

Twee van die drie bevinden zich in uw gebouw, en dat is precies waarom de derde ertoe doet. De 3-2-1 back-upregel uitgelegd doorloopt de redenering als u die volledig wilt hebben, en cloud vs externe schijf vs NAS behandelt hoe deze opties op verschillende manieren falen.

Eén ding om bewust mee om te gaan: een cloudmap die uw laptop spiegelt, is geen tweede kopie in de zin die ertoe doet. Als u een bestand lokaal verwijdert, zal een spiegelingssetup het ook behulpzaam in de cloud verwijderen. Dat is het onderscheid waar back-up vs sync over gaat, en dit verkeerd doen is de meest voorkomende manier waarop mensen ontdekken dat hun back-up nooit een back-up was.

Het opzetten met Sync

Sync by Miciniti verbindt Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, en USB- en externe schijven in één app, zodat beide kopieën taken op dezelfde plek zijn in plaats van twee aparte klusjes in twee aparte tools.

De installatie, eenmalig:

  1. Krijg uw zakelijke bestanden in een voorspelbare mappenstructuur. Zoiets simpels als Klanten, Financiën en Administratie is genoeg. Dit is de stap die mensen overslaan en het is degene die alles daarna gemakkelijk maakt.
  2. Voeg uw clouddienst toe in Sync als een schijf, en koppel uw externe schijf als een andere.
  3. Maak een Back-up-taak aan van uw zakelijke map naar de cloudbestemming.
  4. Maak een tweede Back-up-taak aan van dezelfde map naar de externe schijf.
  5. Voer beide uit.

Beide taken blijven bewaard, dus het later bijwerken van een van beide kopieën is één tik, geen nieuwe installatie elke keer.

Back-up is hier de juiste bewerking in plaats van een van de spiegelende, en de reden is de moeite waard om te weten: Back-up verwijdert nooit iets op de bestemming. Als u een bestand van uw laptop verwijdert, blijft de kopie aan de andere kant bewaard. Van de vijf bewerkingen spiegelt alleen Volledige synchronisatie verwijderingen, wat een echte functie is wanneer u wilt dat twee locaties identiek zijn en een echt gevaar is wanneer u eigenlijk een archief wilde. De vijf sync-modi uitgelegd behandelt wanneer elke modus van toepassing is.

Niets draait uit zichzelf, en voor een bedrijf snijdt dat aan twee kanten

Het is de moeite waard om duidelijk te stellen, omdat het de manier verandert waarop u dit zou plannen: Sync-taken draaien wanneer u erop tikt. Er is geen achtergronddienst die uw mappen in de gaten houdt en bestanden kopieert terwijl u werkt.

De eerlijke kijk op die afweging: u geeft “instellen en vergeten” op, wat voor zakelijke bestanden een echte prijs is, en u krijgt de zekerheid dat er niets uw machine verlaat zonder u, en dat een klantmap niet stilletjes uploadt via een hotelverbinding.

Wat het in de praktijk laat werken, is het koppelen van de uitvoering aan iets wat u al doet, in plaats van aan wilskracht. Einde van de werkdag. Nadat u een factuur hebt verstuurd. Voordat u de laptop op vrijdag sluit. Twee tikken op een moment dat al bestaat in uw week verslaat een herinnering die u na drie weken begint te negeren.

Wat deze setup niet doet

Duidelijk zijn over de grenzen, want een back-upplan dat u verkeerd hebt begrepen, is erger dan een plan waarvan u de limieten kent:

  • Het is geen samenwerking. Sync heeft geen gedeelde werkruimten, geen machtigingen per bestand en geen teamaccounts. Het verplaatst uw bestanden tussen opslag die u al beheert. Als uw bedrijf gedeelde toegang nodig heeft, blijf dan gebruiken wat u daarvoor gebruikt, en laat Sync de laag zijn die ervoor zorgt dat er ergens anders kopieën bestaan.
  • Het ondersteunt geen NAS of netwerkschijven. Als u een NAS hebt, blijft deze buiten Sync en beheert u deze apart.
  • Het is geen versiesysteem. Als u de staat van een document specifiek van drie weken geleden moet herstellen, is dat een taak voor de eigen versiegeschiedenis van uw cloudprovider of een echte versietool.
  • Het vervangt uw boekhoudsoftware niet. Een back-up maken van een geëxporteerd grootboek is niet hetzelfde als een back-up maken van een live account, dus controleer afzonderlijk wat uw provider daarvoor biedt.

Wat het kost

Eén enkele schijf verbinden in Sync is gratis en wordt door advertenties ondersteund, wat genoeg is om één cloudback-up op een kleine map te proberen. De gratis versie beperkt hoeveel een enkele taak kan overdragen, dus het back-uppen van een grote map vereist de Pro-versie. Die upgrade voegt ook het tegelijkertijd verbinden van meerdere schijven toe, ondersteuning voor USB en externe schijven, en een advertentievrije ervaring, en is beschikbaar als abonnement of een eenmalige levenslange aankoop. Aangezien het plan hier opzettelijk een cloudkopie en een lokale kopie is, is dat het niveau waar deze setup in valt.

Afgezet tegen de kosten van het reconstrueren van een maand aan klantgegevens, is het de goedkoopste kostenpost in het bedrijf.

Begin met de middagversie

Als het volledige plan meer is dan u vandaag wilt oppakken, doe dan de gereduceerde versie en stop daar. Zet uw actieve klantwerk en uw facturen in één map. Maak een back-up van die map naar één clouddrive. Voer het uit.

Dat is één kopie, extern, van de twee dingen die u daadwerkelijk betalen, en het plaatst u voor op de meeste mensen die een bedrijf runnen vanaf een laptop. De externe schijf en de rest van de structuur kunnen wachten op een rustigere week.

Krijg Sync

Sync verbindt Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, en USB- en externe schijven vanuit één app op iPhone en iPad, Android, Mac en Windows. Als u dit vanaf nul opzet, loopt hoe bestanden te synchroniseren naar Google Drive, Dropbox en meer door het verbinden van uw eerste bestemmingen.

Veelgestelde vragen

Wat is de beste back-upstrategie voor een freelancer?

Drie kopieën van alles wat u niet zou willen verliezen, op twee verschillende soorten opslag, met één ervan ergens anders dan uw bureau. Voor een eenmanszaak betekent dat meestal de werkkopie op uw laptop, een kopie op een externe schijf en een kopie in een clouddienst. Het klinkt uitgebreid als het is opgeschreven, maar het zijn twee opgeslagen taken en een gewoonte om ze uit te voeren, en het is het verschil tussen een defecte laptop die u een dag of een maand kost.

Hoe vaak moet een klein bedrijf een back-up van zijn bestanden maken?

Vraag het andersom: hoeveel werk kunt u zich veroorloven opnieuw te doen? Als het verlies van een week klantwerk te overzien zou zijn, is wekelijks prima. Als dat niet zo is, maak dan een back-up aan het einde van elke werkdag, of direct na een sessie die iets opleverde dat u niet uit uw hoofd zou kunnen reconstrueren. Koppel het aan een moment dat u al heeft in plaats van aan een kalenderherinnering, zoals het einde van vrijdag of het moment waarop u een factuur verstuurt.

Is cloudopslag op zichzelf voldoende voor zakelijke bestanden?

Het dekt de ramp die uw gebouw zou kunnen treffen, wat de storing is die de meeste mensen vergeten, maar op zichzelf is het nog steeds één kopie in één account. Accounts worden vergrendeld, kaarten verlopen en een bestand dat op uw laptop is verwijderd, kan ook uit een gesynchroniseerde cloudmap verdwijnen. Een tweede kopie op een externe schijf kost eenmalig en dekt de gevallen waarin het cloudaccount datgene was dat faalde.

Maakt Sync automatisch een back-up van mijn bestanden op de achtergrond?

Nee. Sync-taken draaien wanneer u ze uitvoert. U stelt een taak eenmalig in, kiest de bron, de bestemming en de bewerking, en tikt er vervolgens op wanneer u wilt dat de kopie wordt bijgewerkt. Er is geen achtergronddienst die uw mappen in de gaten houdt, wat betekent dat er niets uw apparaat verlaat zonder u, en het betekent ook dat de back-up alleen gebeurt als u de gewoonte opbouwt.

Kan Sync het delen van bestanden en machtigingen voor mijn team aan?

Nee, en het probeert dat ook niet te zijn. Sync verplaatst uw bestanden tussen de opslag die u al gebruikt, dus het is een back-up- en overdrachtstool in plaats van een samenwerkingsplatform. Er zijn geen gedeelde werkruimten, geen machtigingen per bestand en geen teamaccounts. Als uw bedrijf die nodig heeft, blijf dan gebruiken wat u daarvoor gebruikt en behandel Sync als de laag die ervoor zorgt dat er ergens anders kopieën bestaan.

Wat moet ik doen met de bestanden die ik wettelijk verplicht ben te bewaren?

Behandel ze anders dan actief werk, want ze hebben een ander faalpatroon: u zult pas merken dat ze ontbreken als iemand erom vraagt, mogelijk jaren later. Bewaar facturen, contracten en belastinggegevens in hun eigen map, neem die map op in zowel uw back-ups op de externe schijf als in de cloud, en controleer eenmaal per jaar of de kopieën daadwerkelijk leesbaar zijn in plaats van daarvan uit te gaan.