A legtöbb üzleti biztonsági mentési tanács abból indul ki, hogy van egy informatikus, akire rá lehet bízni a feladatot. Egy szabadúszónál vagy egy két-három fős vállalkozásnál ilyen nincs, és a teljes működés általában egyetlen laptopon nyugszik: az ügyfélmunkák, a számlák mappája, az aláírt szerződések, az adóbevallások és a péntekre határidős, félig kész anyag. A biztonsági mentés szabadúszóknak valójában nem technikai probléma. Az a kérdés, hogy mi történik a bevételeivel, ha az az egyetlen gép egy keddi napon felmondja a szolgálatot.

Íme egy terv, amelynek beállítása egyetlen délutánt vesz igénybe, alig kerül valamibe, és senkit nem igényel a fenntartásához.

Ami ezt megkülönbözteti a személyes biztonsági mentéstől

Ha elveszíti a személyes fájljait, emlékeket veszít el, ami valóban fájdalmas. Ha elveszíti az üzleti fájljait, emlékeket veszít el, és a számlázási képességét is.

Ez a második rész az, amit az emberek alábecsülnek. Egy tönkrement meghajtó nem csupán a munkájába kerül, hanem a munka bizonyítékaiba is: abba, hogy miben állapodott meg, mit adott már át, mivel tartoznak Önnek és kik. Végül egyhavi nyilvántartást kell rekonstruálnia az e-mailjeiből, miközben folyamatosan próbál pénzt is keresni. A helyreállítás hosszú, és pontosan abban a pillanatban éri Önt, amikor a legkevésbé képes kezelni azt.

A hasznos kérdés tehát nem az, hogy „van-e mentésem”. Hanem az, hogy jelenleg hány napnyi kifizetetlen rekonstrukció választ el egyetlen hardverhibától.

A három védelemre érdemes dolog, fontossági sorrendben

Nem minden érdemel azonos kezelést a laptopján. Ha három csoportba rendezi a tartalmakat, a további döntések maguktól értetődővé válnak.

1. Aktív ügyfélmunka. A jelenleg folyamatban lévő feladatok. Ez naponta változik, és ennek elvesztése a legfájdalmasabb, mert máshonnan általában nem rekonstruálható. Ez igényli a leggyakoribb mentést.

2. Pénzügyi és jogi nyilvántartások. Számlák, szerződések, bizonylatok, adózási dokumentumok. Ez lassan változik, és kellemetlenebb hibalehetősége van, mint az aktív munkának: nem derül ki, hogy eltűnt, amíg valaki nem kéri – ami akár két év múlva is történhet. Ez igényli a legidőtállóbb másolatokat, és időnkénti ellenőrzést igényel.

3. Minden más. Referenciaanyagok, régi projektek, olyan források, amelyeket újra le tud tölteni vagy el tud kérni. Jó, ha megvannak, de nem érdemes miattuk aggódni.

Az 1. és a 2. csoport jelenti magát a vállalkozást. Ha a cikk elolvasása után csak egyetlen dolgot tesz meg, rendezze ezt a kettőt olyan mappastruktúrába, amelyre biztonsági mentést tud irányítani.

A terv: két másolat, két különböző helyen

Az alapvető tanács itt a 3-2-1 szabály, és egy kisvállalkozás valóságában jobban megállja a helyét, mint a legtöbb általános tanács. Három másolat, kétféle tároló, egy másik helyen. Egy egyszemélyes vállalkozás esetében ez a következőket jelenti:

  • A munkapéldány a laptopján. Ez már létezik.
  • Egy másolat egy külső meghajtón, ami olcsó, gyors, és megoldást nyújt arra az esetre, ha a laptop tönkremegy.
  • Egy másolat egy felhőszolgáltatásban, amely megoldást nyújt arra az esetre, ha bármi történik azzal a helyiséggel, ahol a laptop és a meghajtó együtt található.

A háromból kettő az Ön épületében van – és pontosan ezért számít a harmadik. A 3-2-1 mentési szabály érthetően részletesen bemutatja az összefüggéseket, a felhő vs. külső meghajtó vs. NAS pedig azt tárgyalja, hogyan hibásodnak meg eltérő módon ezek a lehetőségek.

Egy dologra érdemes tudatosan figyelni: a laptopját tükröző felhőmappa nem minősül valódi második másolatnak. Ha helyben töröl egy fájlt, a tükröző beállítás készségesen törli azt a felhőben is. Erről szól a mentés vagy szinkronizálás közötti különbség, és ennek félreértése a leggyakoribb módja annak, hogy az emberek rájöjjenek: a biztonsági mentésük valójában soha nem volt biztonsági mentés.

Beállítás a Sync segítségével

A Sync by Miciniti a Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 tárhelyeket, valamint az USB- és külső meghajtókat egyetlen alkalmazásban kapcsolja össze, így mindkét másolat feladata ugyanazon a helyen kezelhető, nem pedig két külön feladatként két külön eszközben.

A beállítás egyszeri lépései:

  1. Rendezze üzleti fájljait kiszámítható mappastruktúrába. Egy olyan egyszerű felosztás, mint az Ügyfelek, Pénzügy és Adminisztráció, bőven elegendő. Ezt a lépést szokták kihagyni, pedig ez teszi egyszerűvé a továbbiakat.
  2. Adja hozzá a felhőszolgáltatását meghajtóként a Syncben, és csatlakoztassa a külső meghajtóját egy másikként.
  3. Hozzon létre egy Mentés feladatot az üzleti mappájából a felhőbeli célhelyre.
  4. Hozzon létre egy második Mentés feladatot ugyanebből a mappából a külső meghajtóra.
  5. Futtassa mindkettőt.

Mindkét feladat mentve marad, így a másolatok későbbi frissítése egyetlen érintés, nem pedig újabb beállítási folyamat.

A Mentés a megfelelő művelet itt a tükrözési opciók helyett, és ennek okát érdemes ismerni: a Mentés soha semmit nem töröl a célhelyen. Ha eltávolít egy fájlt a laptopjáról, a másolat a másik oldalon megmarad. Az öt művelet közül kizárólag a Teljes szinkronizálás tükrözi a törléseket, ami hasznos funkció, ha két helyszínt azonosan szeretne tartani, viszont komoly veszélyforrás, ha archívumot szeretett volna létrehozni. Az 5 szinkronizálási mód magyarázata bemutatja, mikor melyik alkalmazandó.

Semmi sem fut magától – egy vállalkozásnál ez kétélű fegyver

Érdemes világosan megfogalmazni, mert megváltoztatja a tervezést: a Sync feladatai akkor futnak, amikor Ön rájuk koppint. Nincs háttérszolgáltatás, amely figyelné a mappáit, és munka közben másolná a fájlokat.

A kompromisszum őszinte megítélése: lemond a „beállítom és elfelejtem” kényelméről, ami üzleti fájloknál valós tényező, cserébe megkapja a bizonyosságot, hogy az Ön tudta nélkül semmi nem hagyja el a gépét, és egy ügyfélmappa sem töltődik fel csendben egy szállodai internetkapcsolaton keresztül.

A gyakorlatban az teszi ezt működőképessé, ha a futtatást egy olyan dologhoz köti, amit már amúgy is csinál, nem pedig a puszta akaraterőre bízza. A munkanap vége. Egy számla elküldése után. Mielőtt pénteken lecsukja a laptopját. Két koppintás egy olyan pillanatban, amely már amúgy is létezik a hetében, sokkal jobb, mint egy emlékeztető, amelyet három hét után elkezd figyelmen kívül hagyni.

Mit nem csinál ez a felépítés

Legyünk tisztában a határokkal, mert a félreértett biztonsági mentési terv rosszabb, mint az, amelynek ismeri a korlátait:

  • Nem együttműködési eszköz. A Sync nem rendelkezik megosztott munkaterületekkel, fájlonkénti jogosultságokkal vagy csapatfiókokkal. Az Ön fájljait az Ön által már felügyelt tárhelyek között mozgatja. Ha vállalkozásának megosztott hozzáférésre van szüksége, használja továbbra is a meglévő eszközeit, és hagyja, hogy a Sync legyen az a réteg, amely biztosítja a másolatok meglétét máshol.
  • Nem támogatja a NAS-t vagy a hálózati meghajtókat. Ha van NAS-a, az a Syncen kívül marad, és Ön kezeli külön.
  • Nem verziókezelő rendszer. Ha kifejezetten egy dokumentum három héttel ezelőtti állapotát kell visszaállítania, az a felhőszolgáltató saját verzióelőzményeinek vagy egy dedikált verziókezelő eszköznek a feladata.
  • Nem helyettesíti a könyvelőszoftverét. Egy exportált főkönyv mentése nem ugyanaz, mint egy élő fiók mentése, ezért ellenőrizze külön, mit kínál erre a szolgáltatója.

Mennyibe kerül

Egy tetszőleges meghajtó csatlakoztatása a Syncben ingyenes és hirdetésekkel támogatott, ami elegendő egyetlen felhőmentés kipróbálásához egy kis mappán. Az ingyenes szint korlátozza, hogy egyetlen feladat mekkora adatmennyiséget vihet át, így egy nagy mappa mentéséhez a fizetős Pro-ra váltás szükséges. Ez a Pro feloldás emellett több meghajtó egyidejű csatlakoztatását, USB- és külső meghajtók támogatását, valamint hirdetésmentes élményt biztosít, és előfizetésként vagy egyszeri, élethosszig tartó vásárlásként érhető el. Mivel az itt javasolt terv szándékosan egy felhőbeli és egy helyi másolatból áll, ez az összeállítás ebbe a szintbe tartozik.

Egyhavi ügyfélnyilvántartás rekonstrukciójának költségéhez képest ez a vállalkozás legolcsóbb tétele.

Kezdje az egy délutános változattal

Ha a teljes terv több annál, mint amit ma vállalni szeretne, készítse el a csökkentett változatot, és álljon meg ott. Tegye az aktív ügyfélmunkáit és a számláit egy mappába. Készítsen arról a mappáról biztonsági mentést egyetlen felhőmeghajtóra. Futtassa le.

Ez egy külső másolat abból a két dologból, amely valóban bevételt termel Önnek, és ezzel máris megelőzi a laptopról vállalkozást vezető emberek többségét. A külső meghajtó és a struktúra többi része megvárhat egy nyugodtabb hetet.

A Sync beszerzése

A Sync egyetlen alkalmazásból csatlakoztatja a Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 tárhelyeket, valamint az USB- és külső meghajtókat iPhone-on és iPaden, Androidon, Macen és Windowson. Ha az alapoktól építi fel ezt a rendszert, a fájlok szinkronizálása a Google Drive-ra, Dropboxra és más tárhelyekre című cikk bemutatja az első célhelyek csatlakoztatását.