Die meisten Ratschläge zum Thema Business-Backup gehen davon aus, dass es eine IT-Person gibt, an die man es übergeben kann. Für einen Freiberufler oder ein Unternehmen mit zwei oder drei Personen gibt es diese nicht, und der gesamte Betrieb befindet sich meist auf einem einzigen Laptop: Kundenarbeit, der Rechnungsordner, unterschriebene Verträge, die Steuerunterlagen, das halbfertige Projekt, das am Freitag fällig ist. Backup für Freiberufler ist nicht wirklich ein technisches Problem. Es ist die Frage, was mit Ihrem Einkommen passiert, wenn diese eine Maschine an einem Dienstag aufhört zu funktionieren.

Hier ist ein Plan, der an einem Nachmittag eingerichtet ist, sehr wenig kostet und niemanden braucht, der ihn pflegt.

Was dies vom privaten Backup unterscheidet

Wenn Sie private Dateien verlieren, verlieren Sie Erinnerungen, und das ist wirklich schmerzhaft. Wenn Sie Geschäftsdateien verlieren, verlieren Sie Erinnerungen und die Möglichkeit, Rechnungen zu stellen.

Diesen zweiten Teil unterschätzen die Leute. Ein defektes Laufwerk kostet Sie nicht nur die Arbeit, es kostet Sie die Beweise für die Arbeit: was Sie vereinbart haben, was Sie bereits geliefert haben, was Ihnen von wem geschuldet wird. Am Ende rekonstruieren Sie Aufzeichnungen eines Monats aus Ihren E-Mails, während Sie gleichzeitig versuchen, weiter Geld zu verdienen. Die Wiederherstellung dauert lange und sie trifft Sie genau in dem Moment, in dem Sie am wenigsten Kapazitäten haben, um sie aufzufangen.

Die nützliche Frage lautet also nicht „Mache ich Backups?“. Sie lautet: Wie viele Tage unbezahlter Rekonstruktionsarbeit bin ich derzeit von einem Hardwareausfall entfernt?

Die drei schützenswerten Dinge in der richtigen Reihenfolge

Nicht alles auf Ihrem Laptop verdient die gleiche Behandlung. Die Einteilung in drei Gruppen macht die restlichen Entscheidungen offensichtlich.

1. Aktive Kundenarbeit. Die Dinge, die gerade in Bearbeitung sind. Dies ändert sich täglich und es ist am schmerzhaftesten, sie zu verlieren, da sie meist nirgendwo anders rekonstruiert werden können. Sie benötigen die häufigsten Kopien.

2. Finanzielle und rechtliche Aufzeichnungen. Rechnungen, Verträge, Belege, Steuerdokumente. Dies ändert sich langsam und hat eine unangenehmere Art von Ausfallrisiko als aktive Arbeit: Sie finden nicht heraus, dass es weg ist, bis jemand danach fragt, was vielleicht erst in zwei Jahren der Fall sein wird. Sie benötigen die haltbarsten Kopien und gelegentliche Überprüfungen.

3. Alles andere. Referenzmaterial, alte Projekte, Assets, die Sie erneut herunterladen oder anfordern könnten. Wertvoll zu haben, aber es lohnt sich nicht, deshalb den Schlaf zu verlieren.

Die Gruppen 1 und 2 sind das Geschäft. Wenn Sie nach dem Lesen dieses Textes nur eine Sache tun, bringen Sie diese beiden in eine Ordnerstruktur, auf die Sie ein Backup richten können.

Der Plan: zwei Kopien, zwei verschiedene Orte

Der Standardratschlag hier lautet die 3-2-1-Backup-Regel, und sie überlebt den Kontakt mit einem Kleinunternehmen besser als die meisten Standardratschläge. Drei Kopien, zwei Speicherarten, eine an einem anderen Ort. Für ein Ein-Personen-Unternehmen bedeutet das:

  • Die Arbeitskopie auf Ihrem Laptop. Diese existiert bereits.
  • Eine Kopie auf einem externen Laufwerk, was günstig und schnell ist und den Fall abdeckt, dass der Laptop stirbt.
  • Eine Kopie in einem Cloud-Dienst, der den Fall abdeckt, in dem dem Raum, in dem sich der Laptop und das Laufwerk befinden, etwas zustößt.

Zwei dieser drei befinden sich in Ihrem Gebäude, was genau der Grund ist, warum die dritte so wichtig ist. Die 3-2-1-Backup-Regel erklärt führt Sie durch die Argumentation, wenn Sie sie vollständig lesen möchten, und Cloud vs. externes Laufwerk vs. NAS behandelt, wie diese Optionen auf unterschiedliche Weise ausfallen.

Eine Sache, die man bewusst bedenken sollte: Ein Cloud-Ordner, der Ihren Laptop spiegelt, ist keine zweite Kopie in dem Sinne, worauf es ankommt. Wenn Sie eine Datei lokal löschen, wird ein gespiegeltes Setup sie freundlicherweise auch in der Cloud löschen. Das ist die Unterscheidung, um die es bei Backup vs. Sync geht, und dies falsch zu verstehen, ist die häufigste Art und Weise, wie Leute herausfinden, dass ihr Backup nie ein Backup war.

Die Einrichtung mit Sync

Sync by Miciniti verbindet Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 sowie USB- und externe Laufwerke in einer App, sodass beide Kopien Aufgaben an einem Ort sind und nicht zwei separate Pflichten in zwei verschiedenen Tools.

Die Einrichtung, einmalig:

  1. Bringen Sie Ihre Geschäftsdateien in eine vorhersehbare Ordnerstruktur. Etwas so Einfaches wie Kunden, Finanzen und Verwaltung ist ausreichend. Das ist der Schritt, den die Leute überspringen, und es ist derjenige, der alles danach einfach macht.
  2. Fügen Sie Ihren Cloud-Dienst in Sync als Laufwerk hinzu und verbinden Sie Ihr externes Laufwerk als ein weiteres.
  3. Erstellen Sie eine Backup-Aufgabe von Ihrem Geschäftsordner zum Cloud-Ziel.
  4. Erstellen Sie eine zweite Backup-Aufgabe aus demselben Ordner auf das externe Laufwerk.
  5. Führen Sie beide aus.

Beide Aufgaben bleiben gespeichert, sodass das spätere Aktualisieren einer Kopie nur ein Tippen bedeutet und keine neue Einrichtung jedes Mal.

Backup ist hier der richtige Vorgang und nicht einer der Spiegelungsmodi, und der Grund dafür ist es wert, ihn zu kennen: Backup löscht niemals etwas am Ziel. Wenn Sie eine Datei von Ihrem Laptop entfernen, bleibt die Kopie am anderen Ende erhalten. Von den fünf Vorgängen spiegelt nur Vollständige Synchronisierung Löschungen wider, was eine echte Funktion ist, wenn Sie zwei Orte identisch haben möchten, und eine echte Gefahr, wenn Sie eigentlich ein Archiv wollten. Die 5 Sync-Modi erklärt behandelt, wann welcher Modus angewendet wird.

Nichts läuft von allein, und für ein Unternehmen hat das zwei Seiten

Es lohnt sich, es klar zu sagen, da es ändert, wie Sie darum herum planen würden: Aufgaben in Sync werden ausgeführt, wenn Sie sie antippen. Es gibt keinen Hintergrunddienst, der Ihre Ordner überwacht und Dateien kopiert, während Sie arbeiten.

Die ehrliche Betrachtung dieses Kompromisses: Sie geben „einrichten und vergessen“ auf, was bei Geschäftsdateien ein echter Preis ist, aber Sie erhalten die Gewissheit, dass nichts Ihr Gerät ohne Sie verlässt und dass ein Kundenordner nicht leise über eine Hotelverbindung hochgeladen wird.

Was es in der Praxis zum Funktionieren bringt, ist, die Ausführung an etwas zu koppeln, das Sie ohnehin tun, und nicht an Willenskraft. Am Ende des Arbeitstages. Nachdem Sie eine Rechnung gesendet haben. Bevor Sie am Freitag den Laptop zuklappen. Zwei Mal tippen in einem Moment, der in Ihrer Woche ohnehin existiert, schlägt eine Erinnerung, die Sie in drei Wochen ignorieren werden.

Was dieses Setup nicht leistet

Um die Grenzen klar zu benennen, denn ein falsch verstandener Backup-Plan ist schlimmer als einer, dessen Grenzen Sie kennen:

  • Es ist keine Zusammenarbeit. Sync bietet keine gemeinsamen Arbeitsbereiche, keine Berechtigungen pro Datei und keine Teamkonten. Es verschiebt Ihre Dateien zwischen dem Speicher, den Sie bereits kontrollieren. Wenn Ihr Unternehmen einen gemeinsamen Zugriff benötigt, verwenden Sie weiterhin das, was Sie dafür nutzen, und lassen Sie Sync die Ebene sein, die sicherstellt, dass Kopien an anderen Orten existieren.
  • Es unterstützt keine NAS oder Netzwerklaufwerke. Wenn Sie ein NAS haben, bleibt es außerhalb von Sync und Sie verwalten es separat.
  • Es ist kein Versionskontrollsystem. Wenn Sie speziell den Zustand eines Dokuments von vor drei Wochen wiederherstellen müssen, ist dies eine Aufgabe für den eigenen Versionsverlauf Ihres Cloud-Anbieters oder ein richtiges Werkzeug zur Versionierung.
  • Es ersetzt nicht Ihre Buchhaltungssoftware. Die Sicherung eines exportierten Kassenbuchs ist nicht dasselbe wie die Sicherung eines Live-Kontos, prüfen Sie also separat, was Ihr Anbieter dafür anbietet.

Was es kostet

Das Verbinden eines einzelnen Laufwerks in Sync ist kostenlos und werbefinanziert, was ein einzelnes Cloud-Backup abdeckt. Das gleichzeitige Verbinden mehrerer Laufwerke, die Unterstützung für USB- und externe Laufwerke sowie ein werbefreies Erlebnis sind Teil des kostenpflichtigen Upgrades von Sync, das als Abonnement oder als einmaliger lebenslanger Kauf erhältlich ist. Da der Plan hier bewusst eine Cloud-Kopie und eine lokale Kopie vorsieht, ist dies die Stufe, in der dieses Setup landet.

Verglichen mit den Kosten für die Rekonstruktion von Kundenaufzeichnungen eines ganzen Monats ist es der günstigste Posten im Unternehmen.

Beginnen Sie mit der Nachmittagsversion

Wenn Ihnen der vollständige Plan für heute zu viel ist, machen Sie die reduzierte Version und hören Sie dort auf. Packen Sie Ihre aktive Kundenarbeit und Ihre Rechnungen in einen Ordner. Sichern Sie diesen Ordner auf einem Cloud-Laufwerk. Führen Sie es aus.

Das ist eine Kopie außer Haus von den zwei Dingen, die Sie tatsächlich bezahlen, und es bringt Sie den meisten Leuten voraus, die ein Geschäft von einem Laptop aus führen. Das externe Laufwerk und der Rest der Struktur können auf eine ruhigere Woche warten.

Sync holen

Sync verbindet Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 sowie USB- und externe Laufwerke über eine einzige App auf iPhone und iPad, Android, Mac und Windows. Wenn Sie dies von Grund auf neu einrichten, zeigt Ihnen Dateien mit Google Drive, Dropbox und mehr synchronisieren, wie Sie Ihre ersten Ziele verbinden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die beste Backup-Strategie für einen Freiberufler?

Drei Kopien von allem, was Sie ungern verlieren würden, auf zwei verschiedenen Speicherarten, wobei eine davon an einem anderen Ort als Ihrem Schreibtisch aufbewahrt wird. Für ein Ein-Personen-Unternehmen bedeutet das in der Regel die Arbeitskopie auf Ihrem Laptop, eine Kopie auf einem externen Laufwerk und eine Kopie in einem Cloud-Dienst. Es klingt kompliziert, wenn man es aufschreibt, aber es sind zwei gespeicherte Aufgaben und die Gewohnheit, sie auszuführen, und es ist der Unterschied, ob ein kaputter Laptop Sie einen Tag oder einen Monat kostet.

Wie oft sollte ein Kleinunternehmen seine Dateien sichern?

Fragen Sie andersherum: Wie viel Arbeit können Sie es sich leisten, noch einmal zu machen? Wenn der Verlust einer Woche Kundenarbeit zu verkraften wäre, ist eine wöchentliche Sicherung in Ordnung. Wenn nicht, sichern Sie am Ende jedes Arbeitstages oder direkt nach jeder Sitzung, in der Sie etwas erstellt haben, das Sie nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren könnten. Verknüpfen Sie es mit einem Moment, den Sie ohnehin haben, anstatt mit einer Kalendererinnerung, wie dem Ende des Freitags oder dem Zeitpunkt, an dem Sie eine Rechnung versenden.

Reicht Cloud-Speicher allein für Geschäftsdateien aus?

Er deckt die Katastrophe ab, die Ihr Gebäude treffen könnte, was der Ausfall ist, den die meisten Leute vergessen, aber für sich genommen ist es immer noch eine Kopie in einem Konto. Konten werden gesperrt, Karten laufen ab, und eine Datei, die auf Ihrem Laptop gelöscht wird, kann auch aus einem synchronisierten Cloud-Ordner verschwinden. Eine zweite Kopie auf einem externen Laufwerk kostet einmalig und deckt die Fälle ab, in denen das Cloud-Konto dasjenige ist, das ausgefallen ist.

Sichert Sync meine Dateien automatisch im Hintergrund?

Nein. Aufgaben in Sync werden nur dann ausgeführt, wenn Sie sie starten. Sie richten einmal eine Aufgabe ein, wählen die Quelle, das Ziel und den Vorgang aus und tippen sie dann an, wann immer Sie die Kopie auf den neuesten Stand bringen möchten. Es gibt keinen Hintergrunddienst, der Ihre Ordner überwacht, was bedeutet, dass nichts ohne Sie Ihr Gerät verlässt, und es bedeutet auch, dass das Backup nur stattfindet, wenn Sie sich die Gewohnheit aneignen.

Kann Sync Dateifreigaben und Berechtigungen für mein Team verwalten?

Nein, und das ist auch nicht das Ziel. Sync bewegt Ihre Dateien zwischen dem Speicher, den Sie bereits nutzen, daher ist es eher ein Werkzeug für Backup und Übertragung als eine Plattform für die Zusammenarbeit. Es gibt keine gemeinsamen Arbeitsbereiche, keine Berechtigungen pro Datei und keine Teamkonten. Wenn Ihr Unternehmen diese benötigt, nutzen Sie weiterhin das, was Sie dafür verwenden, und betrachten Sie Sync als die Ebene, die sicherstellt, dass Kopien an anderen Orten existieren.

Was sollte ich mit den Dateien tun, die ich gesetzlich aufbewahren muss?

Behandeln Sie sie anders als aktive Arbeit, da sie eine andere Art von Ausfallrisiko haben: Sie werden nicht bemerken, dass sie fehlen, bis jemand danach fragt, möglicherweise erst Jahre später. Bewahren Sie Rechnungen, Verträge und Steuerunterlagen in einem eigenen Ordner auf, schließen Sie diesen Ordner sowohl in Ihre Backups auf dem externen Laufwerk als auch in der Cloud ein, und prüfen Sie einmal im Jahr, ob die Kopien tatsächlich lesbar sind, anstatt dies nur anzunehmen.