Die meisten Ratschläge zum Thema Business-Backup gehen davon aus, dass es eine IT-Person gibt, an die man es übergeben kann. Für einen Freiberufler oder ein Unternehmen mit zwei oder drei Personen gibt es diese nicht, und der gesamte Betrieb befindet sich meist auf einem einzigen Laptop: Kundenarbeit, der Rechnungsordner, unterschriebene Verträge, die Steuerunterlagen, das halbfertige Projekt, das am Freitag fällig ist. Backup für Freiberufler ist nicht wirklich ein technisches Problem. Es ist die Frage, was mit Ihrem Einkommen passiert, wenn diese eine Maschine an einem Dienstag aufhört zu funktionieren.

Hier ist ein Plan, der an einem Nachmittag eingerichtet ist, sehr wenig kostet und niemanden braucht, der ihn pflegt.

Was dies vom privaten Backup unterscheidet

Wenn Sie private Dateien verlieren, verlieren Sie Erinnerungen, und das ist wirklich schmerzhaft. Wenn Sie Geschäftsdateien verlieren, verlieren Sie Erinnerungen und die Möglichkeit, Rechnungen zu stellen.

Diesen zweiten Teil unterschätzen die Leute. Ein defektes Laufwerk kostet Sie nicht nur die Arbeit, es kostet Sie die Beweise für die Arbeit: was Sie vereinbart haben, was Sie bereits geliefert haben, was Ihnen von wem geschuldet wird. Am Ende rekonstruieren Sie Aufzeichnungen eines Monats aus Ihren E-Mails, während Sie gleichzeitig versuchen, weiter Geld zu verdienen. Die Wiederherstellung dauert lange und sie trifft Sie genau in dem Moment, in dem Sie am wenigsten Kapazitäten haben, um sie aufzufangen.

Die nützliche Frage lautet also nicht „Mache ich Backups?“. Sie lautet: Wie viele Tage unbezahlter Rekonstruktionsarbeit bin ich derzeit von einem Hardwareausfall entfernt?

Die drei schützenswerten Dinge in der richtigen Reihenfolge

Nicht alles auf Ihrem Laptop verdient die gleiche Behandlung. Die Einteilung in drei Gruppen macht die restlichen Entscheidungen offensichtlich.

1. Aktive Kundenarbeit. Die Dinge, die gerade in Bearbeitung sind. Dies ändert sich täglich und es ist am schmerzhaftesten, sie zu verlieren, da sie meist nirgendwo anders rekonstruiert werden können. Sie benötigen die häufigsten Kopien.

2. Finanzielle und rechtliche Aufzeichnungen. Rechnungen, Verträge, Belege, Steuerdokumente. Dies ändert sich langsam und hat eine unangenehmere Art von Ausfallrisiko als aktive Arbeit: Sie finden nicht heraus, dass es weg ist, bis jemand danach fragt, was vielleicht erst in zwei Jahren der Fall sein wird. Sie benötigen die haltbarsten Kopien und gelegentliche Überprüfungen.

3. Alles andere. Referenzmaterial, alte Projekte, Assets, die Sie erneut herunterladen oder anfordern könnten. Wertvoll zu haben, aber es lohnt sich nicht, deshalb den Schlaf zu verlieren.

Die Gruppen 1 und 2 sind das Geschäft. Wenn Sie nach dem Lesen dieses Textes nur eine Sache tun, bringen Sie diese beiden in eine Ordnerstruktur, auf die Sie ein Backup richten können.

Der Plan: zwei Kopien, zwei verschiedene Orte

Der Standardratschlag hier lautet die 3-2-1-Backup-Regel, und sie überlebt den Kontakt mit einem Kleinunternehmen besser als die meisten Standardratschläge. Drei Kopien, zwei Speicherarten, eine an einem anderen Ort. Für ein Ein-Personen-Unternehmen bedeutet das:

  • Die Arbeitskopie auf Ihrem Laptop. Diese existiert bereits.
  • Eine Kopie auf einem externen Laufwerk, was günstig und schnell ist und den Fall abdeckt, dass der Laptop stirbt.
  • Eine Kopie in einem Cloud-Dienst, der den Fall abdeckt, in dem dem Raum, in dem sich der Laptop und das Laufwerk befinden, etwas zustößt.

Zwei dieser drei befinden sich in Ihrem Gebäude, was genau der Grund ist, warum die dritte so wichtig ist. Die 3-2-1-Backup-Regel erklärt führt Sie durch die Argumentation, wenn Sie sie vollständig lesen möchten, und Cloud vs. externes Laufwerk vs. NAS behandelt, wie diese Optionen auf unterschiedliche Weise ausfallen.

Eine Sache, die man bewusst bedenken sollte: Ein Cloud-Ordner, der Ihren Laptop spiegelt, ist keine zweite Kopie in dem Sinne, worauf es ankommt. Wenn Sie eine Datei lokal löschen, wird ein gespiegeltes Setup sie freundlicherweise auch in der Cloud löschen. Das ist die Unterscheidung, um die es bei Backup vs. Sync geht, und dies falsch zu verstehen, ist die häufigste Art und Weise, wie Leute herausfinden, dass ihr Backup nie ein Backup war.

Die Einrichtung mit Sync

Sync by Miciniti verbindet Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 sowie USB- und externe Laufwerke in einer App, sodass beide Kopien Aufgaben an einem Ort sind und nicht zwei separate Pflichten in zwei verschiedenen Tools.

Die Einrichtung, einmalig:

  1. Bringen Sie Ihre Geschäftsdateien in eine vorhersehbare Ordnerstruktur. Etwas so Einfaches wie Kunden, Finanzen und Verwaltung ist ausreichend. Das ist der Schritt, den die Leute überspringen, und es ist derjenige, der alles danach einfach macht.
  2. Fügen Sie Ihren Cloud-Dienst in Sync als Laufwerk hinzu und verbinden Sie Ihr externes Laufwerk als ein weiteres.
  3. Erstellen Sie eine Backup-Aufgabe von Ihrem Geschäftsordner zum Cloud-Ziel.
  4. Erstellen Sie eine zweite Backup-Aufgabe aus demselben Ordner auf das externe Laufwerk.
  5. Führen Sie beide aus.

Beide Aufgaben bleiben gespeichert, sodass das spätere Aktualisieren einer Kopie nur ein Tippen bedeutet und keine neue Einrichtung jedes Mal.

Backup ist hier der richtige Vorgang und nicht einer der Spiegelungsmodi, und der Grund dafür ist es wert, ihn zu kennen: Backup löscht niemals etwas am Ziel. Wenn Sie eine Datei von Ihrem Laptop entfernen, bleibt die Kopie am anderen Ende erhalten. Von den fünf Vorgängen spiegelt nur Vollständige Synchronisierung Löschungen wider, was eine echte Funktion ist, wenn Sie zwei Orte identisch haben möchten, und eine echte Gefahr, wenn Sie eigentlich ein Archiv wollten. Die 5 Sync-Modi erklärt behandelt, wann welcher Modus angewendet wird.

Nichts läuft von allein, und für ein Unternehmen hat das zwei Seiten

Es lohnt sich, es klar zu sagen, da es ändert, wie Sie darum herum planen würden: Aufgaben in Sync werden ausgeführt, wenn Sie sie antippen. Es gibt keinen Hintergrunddienst, der Ihre Ordner überwacht und Dateien kopiert, während Sie arbeiten.

Die ehrliche Betrachtung dieses Kompromisses: Sie geben „einrichten und vergessen“ auf, was bei Geschäftsdateien ein echter Preis ist, aber Sie erhalten die Gewissheit, dass nichts Ihr Gerät ohne Sie verlässt und dass ein Kundenordner nicht leise über eine Hotelverbindung hochgeladen wird.

Was es in der Praxis zum Funktionieren bringt, ist, die Ausführung an etwas zu koppeln, das Sie ohnehin tun, und nicht an Willenskraft. Am Ende des Arbeitstages. Nachdem Sie eine Rechnung gesendet haben. Bevor Sie am Freitag den Laptop zuklappen. Zwei Mal tippen in einem Moment, der in Ihrer Woche ohnehin existiert, schlägt eine Erinnerung, die Sie in drei Wochen ignorieren werden.

Was dieses Setup nicht leistet

Um die Grenzen klar zu benennen, denn ein falsch verstandener Backup-Plan ist schlimmer als einer, dessen Grenzen Sie kennen:

  • Es ist keine Zusammenarbeit. Sync bietet keine gemeinsamen Arbeitsbereiche, keine Berechtigungen pro Datei und keine Teamkonten. Es verschiebt Ihre Dateien zwischen dem Speicher, den Sie bereits kontrollieren. Wenn Ihr Unternehmen einen gemeinsamen Zugriff benötigt, verwenden Sie weiterhin das, was Sie dafür nutzen, und lassen Sie Sync die Ebene sein, die sicherstellt, dass Kopien an anderen Orten existieren.
  • Es unterstützt keine NAS oder Netzwerklaufwerke. Wenn Sie ein NAS haben, bleibt es außerhalb von Sync und Sie verwalten es separat.
  • Es ist kein Versionskontrollsystem. Wenn Sie speziell den Zustand eines Dokuments von vor drei Wochen wiederherstellen müssen, ist dies eine Aufgabe für den eigenen Versionsverlauf Ihres Cloud-Anbieters oder ein richtiges Werkzeug zur Versionierung.
  • Es ersetzt nicht Ihre Buchhaltungssoftware. Die Sicherung eines exportierten Kassenbuchs ist nicht dasselbe wie die Sicherung eines Live-Kontos, prüfen Sie also separat, was Ihr Anbieter dafür anbietet.

Was es kostet

Das Verbinden eines einzelnen Laufwerks in Sync ist kostenlos und werbefinanziert, was ausreicht, um ein einzelnes Cloud-Backup an einem kleinen Ordner auszuprobieren. Die kostenlose Version begrenzt, wie viel eine einzelne Aufgabe übertragen kann, sodass für das Sichern eines großen Ordners das kostenpflichtige Upgrade nötig ist. Dieses Upgrade enthält außerdem das gleichzeitige Verbinden mehrerer Laufwerke, die Unterstützung für USB- und externe Laufwerke sowie ein werbefreies Erlebnis und ist als Abonnement oder als einmaliger lebenslanger Kauf erhältlich ist. Da der Plan hier bewusst eine Cloud-Kopie und eine lokale Kopie vorsieht, ist dies die Stufe, in der dieses Setup landet.

Verglichen mit den Kosten für die Rekonstruktion von Kundenaufzeichnungen eines ganzen Monats ist es der günstigste Posten im Unternehmen.

Beginnen Sie mit der Nachmittagsversion

Wenn Ihnen der vollständige Plan für heute zu viel ist, machen Sie die reduzierte Version und hören Sie dort auf. Packen Sie Ihre aktive Kundenarbeit und Ihre Rechnungen in einen Ordner. Sichern Sie diesen Ordner auf einem Cloud-Laufwerk. Führen Sie es aus.

Das ist eine Kopie außer Haus von den zwei Dingen, die Sie tatsächlich bezahlen, und es bringt Sie den meisten Leuten voraus, die ein Geschäft von einem Laptop aus führen. Das externe Laufwerk und der Rest der Struktur können auf eine ruhigere Woche warten.

Sync holen

Sync verbindet Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 sowie USB- und externe Laufwerke über eine einzige App auf iPhone und iPad, Android, Mac und Windows. Wenn Sie dies von Grund auf neu einrichten, zeigt Ihnen Dateien mit Google Drive, Dropbox und mehr synchronisieren, wie Sie Ihre ersten Ziele verbinden.