Majoritatea sfaturilor despre backup-ul de afaceri presupun că există un om de IT căruia să i le pasezi. Pentru un freelancer sau o afacere de doi-trei oameni, nu există, și întreaga operațiune stă de obicei pe un singur laptop: munca cu clienții, folderul cu facturi, contractele semnate, dosarele fiscale, proiectul pe jumătate terminat care trebuie predat vineri. Backup-ul pentru freelanceri nu este cu adevărat o problemă tehnică. Este o chestiune legată de ce se întâmplă cu venitul tău dacă acea mașinărie se oprește într-o marți.

Iată un plan care durează o după-amiază pentru a fi configurat, costă foarte puțin și nu are nevoie de nimeni pentru a-l întreține.

Ce face acest lucru diferit de backup-ul personal

Dacă pierzi fișiere personale, pierzi amintiri, și asta este cu adevărat dureros. Dacă pierzi fișiere de afaceri, pierzi amintiri și capacitatea de a factura.

A doua parte este ceea ce subestimează oamenii. O unitate stricată nu te costă doar munca, te costă dovada muncii: ce ai agreat, ce ai livrat deja, ce ți se datorează și de către cine. Ajungi să reconstruiești o lună de înregistrări din e-mailul tău în timp ce încerci să câștigi bani în continuare. Recuperarea este lungă și pică fix în momentul în care ai cea mai mică capacitate de a o absorbi.

Așadar, întrebarea utilă nu este „am un backup”. Este la câte zile de reconstrucție neplătită mă aflu în prezent la o singură defecțiune hardware distanță.

Cele trei lucruri care merită protejate, în ordine

Nu totul de pe laptopul tău merită același tratament. Sortarea în trei grupuri face ca restul deciziilor să fie evidente.

1. Munca activă cu clienții. Lucrurile în desfășurare chiar acum. Aceasta se schimbă zilnic și este cel mai dureros de pierdut, deoarece de obicei nu poate fi reconstruită de nicăieri altundeva. Are nevoie de cele mai frecvente copii.

2. Înregistrări financiare și legale. Facturi, contracte, chitanțe, documente fiscale. Aceasta se schimbă încet și are un mod de eșec mai urât decât munca activă: nu afli că au dispărut până când nu le cere cineva, ceea ce ar putea fi peste doi ani de acum. Are nevoie de cele mai durabile copii și de verificări ocazionale.

3. Restul. Materiale de referință, proiecte vechi, resurse pe care le-ai putea re-descărca sau re-solicita. Merită să le ai, nu merită să pierzi nopțile din cauza lor.

Grupurile 1 și 2 reprezintă afacerea. Dacă faci un singur lucru după ce citești asta, pune-le pe acele două într-o structură de foldere către care poți direcționa un backup.

Planul: două copii, două locuri diferite

Sfatul standard aici este regula 3-2-1, și ea supraviețuiește contactului cu o afacere mică mai bine decât majoritatea sfaturilor standard. Trei copii, două tipuri de stocare, una în altă parte. Pentru o afacere formată dintr-un singur om, asta înseamnă:

  • Copia de lucru pe laptopul tău. Aceasta există deja.
  • O copie pe o unitate externă, care este ieftină, rapidă și gestionează cazul în care laptopul se strică.
  • O copie într-un serviciu cloud, care gestionează cazul în care se întâmplă ceva cu camera în care stau laptopul și unitatea externă.

Două dintre aceste trei sunt în clădirea ta, motiv pentru care a treia contează. Regula de backup 3-2-1 explicată detaliază raționamentul dacă îl vrei integral, iar cloud vs unitate externă vs NAS acoperă modul în care acele opțiuni eșuează diferit.

Un lucru despre care trebuie să fii clar: un folder cloud care îți oglindește laptopul nu este o a doua copie în sensul care contează. Dacă ștergi un fișier local, o configurare de tip oglindire îl va șterge în mod util și în cloud. Aceasta este distincția despre care este vorba în backup vs sync, iar a înțelege greșit acest lucru este cel mai frecvent mod în care oamenii descoperă că backup-ul lor nu a fost niciodată un backup.

Configurarea cu Sync

Sync by Miciniti conectează Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 și unități USB și externe într-o singură aplicație, deci ambele copii sunt sarcini în același loc, mai degrabă decât două treburi separate în două instrumente separate.

Configurarea, o singură dată:

  1. Pune fișierele tale de afaceri într-o structură de foldere previzibilă. Ceva la fel de simplu precum Clienți, Finanțe și Admin este suficient. Acesta este pasul pe care oamenii îl sar și este cel care face ca tot ce urmează să fie ușor.
  2. Adaugă serviciul tău cloud în Sync ca unitate și conectează unitatea ta externă ca alta.
  3. Creează o sarcină Backup din folderul de afaceri către destinația cloud.
  4. Creează o a doua sarcină Backup din același folder către unitatea externă.
  5. Rulează-le pe amândouă.

Ambele sarcini rămân salvate, deci aducerea la zi a oricărei copii mai târziu înseamnă o singură atingere, nu o configurare nouă de fiecare dată.

Backup este operațiunea corectă aici, în loc de una dintre cele de tip oglindire, iar motivul merită știut: Backup nu șterge niciodată nimic la destinație. Dacă elimini un fișier de pe laptop, copia de la celălalt capăt rămâne. Dintre cele cinci operațiuni, doar Sincronizare completă oglindește ștergerile, care este o caracteristică reală când vrei două locații identice și un pericol real când ceea ce doreai era o arhivă. Cele cinci moduri de sincronizare explicate acoperă când se aplică fiecare.

Nimic nu rulează singur, iar pentru o afacere asta are două tăișuri

Merită afirmat clar, deoarece schimbă modul în care ai planifica asta: sarcinile Sync rulează când le apeși. Nu există un serviciu de fundal care să îți urmărească folderele și să copieze fișiere pe măsură ce lucrezi.

O lectură onestă a acestui compromis: renunți la „setează și uită”, ceea ce pentru fișierele de afaceri reprezintă un cost real, și primești certitudinea că nimic nu părăsește mașina ta fără tine și că un folder de client nu se încarcă în tăcere pe o conexiune de hotel.

Ceea ce face să funcționeze în practică este atașarea rulării la ceva ce faci deja, mai degrabă decât la voință. La sfârșitul zilei de lucru. După ce trimiți o factură. Înainte de a închide laptopul vineri. Două atingeri într-un moment care există deja în săptămâna ta bat un memento pe care vei începe să-l ignori în trei săptămâni.

Ce nu face această configurare

Fiind clari cu privire la margini, deoarece un plan de backup pe care l-ai înțeles greșit este mai rău decât unul căruia îi cunoști limitele:

  • Nu este colaborare. Sync nu are spații de lucru partajate, permisiuni per-fișier și nici conturi de echipă. Îți mută fișierele între stocările pe care le controlezi deja. Dacă afacerea ta are nevoie de acces partajat, folosește în continuare ce folosești pentru asta și lasă Sync să fie stratul care se asigură că există copii altundeva.
  • Nu acceptă NAS sau unități de rețea. Dacă ai un NAS, rămâne în afara Sync și îl gestionezi separat.
  • Nu este un sistem de versionare. Dacă trebuie să recuperezi starea unui document de acum trei săptămâni în mod specific, aceasta este o sarcină pentru istoricul de versiuni al propriului tău furnizor de cloud sau un instrument de versionare adecvat.
  • Nu înlocuiește software-ul tău de contabilitate. Backup-ul unui registru exportat nu este același lucru cu backup-ul unui cont live, deci verifică separat ce oferă furnizorul tău pentru asta.

Cât costă

Conectarea oricărei unități în Sync este gratuită și susținută de reclame, ceea ce este suficient pentru a încerca un singur backup cloud pe un folder mic. Nivelul gratuit plafonează cât de mult poate transfera o singură sarcină, așa că un backup la un folder mare necesită trecerea la Pro. Acel upgrade adaugă, de asemenea, conectarea mai multor unități simultan, suport pentru unități USB și externe și o experiență fără reclame, și este disponibil ca abonament sau achiziție unică pe viață. Deoarece planul de aici este în mod intenționat o copie în cloud și una locală, acesta este nivelul în care se încadrează această configurare.

Comparativ cu costul reconstruirii unei luni de înregistrări ale clienților, este cel mai ieftin element din afacere.

Începe cu versiunea de o după-amiază

Dacă planul complet este mai mult decât vrei să îți asumi astăzi, fă versiunea redusă și oprește-te acolo. Pune munca activă cu clienții și facturile tale într-un singur folder. Fă Backup acelui folder pe o unitate cloud. Rulează-l.

Asta înseamnă o copie, externă, a celor două lucruri care te plătesc de fapt, și te plasează înaintea majorității oamenilor care conduc o afacere de pe un laptop. Unitatea externă și restul structurii pot aștepta o săptămână mai liniștită.

Ia Sync

Sync conectează Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 și unitățile USB și externe dintr-o singură aplicație pe iPhone și iPad, Android, Mac și Windows. Dacă configurezi asta de la zero, cum să sincronizezi fișiere pe Google Drive, Dropbox și altele te ghidează prin conectarea primelor destinații.

Întrebări frecvente

Care este cea mai bună strategie de backup pentru un freelancer?

Trei copii a oricărui lucru pe care ai urî să-l pierzi, pe două tipuri diferite de stocare, cu una dintre ele undeva altundeva decât pe biroul tău. Pentru o afacere formată dintr-un singur om, asta înseamnă de obicei copia de lucru pe laptopul tău, o copie pe o unitate externă și o copie într-un serviciu cloud. Sună elaborat scris pe hârtie, dar reprezintă două sarcini salvate și un obicei de a le rula, și este diferența dintre un laptop stricat care te costă o zi și unul care te costă o lună.

Cât de des ar trebui o firmă mică să facă backup la fișiere?

Întreabă invers: cât de multă muncă îți permiți să refaci? Dacă pierderea unei săptămâni de muncă cu clienții ar fi suportabilă, săptămânal este bine. Dacă nu ar fi, fă backup la sfârșitul fiecărei zile de lucru, sau imediat după orice sesiune care a produs ceva ce nu ai putea reconstrui din memorie. Leagă asta de un moment pe care îl ai deja, mai degrabă decât de un memento în calendar, cum ar fi sfârșitul zilei de vineri sau momentul în care trimiți o factură.

Stocarea în cloud este suficientă pe cont propriu pentru fișierele de afaceri?

Acoperă dezastrul pe care clădirea ta l-ar putea avea, care este scenariul pe care majoritatea oamenilor îl uită, dar pe cont propriu este tot o singură copie într-un singur cont. Conturile se blochează, cardurile expiră, iar un fișier șters de pe laptopul tău poate dispărea și dintr-un folder cloud sincronizat. O a doua copie pe o unitate externă te costă o singură dată și acoperă cazurile în care contul cloud este cel care a eșuat.

Sync face backup automat la fișierele mele în fundal?

Nu. Sarcinile Sync rulează când le rulezi tu. Configurezi o sarcină o dată, alegând sursa, destinația și operațiunea, apoi apeși pe ea oricând vrei ca copia să fie adusă la zi. Nu există niciun serviciu de fundal care să-ți urmărească folderele, ceea ce înseamnă că nimic nu pleacă de pe dispozitivul tău fără tine, și mai înseamnă că backup-ul are loc doar dacă îți formezi obiceiul.

Poate Sync să gestioneze partajarea fișierelor și permisiunile pentru echipa mea?

Nu, și nici nu încearcă. Sync mută fișierele tale între stocările pe care le folosești deja, deci este un instrument de backup și transfer, mai degrabă decât o platformă de colaborare. Nu există spații de lucru partajate, nu există permisiuni pe fișier și nu există conturi de echipă. Dacă afacerea ta are nevoie de acestea, folosește în continuare orice folosești pentru ele și tratează Sync ca pe stratul care se asigură că există copii altundeva.

Ce ar trebui să fac cu fișierele pe care sunt obligat legal să le păstrez?

Tratează-le diferit de munca activă, deoarece au un mod de eșec diferit: nu vei observa că lipsesc până când cineva le cere, posibil ani mai târziu. Păstrează facturile, contractele și registrele fiscale în propriul lor folder, include acel folder atât în backup-ul de pe unitatea externă, cât și în cel din cloud, și verifică o dată pe an dacă copiile sunt efectiv lizibile, în loc să presupui că sunt.