Większość porad dotyczących tworzenia kopii zapasowych dla firm zakłada, że masz pod ręką informatyka, któremu możesz to zlecić. W przypadku freelancera lub dwu- lub trzyosobowej firmy tak nie jest, a cała działalność znajduje się zazwyczaj na jednym laptopie: praca dla klienta, folder z fakturami, podpisane umowy, dokumentacja podatkowa, w połowie skończona rzecz, która ma być oddana w piątek. Kopia zapasowa dla freelancerów to tak naprawdę nie jest problem techniczny. To pytanie o to, co stanie się z Twoimi dochodami, jeśli ta jedna maszyna przestanie działać we wtorek.

Oto plan, którego wdrożenie zajmuje jedno popołudnie, kosztuje bardzo niewiele i nie wymaga nikogo do jego utrzymania.

Rzecz, która różni to od osobistej kopii zapasowej

Jeśli tracisz pliki osobiste, tracisz wspomnienia, co jest autentycznie bolesne. Jeśli tracisz pliki firmowe, tracisz wspomnienia i możliwość wystawiania faktur.

Ta druga część jest tym, czego ludzie nie doceniają. Zepsuty dysk nie kosztuje Cię tylko pracy, kosztuje Cię też dowody tej pracy: na co się zgodziłeś, co już dostarczyłeś, ile i kto jest Ci winien. Kończysz, odtwarzając miesięczne zapisy z poczty e-mail, jednocześnie starając się nadal zarabiać. Odzyskiwanie danych trwa długo i ma miejsce dokładnie w momencie, w którym masz najmniejsze możliwości, by sobie z nim poradzić.

Przydatne pytanie nie brzmi więc „czy mam zrobioną kopię zapasową”. Brzmi ono: jak wiele dni bezpłatnego odtwarzania dzieli mnie obecnie od jednej awarii sprzętu.

Trzy rzeczy, które warto chronić, w odpowiedniej kolejności

Nie wszystko na Twoim laptopie zasługuje na takie samo traktowanie. Posortowanie tego na trzy grupy sprawia, że reszta decyzji staje się oczywista.

1. Aktywna praca dla klientów. Rzeczy, które są w toku właśnie teraz. To zmienia się codziennie i utrata tego boli najbardziej, ponieważ zazwyczaj nie można tego odtworzyć z żadnego innego miejsca. Wymaga to najczęstszych kopii.

2. Dokumentacja finansowa i prawna. Faktury, umowy, rachunki, dokumenty podatkowe. To zmienia się powoli i ma paskudniejszy tryb awarii niż aktywna praca: nie dowiadujesz się o utracie danych, dopóki ktoś o nie nie poprosi, co może nastąpić za dwa lata. Wymaga najtrwalszych kopii i sporadycznego sprawdzania.

3. Cała reszta. Materiały referencyjne, stare projekty, zasoby, które mógłbyś pobrać ponownie lub o które mógłbyś ponownie poprosić. Warto je mieć, ale nie warto tracić przez nie snu.

Grupy 1 i 2 to Twój biznes. Jeśli kiedykolwiek zrobisz tylko jedną rzecz po przeczytaniu tego tekstu, umieść te dwie rzeczy w strukturze folderów, na którą możesz skierować kopię zapasową.

Plan: dwie kopie, dwa różne miejsca

Standardową radą w tym przypadku jest reguła 3-2-1, a radzi sobie ona ze starciem z małą firmą lepiej niż większość standardowych porad. Trzy kopie, dwa rodzaje nośników, jedna gdzieś indziej. Dla jednoosobowej firmy oznacza to:

  • Kopia robocza na Twoim laptopie. Ta już istnieje.
  • Kopia na dysku zewnętrznym, który jest tani, szybki i radzi sobie w przypadku awarii laptopa.
  • Kopia w usłudze w chmurze, która radzi sobie w przypadku, gdy coś stanie się z pomieszczeniem, w którym znajduje się zarówno laptop, jak i dysk.

Dwie z tych trzech rzeczy znajdują się w Twoim budynku, i właśnie dlatego ta trzecia ma znaczenie. Artykuł Reguła kopii zapasowej 3-2-1 wyjaśniona przedstawia to rozumowanie, jeśli chcesz się z nim w pełni zapoznać, a tekst Chmura vs dysk zewnętrzny vs NAS dla kopii zapasowych omawia, w jaki sposób te opcje różnią się w przypadku awarii.

Jedna rzecz, o której należy pamiętać: folder w chmurze, który odzwierciedla to, co masz na laptopie, nie jest drugą kopią w znaczeniu, które jest istotne. Jeśli usuniesz plik lokalnie, konfiguracja odzwierciedlająca usunie go również z chmury. Właśnie o tej różnicy traktuje tekst Kopia zapasowa vs synchronizacja, a jej niezrozumienie to najczęstszy sposób, w jaki ludzie dowiadują się, że ich kopia zapasowa nigdy nią nie była.

Konfiguracja za pomocą Sync

Sync by Miciniti łączy usługi Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 oraz dyski USB i zewnętrzne w jednej aplikacji, więc obie kopie są zadaniami w tym samym miejscu, a nie dwoma oddzielnymi obowiązkami w dwóch osobnych narzędziach.

Jednorazowa konfiguracja:

  1. Umieść swoje pliki firmowe w przewidywalnej strukturze folderów. Wystarczy coś tak prostego jak Klienci, Finanse i Administracja. To krok, który ludzie pomijają, a to on sprawia, że wszystko, co następuje później, jest łatwe.
  2. Dodaj swoją usługę w chmurze w Sync jako dysk i podłącz dysk zewnętrzny jako kolejny.
  3. Utwórz zadanie Kopia zapasowa ze swojego folderu firmowego do miejsca docelowego w chmurze.
  4. Utwórz drugie zadanie Kopia zapasowa z tego samego folderu na dysk zewnętrzny.
  5. Uruchom oba.

Oba zadania pozostają zapisane, więc późniejsza aktualizacja dowolnej kopii to jedno kliknięcie, a nie ponowna konfiguracja za każdym razem.

Kopia zapasowa jest tu właściwą operacją zamiast jednej z tych odzwierciedlających, a powód tego warto znać: Kopia zapasowa nigdy niczego nie usuwa w miejscu docelowym. Jeśli usuniesz plik ze swojego laptopa, kopia na drugim końcu pozostanie. Z pięciu operacji tylko Pełna synchronizacja odzwierciedla usunięcia, co jest świetną funkcją, gdy chcesz mieć dwie identyczne lokalizacje, i prawdziwym zagrożeniem, gdy to, czego chciałeś, to było archiwum. 5 trybów synchronizacji wyjaśnione omawia sytuacje, w których każda z nich ma zastosowanie.

Nic nie działa samo z siebie, a w przypadku firmy ma to dwie strony

Warto to wyraźnie zaznaczyć, ponieważ zmienia to sposób, w jaki będziesz wokół tego planować: Zadania Sync uruchamiają się, gdy je klikniesz. Nie ma usługi działającej w tle, która obserwuje Twoje foldery i kopiuje pliki podczas Twojej pracy.

Uczciwe spojrzenie na ten kompromis: rezygnujesz z podejścia „ustaw i zapomnij”, co w przypadku plików firmowych ma realny koszt, ale zyskujesz pewność, że nic nie opuszcza Twojej maszyny bez Twojej wiedzy i że folder klienta nie przesyła się po cichu przez hotelowe połączenie.

To, co sprawia, że w praktyce się to sprawdza, to powiązanie uruchamiania z czymś, co i tak już robisz, a nie opieranie się na sile woli. Koniec dnia pracy. Po tym, jak wyślesz fakturę. Przed zamknięciem laptopa w piątek. Dwa kliknięcia w momencie, który już istnieje w Twoim tygodniu, sprawdzają się lepiej niż przypomnienie, które za trzy tygodnie zaczniesz ignorować.

Czego ta konfiguracja nie robi

Wyjaśnienie ograniczeń jest ważne, ponieważ plan tworzenia kopii zapasowych, którego nie zrozumiałeś, jest gorszy niż ten, którego granice znasz:

  • To nie jest współpraca. Sync nie ma wspólnych obszarów roboczych, uprawnień do poszczególnych plików ani kont zespołowych. Przenosi Twoje pliki między nośnikami, które już kontrolujesz. Jeśli Twoja firma potrzebuje wspólnego dostępu, korzystaj z tego, czego używasz do tego celu, a niech Sync będzie warstwą dbającą o to, by kopie istniały w innym miejscu.
  • Nie obsługuje NAS ani dysków sieciowych. Jeśli masz NAS, pozostaje on poza Sync i zarządzasz nim osobno.
  • To nie jest system wersjonowania. Jeśli musisz odzyskać stan dokumentu sprzed dokładnie trzech tygodni, to jest to zadanie dla historii wersji własnego dostawcy chmury lub odpowiedniego narzędzia do wersjonowania.
  • Nie zastępuje Twojego oprogramowania księgowego. Kopia zapasowa wyeksportowanej księgi głównej to nie to samo, co kopia zapasowa aktywnego konta, więc sprawdź osobno, co w tej kwestii oferuje Twój dostawca.

Ile to kosztuje

Podłączenie dowolnego pojedynczego dysku w Sync jest darmowe i wspierane reklamami, co wystarczy, by wypróbować pojedynczą kopię zapasową w chmurze dla małego folderu. Bezpłatna wersja ogranicza wielkość transferu w jednym zadaniu, więc tworzenie kopii zapasowej dużego folderu wymaga wersji Pro. Wersja Pro dodaje również możliwość podłączenia kilku dysków jednocześnie, obsługę dysków USB i zewnętrznych oraz działanie bez reklam, i jest dostępna jako subskrypcja lub jednorazowy zakup na całe życie. Ponieważ tutejszy plan zakłada z rozmysłem posiadanie kopii w chmurze i kopii lokalnej, to właśnie na wersję Pro on przypada.

W zestawieniu z kosztem odtworzenia miesięcznych zapisów klientów jest to najtańsza pozycja w budżecie firmy.

Zacznij od wersji popołudniowej

Jeśli pełny plan to więcej, niż chcesz dziś na siebie wziąć, zrób zredukowaną wersję i na tym poprzestań. Umieść swoją aktywną pracę z klientami i faktury w jednym folderze. Utwórz kopię zapasową tego folderu na jednym dysku w chmurze. Uruchom ją.

To jedna kopia w innym miejscu tych dwóch rzeczy, które faktycznie przynoszą Ci pieniądze, i stawia Cię to przed większością osób prowadzących firmę z laptopa. Dysk zewnętrzny i reszta struktury mogą poczekać na spokojniejszy tydzień.

Pobierz Sync

Sync by Miciniti łączy Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3 oraz dyski USB i zewnętrzne z poziomu jednej aplikacji na iPhone i iPad, Android, Mac i Windows. Jeśli konfigurujesz to od podstaw, artykuł jak synchronizować pliki z Google Drive, Dropbox i innymi omawia podłączanie Twoich pierwszych miejsc docelowych.

Często zadawane pytania

Jaka jest najlepsza strategia tworzenia kopii zapasowych dla freelancera?

Trzy kopie wszystkiego, czego nie chciałbyś stracić, na dwóch różnych rodzajach nośników, przy czym jedna z nich w innym miejscu niż Twoje biurko. W przypadku jednoosobowej firmy oznacza to zazwyczaj kopię roboczą na Twoim laptopie, kopię na dysku zewnętrznym i kopię w usłudze w chmurze. Brzmi to skomplikowanie na papierze, ale w rzeczywistości to dwa zapisane zadania i nawyk ich uruchamiania, a to robi różnicę między awarią laptopa, która kosztuje Cię jeden dzień, a taką, która kosztuje Cię miesiąc.

Jak często mała firma powinna tworzyć kopie zapasowe swoich plików?

Zadaj sobie to pytanie inaczej: na powtórzenie ilu dni pracy możesz sobie pozwolić? Jeśli utrata tygodnia pracy dla klienta byłaby do przeżycia, raz w tygodniu jest w porządku. Jeśli nie, twórz kopię zapasową na koniec każdego dnia pracy lub bezpośrednio po każdej sesji, w której powstało coś, czego nie byłbyś w stanie odtworzyć z pamięci. Powiąż to z momentem, który już istnieje w Twoim dniu, zamiast z przypomnieniem w kalendarzu, na przykład z końcem piątku lub momentem, w którym wysyłasz fakturę.

Czy przechowywanie w chmurze wystarczy na potrzeby plików firmowych?

Zabezpiecza przed katastrofą w Twoim budynku, o czym większość ludzi zapomina, ale samo w sobie to wciąż jedna kopia na jednym koncie. Konta bywają blokowane, karty wygasają, a plik usunięty na Twoim laptopie może również zniknąć z zsynchronizowanego folderu w chmurze. Druga kopia na dysku zewnętrznym to jednorazowy koszt i chroni przed przypadkami, w których to konto w chmurze zawiodło.

Czy Sync automatycznie tworzy kopię zapasową moich plików w tle?

Nie. Zadania Sync uruchamiają się, gdy Ty je uruchamiasz. Konfigurujesz zadanie raz, wybierając źródło, miejsce docelowe i operację, a następnie klikasz je, gdy chcesz zaktualizować kopię. W tle nie działa żadna usługa obserwująca Twoje foldery, co oznacza, że nic nie opuszcza Twojego urządzenia bez Twojej wiedzy, ale oznacza to również, że kopia zapasowa powstanie tylko wtedy, gdy wyrobisz sobie taki nawyk.

Czy Sync obsługuje udostępnianie plików i uprawnienia dla mojego zespołu?

Nie, i nawet nie próbuje. Sync przenosi Twoje pliki między nośnikami, których już używasz, więc jest to narzędzie do tworzenia kopii zapasowych i przesyłania plików, a nie platforma do współpracy. Nie ma wspólnych obszarów roboczych, uprawnień do poszczególnych plików ani kont zespołowych. Jeśli Twoja firma tego potrzebuje, korzystaj z tego, czego używasz do tych celów, i traktuj Sync jako warstwę, która dba o to, by kopie istniały również w innym miejscu.

Co powinienem zrobić z plikami, do których przechowywania jestem prawnie zobowiązany?

Traktuj je inaczej niż aktywną pracę, ponieważ mają inny tryb awarii: nie zauważysz ich braku, dopóki ktoś o nie nie poprosi, być może po latach. Przechowuj faktury, umowy i dokumentację podatkową we własnym folderze, uwzględnij ten folder zarówno w kopii zapasowej na dysku zewnętrznym, jak i w chmurze, i raz w roku sprawdź, czy kopie są faktycznie możliwe do odczytania, zamiast tylko to zakładać.