Kebanyakan nasihat tentang sandaran perniagaan mengandaikan terdapat staf IT untuk menguruskannya. Bagi pekerja bebas atau perniagaan dua atau tiga orang, tiada sesiapa selain anda, dan keseluruhan operasi biasanya berada pada satu komputer riba: kerja pelanggan, folder invois, kontrak yang ditandatangani, rekod cukai, dan kerja separuh siap yang perlu diserahkan pada hari Jumaat. Sandaran untuk pekerja bebas sebenarnya bukan masalah teknikal. Ia adalah persoalan tentang apa yang berlaku kepada pendapatan anda jika satu-satunya mesin itu berhenti berfungsi pada hari Selasa.

Berikut ialah pelan yang mengambil masa satu petang untuk disediakan, menelan kos yang sangat sedikit, dan tidak memerlukan sesiapa untuk menyelenggaranya.

Perkara yang membezakan ini daripada sandaran peribadi

Jika anda kehilangan fail peribadi, anda kehilangan kenangan, dan itu sememangnya menyakitkan. Jika anda kehilangan fail peribadi perniagaan, anda kehilangan kenangan dan keupayaan untuk mengeluarkan invois.

Bahagian kedua itulah yang dipandang rendah oleh orang ramai. Pemacu yang rosak bukan sahaja menyebabkan anda kehilangan hasil kerja, ia meragut bukti kerja tersebut: apa yang anda persetujui, apa yang telah anda serahkan, apa yang terhutang kepada anda dan oleh siapa. Anda akhirnya terpaksa membina semula rekod selama sebulan daripada e-mel anda sambil cuba untuk terus mencari pendapatan. Proses pemulihan memakan masa yang panjang, dan ia berlaku tepat pada saat anda mempunyai kapasiti paling sedikit untuk menyerapnya.

Jadi soalan yang berguna bukanlah "adakah saya mempunyai sandaran." Ia adalah berapa hari pembinaan semula tanpa gaji yang memisahkan saya daripada satu kegagalan perkakasan pada masa ini.

Tiga perkara yang patut dilindungi, mengikut urutan

Bukan semua perkara pada komputer riba anda layak menerima layanan yang sama. Menyusunnya kepada tiga kumpulan menjadikan keputusan selebihnya jelas.

1. Kerja pelanggan yang aktif. Perkara yang sedang berjalan sekarang. Ini berubah setiap hari dan merupakan perkara paling pedih untuk hilang, kerana ia biasanya tidak dapat dibina semula daripada tempat lain. Ia memerlukan salinan paling kerap.

2. Rekod kewangan dan undang-undang. Invois, kontrak, resit, dokumen cukai. Ini berubah secara perlahan, dan ia mempunyai bentuk kegagalan yang lebih buruk daripada kerja aktif: anda tidak menyedari ia hilang sehinggalah seseorang memintanya, yang mungkin dua tahun dari sekarang. Ia memerlukan salinan paling tahan lama, dan perlu disemak sekali-sekala.

3. Segala-galanya yang lain. Bahan rujukan, projek lama, aset yang boleh anda muat turun semula atau minta semula. Berfaedah untuk dimiliki, tetapi tidak perlu membimbangkannya sehingga tidak boleh tidur.

Kumpulan 1 dan 2 ialah perniagaan anda. Jika anda hanya melakukan satu perkara selepas membaca ini, susun kedua-duanya ke dalam struktur folder yang boleh anda halakan sandaran.

Pelan: dua salinan, dua tempat berbeza

Nasihat standard di sini ialah peraturan 3-2-1, dan ia terbukti bertahan dalam perniagaan kecil lebih baik daripada kebanyakan nasihat standard yang lain. Tiga salinan, dua jenis storan, satu di tempat lain. Untuk perniagaan seorang, itu bermaksud:

  • Salinan kerja pada komputer riba anda. Salinan ini sudah pun wujud.
  • Salinan pada pemacu luaran, yang murah, pantas, dan menangani situasi sekiranya komputer riba rosak.
  • Salinan dalam perkhidmatan awan, yang menangani situasi jika sesuatu berlaku kepada bilik tempat komputer riba dan pemacu itu berada.

Dua daripada tiga salinan itu berada dalam bangunan anda, dan itulah sebabnya salinan ketiga amat penting. Peraturan sandaran 3-2-1 diterangkan menghuraikan logiknya secara penuh, dan awan vs pemacu luaran vs NAS membincangkan cara pilihan tersebut gagal secara berbeza.

Satu perkara yang perlu disedari: folder awan yang mencerminkan komputer riba anda bukanlah salinan kedua dalam erti kata yang penting. Jika anda memadam fail secara tempatan, persediaan pencerminan akan turut memadamkannya dalam awan. Itulah perbezaan yang dihuraikan dalam sandaran vs penyegerakan, dan tersilap memahaminya ialah cara paling biasa orang mendapati sandaran mereka sebenarnya bukan sandaran.

Menyediakannya dengan Sync

Sync by Miciniti menyambungkan Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, serta pemacu USB dan luaran dalam satu aplikasi, jadi kedua-dua salinan adalah tugas di tempat yang sama dan bukannya dua beban kerja berasingan dalam dua alat berbeza.

Persediaannya, sekali sahaja:

  1. Susun fail perniagaan anda ke dalam struktur folder yang teratur. Sesuatu yang ringkas seperti Pelanggan, Kewangan, dan Pentadbiran sudah memadai. Ini langkah yang sering diabaikan orang dan ia adalah langkah yang memudahkan segala-galanya selepas itu.
  2. Tambahkan perkhidmatan awan anda dalam Sync sebagai pemacu, dan sambungkan pemacu luaran anda sebagai pemacu yang lain.
  3. Cipta tugas Sandaran daripada folder perniagaan anda ke destinasi awan.
  4. Cipta tugas Sandaran kedua daripada folder yang sama ke pemacu luaran.
  5. Jalankan kedua-duanya.

Kedua-dua tugas kekal disimpan, jadi mengemas kini mana-mana salinan kemudiannya hanya memerlukan satu ketikan, bukan persediaan baharu setiap kali.

Sandaran ialah operasi yang betul di sini dan bukannya operasi pencerminan, dan sebabnya wajar diketahui: Sandaran tidak pernah memadam apa-apa di destinasi. Jika anda membuang fail daripada komputer riba anda, salinan di hujung satu lagi kekal. Daripada lima operasi, hanya Penyegerakan Penuh yang mencerminkan pemadaman, yang merupakan ciri berguna apabila anda mahu dua lokasi serupa tetapi menjadi bahaya besar apabila apa yang anda mahukan sebenarnya adalah arkib. Lima mod penyegerakan diterangkan merangkumi bila setiap mod terpakai.

Tiada apa-apa yang berjalan dengan sendirinya, dan bagi perniagaan ini ada baik dan buruknya

Wajar dinyatakan dengan jelas, kerana ia mengubah cara anda merancang perkara ini: Tugas Sync dijalankan apabila anda mengetiknya. Tiada perkhidmatan latar belakang yang memerhatikan folder anda dan menyalin fail semasa anda bekerja.

Pandangan jujur terhadap kompromi itu: anda melepaskan kemudahan "sedia dan lupa," yang bagi fail perniagaan merupakan kos sebenar, dan anda mendapat kepastian bahawa tiada apa-apa yang meninggalkan mesin anda tanpa kebenaran anda, dan bahawa folder pelanggan tidak dimuat naik secara senyap-senyap melalui sambungan hotel.

Perkara yang menjayakannya dalam amalan adalah dengan menyandarkan pelaksanaan kepada sesuatu yang sudah anda lakukan, dan bukannya bergantung pada keazaman semata-mata. Penghujung hari bekerja. Selepas anda menghantar invois. Sebelum anda menutup komputer riba pada hari Jumaat. Dua ketikan pada saat yang sudah sedia ada dalam minggu anda adalah lebih baik daripada peringatan yang akan mula anda abaikan dalam tempoh tiga minggu.

Perkara yang tidak dilakukan oleh persediaan ini

Menjelaskan batasan secara terang, kerana pelan sandaran yang salah difahami adalah lebih buruk daripada pelan yang anda ketahui hadnya:

  • Ia bukan alat kerjasama. Sync tiada ruang kerja kongsi, tiada kebenaran setiap fail, dan tiada akaun pasukan. Ia memindahkan fail anda antara storan yang sudah anda kawal. Jika perniagaan anda memerlukan akses kongsi, teruskan menggunakan apa yang anda gunakan untuk itu, dan biarkan Sync menjadi lapisan yang memastikan salinan wujud di tempat lain.
  • Ia tidak menyokong NAS atau pemacu rangkaian. Jika anda mempunyai NAS, ia kekal di luar Sync dan anda mengurusnya secara berasingan.
  • Ia bukan sistem versi. Jika anda perlu memulihkan keadaan dokumen dari tiga minggu lalu secara khusus, itu tugas untuk sejarah versi penyedia awan anda sendiri atau alat kawalan versi yang betul.
  • Ia tidak menggantikan perisian perakaunan anda. Menyandarkan lejar yang dieksport tidak sama dengan menyandarkan akaun langsung, jadi semak apa yang ditawarkan oleh penyedia anda untuk tujuan itu secara berasingan.

Berapakah kosnya

Menyambungkan mana-mana satu pemacu dalam Sync adalah percuma dan disokong oleh iklan, yang mencukupi untuk mencuba sandaran awan tunggal pada folder kecil. Pelan percuma menghadkan jumlah yang boleh dipindahkan oleh satu tugas, jadi menyandarkan folder besar memerlukan naik taraf berbayar. Naik taraf itu juga membolehkan penyambungan beberapa pemacu serentak, sokongan pemacu USB dan luaran, serta pengalaman tanpa iklan, dan ia tersedia sebagai langganan atau pembelian seumur hidup sekali sahaja. Memandangkan pelan di sini sengaja melibatkan salinan awan dan salinan tempatan, itulah pelan yang disasarkan oleh persediaan ini.

Berbanding dengan kos membina semula rekod pelanggan selama sebulan, ini adalah perbelanjaan paling murah dalam perniagaan.

Mulakan dengan versi ringkas petang ini

Jika pelan penuh lebih daripada apa yang anda mahu lakukan hari ini, lakukan versi ringkas dan berhenti di situ. Letakkan kerja pelanggan aktif dan invois anda dalam satu folder. Sandarkan folder itu ke satu pemacu awan. Jalankannya.

Itu adalah satu salinan, di luar premis, bagi dua perkara yang benar-benar menjana pendapatan anda, dan ia meletakkan anda di hadapan kebanyakan orang yang menjalankan perniagaan daripada komputer riba. Pemacu luaran dan struktur selebihnya boleh menunggu minggu yang lebih tenang.

Dapatkan Sync

Sync menyambungkan Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, serta pemacu USB dan luaran daripada satu aplikasi pada iPhone dan iPad, Android, Mac, dan Windows. Jika anda menyediakan ini dari awal, cara menyegerakkan fail ke Google Drive, Dropbox dan banyak lagi menerangkan langkah menyambungkan destinasi pertama anda.