De fleste råd om virksomhedsbackup antager, at der er en it-person at overlevere det til. For en freelancer eller en virksomhed med to eller tre personer er der ikke det, og hele operationen ligger som regel på én bærbar computer: klientarbejde, fakturamappen, underskrevne kontrakter, skatteregnskaberne, den halvfærdige ting, der forfalder på fredag. Backup for freelancere er ikke rigtig et teknisk problem. Det er et spørgsmål om, hvad der sker med din indkomst, hvis den ene maskine holder op med at virke på en tirsdag.

Her er en plan, der tager en eftermiddag at sætte op, koster meget lidt og ikke kræver nogen til at vedligeholde den.

Det, der gør dette anderledes end personlig backup

Hvis du mister personlige filer, mister du minder, og det er oprigtigt smertefuldt. Hvis du mister virksomhedsfiler, mister du minder og evnen til at fakturere.

Den anden del er det, folk undervurderer. Et dødt drev koster dig ikke bare arbejdet, det koster dig beviset på arbejdet: hvad du indvilgede i, hvad du allerede har leveret, hvad du har til gode og hos hvem. Du ender med at rekonstruere en måneds optegnelser fra din e-mail, mens du også forsøger at blive ved med at tjene penge. Genopretningen er lang, og den lander på det nøjagtige tidspunkt, hvor du har mindst kapacitet til at absorbere den.

Så det nyttige spørgsmål er ikke »har jeg en backup«. Det er hvor mange dages ubetalt rekonstruktion jeg i øjeblikket er et hardwarenedbrud fra.

De tre ting, der er værd at beskytte, i rækkefølge

Ikke alt på din bærbare computer fortjener den samme behandling. At sortere det i tre grupper gør resten af beslutningerne indlysende.

1. Aktivt klientarbejde. De ting, der er i gang lige nu. Dette ændrer sig dagligt, og det er det mest smertefulde at miste, fordi det normalt ikke kan rekonstrueres andre steder fra. Det har brug for de hyppigste kopier.

2. Økonomiske og juridiske optegnelser. Fakturaer, kontrakter, kvitteringer, skattedokumenter. Dette ændrer sig langsomt, og det har en mere ubehagelig fejltilstand end aktivt arbejde: du opdager ikke, at det er væk, før nogen beder om det, hvilket kan være to år fra nu. Det har brug for de mest holdbare kopier, og det har brug for at blive tjekket af og til.

3. Alt andet. Referencemateriale, gamle projekter, aktiver, du kunne gen-downloade eller genanmode om. Værd at have, ikke værd at miste nattesøvn over.

Gruppe 1 og 2 er virksomheden. Hvis du kun gør én ting efter at have læst dette, så få de to over i en mappestruktur, du kan pege en backup på.

Planen: to kopier, to forskellige steder

Standardrådet her er 3-2-1-reglen, og den overlever kontakt med en lille virksomhed bedre end de fleste standardråd. Tre kopier, to typer lagring, én et andet sted. For en enkeltmandsvirksomhed er det:

  • Den arbejdende kopi på din bærbare computer. Denne eksisterer allerede.
  • En kopi på et eksternt drev, som er billig, hurtig og håndterer det tilfælde, hvor den bærbare computer dør.
  • En kopi i en cloudtjeneste, som håndterer det tilfælde, hvor der sker noget med det rum, hvor den bærbare computer og drevet begge befinder sig.

To af de tre befinder sig i din bygning, hvilket er præcis derfor, den tredje betyder noget. 3-2-1-backupreglen forklaret gennemgår ræsonnementet, hvis du vil have det i sin helhed, og cloud vs. eksternt drev vs. NAS dækker, hvordan de muligheder fejler forskelligt.

Én ting, du skal være bevidst om: en cloudmappe, der spejler din bærbare computer, er ikke en anden kopi i den forstand, der betyder noget. Hvis du sletter en fil lokalt, vil en spejlingsopsætning hjælpsomt også slette den i clouden. Det er den forskel, som backup vs. synkronisering handler om, og at tage fejl af det er den mest almindelige måde, folk opdager, at deres backup aldrig var en backup.

Opsætning med Sync

Sync by Miciniti forbinder Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, samt USB- og eksterne drev i én app, så begge kopier er opgaver på samme sted i stedet for to separate pligter i to separate værktøjer.

Opsætningen, én gang:

  1. Få dine virksomhedsfiler ind i en forudsigelig mappestruktur. Noget så simpelt som Klienter, Økonomi og Admin er nok. Dette er det trin, folk springer over, og det er det, der gør alt efter det nemt.
  2. Tilføj din cloudtjeneste i Sync som et drev, og tilslut dit eksterne drev som et andet.
  3. Opret en opgave til Sikkerhedskopiering fra din virksomhedsmappe til clouddestinationen.
  4. Opret en anden opgave til Sikkerhedskopiering fra den samme mappe til det eksterne drev.
  5. Kør begge to.

Begge opgaver forbliver gemt, så at bringe en af kopierne opdateret senere er ét tryk, ikke en ny opsætning hver gang.

Sikkerhedskopiering er den rigtige handling her i stedet for en af spejlingshandlingerne, og grunden er værd at kende: Sikkerhedskopiering sletter aldrig noget på destinationen. Hvis du fjerner en fil fra din bærbare computer, bliver kopien i den anden ende. Af de fem handlinger er det kun Fuld synkronisering, der spejler sletninger, hvilket er en reel funktion, når du vil have to placeringer til at være identiske, og en reel fare, når det, du ønskede, var et arkiv. De fem synkroniseringstilstande forklaret dækker, hvornår hver enkelt gælder.

Intet kører af sig selv, og for en virksomhed skærer det i begge retninger

Det er værd at sige ligeud, fordi det ændrer, hvordan du ville planlægge ud fra dette: Sync-opgaver kører, når du trykker på dem. Der er ingen baggrundstjeneste, der holder øje med dine mapper og kopierer filer, mens du arbejder.

Den ærlige læsning af den afvejning: du opgiver »sæt det og glem det«, hvilket for virksomhedsfiler er en reel omkostning, og du får sikkerheden for, at intet forlader din maskine uden dig, og at en klientmappe ikke stille og roligt uploader over en hotelforbindelse.

Det, der får det til at fungere i praksis, er at knytte kørslen til noget, du allerede gør, i stedet for til viljestyrke. Slutningen af arbejdsdagen. Efter du sender en faktura. Før du lukker den bærbare computer om fredagen. To tryk på et tidspunkt, der allerede eksisterer i din uge, slår en påmindelse, du vil begynde at ignorere om tre uger.

Hvad denne opsætning ikke gør

For at være klar over kanterne, fordi en backupplan, du har misforstået, er værre end en, du kender grænserne for:

  • Det er ikke samarbejde. Sync har ingen delte arbejdsområder, ingen tilladelser pr. fil og ingen teamkonti. Det flytter dine filer mellem lagring, du allerede kontrollerer. Hvis din virksomhed har brug for delt adgang, så bliv ved med at bruge det, du bruger til det, og lad Sync være det lag, der sikrer, at der findes kopier andre steder.
  • Det understøtter ikke NAS eller netværksdrev. Hvis du har en NAS, forbliver den uden for Sync, og du administrerer den separat.
  • Det er ikke et versionsstyringssystem. Hvis du har brug for at gendanne tilstanden for et dokument specifikt fra for tre uger siden, er det et job for din cloududbyders egen versionshistorik eller et egentligt versionsstyringsværktøj.
  • Det erstatter ikke dit regnskabssoftware. At tage backup af et eksporteret regnskab er ikke det samme som at tage backup af en live-konto, så tjek, hvad din udbyder tilbyder for det separat.

Hvad det koster

At forbinde ethvert enkelt drev i Sync er gratis og annonceunderstøttet, hvilket er nok til at prøve en enkelt cloudbackup på en lille mappe. Den gratis udgave begrænser, hvor meget en enkelt opgave kan overføre, så backup af en stor mappe kræver Pro. Den opgradering tilføjer også tilslutning af flere drev på én gang, understøttelse af USB og eksterne drev, og en reklamefri oplevelse, og den fås som et abonnement eller et engangskøb på livstid. Da planen her bevidst er en cloudkopi og en lokal, er det den udgave, denne opsætning lander i.

Holdt op imod omkostningerne ved at rekonstruere en måneds klientoptegnelser er det den billigste postering i virksomheden.

Start med eftermiddagsversionen

Hvis den fulde plan er mere, end du vil påtage dig i dag, så lav den reducerede version og stop der. Læg dit aktive klientarbejde og dine fakturaer i én mappe. Sikkerhedskopiér den mappe til et clouddrev. Kør den.

Det er én kopi, ude af huset, af de to ting, der faktisk betaler dig, og det sætter dig foran de fleste mennesker, der driver en virksomhed fra en bærbar computer. Det eksterne drev og resten af strukturen kan vente til en mere stille uge.

Få Sync

Sync forbinder Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Amazon S3, samt USB- og eksterne drev fra én app på iPhone og iPad, Android, Mac og Windows. Hvis du sætter dette op fra bunden, gennemgår sådan synkroniserer du filer til Google Drive, Dropbox med mere tilslutningen af dine første destinationer.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er den bedste backupstrategi for en freelancer?

Tre kopier af alt, hvad du ville hade at miste, på to forskellige typer lagring, hvoraf den ene er et andet sted end dit skrivebord. For en enkeltmandsvirksomhed betyder det normalt arbejdskopien på din bærbare computer, en kopi på et eksternt drev og en kopi i en cloudtjeneste. Det lyder omstændeligt, når det skrives ned, men det er to gemte opgaver og en vane med at køre dem, og det er forskellen på, om en død bærbar koster dig en dag eller koster dig en måned.

Hvor ofte skal en lille virksomhed sikkerhedskopiere sine filer?

Spørg om det omvendt: hvor meget arbejde har du råd til at lave om? Hvis det ville være til at overleve at miste en uges klientarbejde, er ugentligt fint. Hvis det ikke ville være det, så tag backup ved slutningen af hver arbejdsdag, eller lige efter enhver session, der producerede noget, du ikke kunne rekonstruere fra hukommelsen. Knyt det til et tidspunkt, du allerede har, i stedet for en kalenderpåmindelse, som f.eks. slutningen af fredagen, eller når du sender en faktura.

Er cloudlagring nok i sig selv til virksomhedsfiler?

Det dækker den katastrofe, din bygning kan komme ud for, hvilket er den fejl, de fleste mennesker glemmer, men i sig selv er det stadig én kopi på én konto. Konti bliver låst, kort udløber, og en fil slettet på din bærbare computer kan også forsvinde fra en synkroniseret cloudmappe. En anden kopi på et eksternt drev koster én gang og dækker de tilfælde, hvor cloudkontoen er det, der svigtede.

Sikkerhedskopierer Sync mine filer automatisk i baggrunden?

Nej. Sync-opgaver kører, når du kører dem. Du opsætter en opgave én gang og vælger kilden, destinationen og handlingen, og trykker derefter på den, når du vil have kopien opdateret. Der er ingen baggrundstjeneste, der holder øje med dine mapper, hvilket betyder, at intet forlader din enhed uden dig, og det betyder også, at backuppen kun sker, hvis du opbygger vanen.

Kan Sync håndtere fildeling og tilladelser for mit team?

Nej, og det forsøger det heller ikke på. Sync flytter dine filer mellem den lagring, du allerede bruger, så det er et værktøj til backup og overførsel frem for en samarbejdsplatform. Der er ingen delte arbejdsområder, ingen tilladelser pr. fil og ingen teamkonti. Hvis din virksomhed har brug for det, så bliv ved med at bruge det, du bruger til dem, og betragt Sync som det lag, der sikrer, at der findes kopier andre steder.

Hvad skal jeg gøre med de filer, jeg er juridisk forpligtet til at gemme?

Behandl dem anderledes end aktivt arbejde, fordi de har en anden fejltilstand: du vil ikke bemærke, at de mangler, før nogen beder om dem, muligvis år senere. Gem fakturaer, kontrakter og skatteregnskaber i deres egen mappe, medtag denne mappe i både din eksterne drev- og cloudbackup, og tjek en gang om året, at kopierne faktisk er læsbare i stedet for at antage det.